Тема 7 систематизація документів та їх зберігання

1.Сістематізація документів. Номенклатура справ.

4.Передача документів в архів. Експертиза цінності до кументов.

Систематизація та зберігання документів є важливими організаційно-технологічними процедурами документаційного забезпечення, т. К. Тісно пов'язані з питаннями створення архівів і баз даних самого різного призначення і раціонального використовування документарної інформації в процесах управління різними ланками народного хозяйстваУкаіни. Проблема систематизації розглядається в пропонованому курсі як комплекс питань, пов'язаних з впорядкованістю, класифікацією і ешелонування документної інформації для практичного застосування на підприємствах і в організаціях різного статусу.

У даній темі пропонується підійти до проблеми систематизації та зберігання документів як до самостійної сукупності документування.

1. Систематизація документів. номенклатура справ

Систематизувати - значить розподілити елементи об'єкта (документної інформації) за ознаками спорідненості, подібності, т. Е. Класифікувати і типізувати їх. На практиці найпростішої класифікації документів є угруповання їх у певні предметні комплекси. так звані «справи».

Номінальний ознака - це угруповання в одну справу документів одного виду. Прикладом такого роду може служити організаційно-розпорядча документація (накази. Протоколи. Акти і т. Д.).

Предметно-питально ознака - це сукупність документної інформації. її об'єднання з типізованих увазі. Наприклад: папки, файли з документами про будівництво промислового об'єкта.

Кореспондентський ознака превалює при формуванні листування з конкретним юридичним або фізичною особою (наприклад, з обласним комітетом з управління майном).

Географічний ознака доцільний при угрупованню документів кількох кореспондентів на території даного регіону (наприклад, листування з підприємствами-споживачами продукції Полтаваской області).

Експертна ознака враховує терміни зберігання документів (постійного зберігання - понад 10 років і тимчасового зберігання - до 10 років).

У практиці інформаційно-документаційного забезпечення спеціальним класифікаційним довідником, що закріплює заголовки справ і визначає порядок формування документів у справи, є номенклатура справ, що визначається як «систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації. із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку »(ГОСТ 16487-83).

Народне господарство Ленінградської області. Статистичний сборнікМосква, 1957 рік. Госстатіздат. Видавничий халепу. Збереження хороша. У статистичному збірнику наведено найважливіші дані, що відображають розвиток народного господарства Ленінградської області за ряд років. Окремі дані наводяться в порівнянні з довоєнним 1940 році і по ряду показників з дореволюційним 1913 році. У збірнику також містяться дані по адміністративним районам.

Фінанси підприємств галузей народного хозяйстваРассматріваются теорія фінансів підприємств галузей народного господарства, основні принципи організації фінансів підприємств всіх форм власності, фінанси промисловості, підприємств сільського господарства, будівництва, торгівлі, житлового, комунального і дорожнього господарства. Цифри в прикладах умовні. Для викладачів і студентів економічних вузів, працівників фінансових служб.

Управління якістю на підприємствах харчової та переробної промисловості підручнику представлені теоретичні та практичні питання управління якістю в організаціях харчової та переробної промисловості на прикладі виробництва біологічно активних добавок до їжі. Розглянуто поняття "якість" як основну властивість продукції і концепція загального управління якістю (TQM). Викладено етапи розробки, шляхи впровадження та принципи аудиту системи менеджменту якості на основі міжнародних стандартів ISO серії 9000. Представлені основні аспекти систем забезпечення якості та безпеки харчової продукції НАССР і GMP. Підручник відповідає навчальним програмам підготовки інженерів-менеджерів за спеціальністю 340100 (220501) "Управління якістю на підприємствах харчової та переробної промисловості". Може бути корисний для студентів інших спеціальностей, які вивчають курс "Управління якістю", а також для фахівців харчової та переробної промисловості, експертів і працівників служб менеджменту якості.