Створення полів підстановки

2. Видалити поле КодРани зі списку полів. Для цього необхідно виконати наступні кроки:

- перемістити курсор на поле КодРани;

- виконати команду Правка → Видалити рядки або викликати контекстне меню клацанням правої кнопки миші і виконати команду Видалити рядки.

Альтернативним способом створення поля підстановки на основі вже існуючого поля таблиці БД є зміна типу даних поля на тип «Майстер підстановок ...». При цьому викликається майстер створення полів підстановок, робота з яким розглядається нижче.

3. Для збереження зміненої таблиці виконати команду Файл → Зберегти.

4.Виполніть команду Вставка → Поле підстановок.

5.Вибрать пункт Об'єкт «стовпець підстановки» використовуватиме значення з таблиці або запиту в діалозі:

6. У наступному діалозі вибрати таблицю Рани і натиснути Далі.

7. У наступному діалозі перемістити поле КодРани і поле Вид рани зі списку Доступні поля в список Вибрані поля

- виділити поле КодРани;

- виділити поле Вид рани;

В результаті вибору полів діалог повинен виглядати, як показано на малюнку:

Натиснути кнопку Далее → Далі.

8. У наступному діалозі, перетягуючи праву межу стовпця встановити таку ширину шпальти підстановки, щоб текст в поле підстановки був повністю видно.

9.Ввесті в наступному діалозі підпис стовпця підстановки текст КодРани як показано на малюнку:

10.Ответіть Так в наступному діалоговому вікні:

ПРИМІТКА: При створенні поля підстановки Access автоматично створює зв'язок «один до багатьох» між таблицею підстановки і таблицею де встановлюється поле підстановки. Створення зв'язків буде детально розглянуто нижче.

11.Сохраніть таблицю: виконати команду Файл → Зберегти

12.Закрить таблицю бази даних.

Розглянемо, як заповнюються значення полів підстановки. Для цього слід виконати такі операції:

1. Відкриємо таблицю Пацієнти (подвійне клацання по найменуванню таблиці в списку таблиць).

2. Переведемо стрілками або мишею курсор введення в поле КодРани.

Як видно з малюнка, значення поля вже не вводиться з клавіатури, а вибирається зі списку як показано на малюнку.

УВАГА! Поля підстановки необхідно створювати на етапі створення таблиць бази даних, тому що це істотно спрощує створення діалогів введення виведення даних.

Створення зв'язків між таблицями

База даних являє собою не тільки сукупність таблиць, а й зв'язків між ними. Саме завдяки наявності зв'язків між таблицями база даних являє собою цілісне уявлення про частини пред-Метн області.

Саме поняття «зв'язок між таблицями» передбачає наявність між таблицями бази даних будь-якої залежності.

Існує три основних типи залежності: «один до одного», «один до багатьох», «багато до багатьох».

Залежність «один до одного» (1: 1) означає, що одного запису однієї таблиці строго відповідає тільки один запис іншої таблиці. Такий тип зв'язку застосовується, коли в таблиці з великим числом полів більш часто використовувані поля виносять в одну таблицю, менш використовувані - в іншу.

Залежність «один до багатьох» (1: М) означає, що одного запису таблиці відповідає багато записів в іншій таблиці. Такий вид зв'язку є найбільш поширеним. Приклад, таблиця Рани пов'язана з таблицею Пацієнти зв'язком «один до багатьох» по полю КодРани.

Залежність «багато до багатьох» (М: М) означає, що одного запису першої таблиці відповідає багато записів в другій, і запису в другій таблиці відповідає багато записів в першій. У нормалізованої базі даних таблиць з такими зв'язками бути не може, і цей зв'язок реалізується через третю таблицю, зв'язувану з вихідними ставленням «один до багатьох».

Практичне значення має встановлення зв'язків «один до одного» і «один до багатьох» в Access.

Створимо ці зв'язки між таблицями бази даних в Access. Для цього необхідно виконати наступну послідовність дій:

1. Перейти на вкладку Таблиці головного вікна бази даних.

2. Викликати контекстне меню і виконати команду Схема даних як показано на наступному малюнку (або виконати команду Сервіс → Схема даних).

Схема даних - графічний спосіб представлення зв'язків між таблицями бази даних.

В результаті буде виведено вікно конструктора схеми даних.

Така схема була створена автоматично при створенні полів підстановки в таблиці Пацієнти. Для того, щоб послідовно розглянути процес створення схеми даних, видалимо всі таблиці і зв'язку, створені Ассеss автоматично.

3. Виконати команду Правка → Очистити макет для очищення раніше створеної схеми даних.

Створити зв'язок Рани-Паціентии.

5.1. Виконати команду Зв'язки → Додати таблицю або натиснути кнопку.

5.2. Вибрати таблицю Рани і натиснути «Додати» в наступному діалозі.

5.3 У цьому ж діалозі вибрати таблицю Паціентии і натиснути Додати.

В результаті у вікні схеми бази даних побачимо наступне:

5.4. Викликати діалог Зміна зв'язків для установки зв'язку «один до багатьох».

Для цього необхідно підвести курсор миші до лінії зв'язку і зробити подвійне клацання мишею по ній.

Як видно з малюнка, між таблицями Рани або Паціентии вже встановлено зв'язок «один до багатьох». Однак, не встановлено режим підтримки зв'язку з цим - забезпечення цілісності даних.

Існує два методи підтримки цілісності зв'язку: каскадне оновлення та каскадне видалення.

Каскадне оновлення - механізм, при якому при зміні значення поля в батьківській таблиці автоматично змінюються значення у всіх таких же полях зв'язкових таблиць.

Каскадне видалення - механізм, при якому при видаленні запису з батьківської таблиці видаляються всі записи, пов'язані з даною, у всіх інших таблицях. Цей механізм необхідно включати для таблиць, дані яких складають один документ.

5.5. Встановіть прапорець «забезпечення цілісності даних» та натисніть «ОК».

Тепер користувач не зможе видалити Паціентиа бази даних Пацієнти. якщо на нього були заведена запис.

УВАГА! Необхідно правильно встановити зв'язки між таблицями, цілісність зв'язку з цим і режим підтримки цілісності. Без цього база даних не зможе нормально працювати.

Вікно схеми даних прийме наступний вигляд:

Зв'язок «один до багатьох» в Access позначається як 1: ∞

- якщо буде відсутній запис з батьківської таблиці, то будуть видалені всі зв'язкові записи з дочірніх таблиць. Якщо цього не зробити, то після видалення запису з батьківської таблиці, зв'язкові записи в дочірніх таблицях будуть вказувати на неіснуючі дані;

- якщо буде змінено значення поля зв'язку в батьківській таблиці, то воно повинно бути змінено і у всіх зв'язкових записах інших таблиць. Інакше, зв'язкові записи інших таблиць будуть містити як нове, так і старе значення, що неприпустимо.

3. Мета діяльності студентів на занятті:

Студент повинен знати:

1. Основні структурні елементи інтерфейсу бази даних Ассess.

2. Основні терміни Ассess.

3. Принцип роботи з базою даних.

4. Як правильно вводити інформацію, створювати таблиці.

5. Як імпортувати дані електронних таблиць в базу даних.

Студент повинен вміти:

1.Создать базу даних.

2.Вводіть і редагувати дані за допомогою майстра та конструктора.

3.Іспользовать дані з електронних таблиць.

4.Создавать багатотабличного базу даних.

1. Основні поняття бази даних Access.

2. Правила створення таблиць за допомогою інструментів бази даних.

3. Створення зв'язків між таблицями в базі даних.

1. Вивчити теоретичний матеріал, розбираючи всі представлені в ньому приклади розв'язання типових задач.

2. Створити базу даних Access.

3. На основі наданого в варіанті завдання опису бази даних створити таблиці. Імена створюваних таблиць повинні збігатися з іменами таблиць (сутностей), зазначених у варіанті завдання.

4. У кожній таблиці створити поля. Імена створюваних полів і їх типи даних повинні відповідати представленим у варіанті опису.

5. Створити зв'язку між таблицями відповідно до варіанта завдання. При цьому для кожної зв'язку встановити підтримку забезпечення цілісності даних.

6. Створити поля підстановки в таблицях, де це необхідно.

Перевірити схему бази даних: переконатися в тому, що на схемі відображені всі таблиці і зв'язку між ними.