Створення бізнес процесів - фактори і зони впливу

Головна сторінка »Блог» Створення бізнес процесів - фактори і зони впливу

Потрібно мати спокій, щоб сприймати події, на які не можна вплинути. Сили, щоб міняти те, що можливо. І мудрість, щоб відрізняти одне від другог о.

Кожен раз, коли питання стосується дій або змін, ми стикаємося з тим, що сфера впливу обмежена. Існує нескінченна кількість факторів, на які ми вплинути можемо і непропорційно меншу кількість, що знаходиться в зоні нашого впливу. І ті й інші фактори впливають на створення бізнес процесів, проекту, та й усього життя. Проблема криється в тому, що деколи складно визначити фактори на які ми можемо вплинути, на які не можемо і ті, які можна змінити опосередковано.

Сьогодні я розповім про те, як чинники і зони впливу працюють в управлінні бізнес-процесами.

Ми з вами домовилися, що після обіду зайдемо в улюблене кафе випити по чашці кави і обговорити зони відповідальності при підготовці презентації для нового клієнта. У певний час я спускаюся на ліфті в фойє будівлі, де ми домовилися зустрітися. Ви вже на місці і чекаєте мене. Але тут я розумію, що забув гаманець в офісі і мені доведеться повернутися. Ви погоджуєтеся почекати. Я вирушаю до ліфта, але виявляється, що він застряг і мені доводиться підніматися пішки на п'ятнадцятий поверх. Природно, на все це йде багато часу, але ви терпляче чекаєте мене. Нарешті, ми готові піти насолодитися чудовим напоєм. Через хвилину після початку прогулянки, нас застає неприємний злива і нам доводиться буквально бігти в кафе. Неабияк промокнув, ми прямуємо до нашого звичайного столика біля вікна, але через дощ народу в кафе багато і він, виявляється, зайнятий. Доводиться зайняти останні місця біля стійки. Офіціанта доводиться дуже довго чекати, люди сховалися від дощу в кафе, але отримавши його увагу, нас чекає ще одна неприємна новина - сорт кави, який ми так любимо, закінчився. Залишилося щось несмачне і дивне. Ми не хочемо псувати собі день ще більше, тому замовляємо чай. У кафе шумно і спокійно поговорити не виходить, тому ми просто чекаємо замовлення за розмовами про погоду. З моменту нашої першої зустрічі в фойє будівлі і до моменту коли ми отримали свій чай, пройшло 45 хвилин. Через 15 хвилин у мене призначений дзвінок в офісі і нам доводиться поквапитися, швиденько випити напівтеплий чай і знову бігти в офіс.

Моя забудькуватість, дощ, відсутність потрібного кави в кафе - все це фактори, які вплинули на процес обговорення підготовки презентації.
Вплив різних факторів, це необов'язково погано. Вони необов'язково несуть негативний характер. З таким же успіхом, погода могла порадувати сонячним теплом. а в кафе могло бути ні душі. В такому випадку переговори пройшли б успішно. Але я спеціально використовував вплив несприятливих факторів. Вони краще доносять суть і дають розуміння ідеї.

Фактори, що впливають на бізнес-процес, можна назвати ризиками. У процесному управлінні є поняття події - це те, що просто сталося, але визначило хід розвитку процесу. Принцип «Якщо щось». Якщо на вулиці дощ, то треба взяти парасольку. А дощ, як фактор впливу або подія, просто пішов.

Фактор впливу - це властивість, подія або явище, яке впливає на процес і / або підсумковий результат процесу.

В енциклопедичному словнику, дано таке визначення слова фактор - (від лат. Factor - робить - робить), причина, рушійна сила будь-якого процесу, явища, що визначає його характер або окремі його риси.

Фактори існують тільки в рамках якогось процесу (дії). Визначити вплив фактора можна через показники. Наприклад, час або вартість процесу.

типи факторів

З тим, що таке фактор ми розібралися. Йдемо далі.

Фактори бувають різні. «Хороші» і «погані». Значні і не дуже. Підвладні нам і немає. Напевно, існує безліч класифікацій. Але нас, на даному етапі, цікавить тільки - можемо ми вплинути на фактор, чи ні.

Також, з точки зору управління бізнес-процесами, нас цікавить коли ми можемо вплинути. Відразу або доведеться для цього щось зробити.

Виходячи з цього, я виділяю 4 типи факторів:

Фактори впливу - то, на що ми можемо вплинути. Наприклад, наявність або відсутність у нас парасольки, на випадок негоди.
Фактори умовного впливу - це те, на що ми можемо вплинути, попередньо підготувавшись, тобто виконавши певні умови. Це така проміжна стадія між факторами не вплив і впливу. Наприклад, ми можемо пробігти марафон за 3 години, але для цього нам доведеться неабияк потренуватися. Цей тип факторів важливий при підготовці поліпшення процесів.
Опосередковані чинники - на них ми вплинути можемо, але не напряму. Тільки через щось ще. Ми можемо вплинути на швидкість друку на комп'ютері, через кількість занять, присвячених цьому. Або - ми можемо вплинути на якість сну, через час вечірнього відбою.
Фактори не впливу - а ось тут ми нічого вдіяти не можемо. Наприклад, погода.

зони впливу

Наберіться ще трохи терпіння. Буквально через кілька абзаців ви дізнаєтеся як це може допомогти нам і що з усім цим робити. Але поки поговоримо про зонах впливу.

Якщо просто, то зони впливу це набір факторів певного типу.

Зона впливу - набір факторів впливу. Тобто в цій зоні знаходиться все, на що ми можемо впливати.
Зона розвитку - сюди входять фактори умовного впливу. Це зона, після виконання певних умов, може стати зоною впливу. Також сюди входять фактори опосередкованого впливу, які ми хочемо перевести в зону впливу. Наприклад, придбання знань і навичок.
Зона уваги - тут мешкають фактори опосередкованого впливу, з якими ми поки що не маємо наміру працювати. Чому зона уваги? Тому що потрібно приділяти особливу увагу чинникам, на які не можна впливати безпосередньо. Поки що не можна, але про це трохи далі.
Зона не впливу - тут все просто. Фактори цієї зони нам непідвладні. Іноді, в дану зону можуть бути включені фактори опосередкованого впливу, в тому випадку, якщо механізм впливу недоступний або недоцільний для нас.

Фактори і зони впливу

Зони впливу застосовні до ситуацій, бізнес-процесів і життя. Точно так же, як ми розглядаємо бізнес-процеси на різних рівнях, так і чинники / зони впливу, можна розглядати на різних рівнях і з різних точок зору. Наприклад, ми можемо розглядати зони впливу на рівні «все життя», а можемо на рівні «похід в кіно».

Навіщо потрібно знати фактори і зони впливу?

Розуміння зон впливу дозволяє:

Сконцентруватися на тому, що ми можемо змінити в компанії, бізнес-процесах і т.д.
Відкинути то, на що вплинути не можемо
Розуміти, за рахунок чого можна розширити зону впливу
Перевірити ефективність поточної стратегії компанії і розподілу ресурсів

Знання факторів дозволяє:

Простіше кажучи - розуміння факторів і зон впливу, дозволяє правильно розподіляти зусилля, ресурси і працювати тільки з тим, що дає результати.

Як визначити фактори і зони впливу?

Як я вже говорив, фактори і зони впливу потрібно визначати в певних рамках. Якщо ми говоримо про бізнес-процесах, то тут все просто - рамками є кордону бізнес-процесу.

Спочатку необхідно скласти список факторів, які можуть вплинути на отримання необхідного результату бізнес-процесу. Потім визначити зони впливу.
Зараз ми складемо список факторів на прикладі приготування пісочного тіста. Механізм процесу проста:

підготувати продукти
Змішати борошно і цукор
розім'яти масло
Змішати масло, борошно і цукор
Відокремити білок яйця від жовтка
Вбити жовток в тісто
Замісити тісто
Видерать тісто в холодильнику

Для того щоб скласти список факторів, необхідно визначити очікуваний результат, кожної дії в процесі:

Тип впливу - позитивний чи негативний.

Що з цим робити далі?

Тепер необхідно перевірити актуальність факторів для існуючого процесу і визначитися з подальшими діями по кожному пункту.

Для перевірки актуальності, потрібно з'ясувати - чи існує фактор в реальному процесі. Наприклад, фактор «Відсутність інструменту замісу / розмішування» може бути не актуальний для нас, тому що такий інструмент є.

Здавалося б - можна відкинути неактуальні фактори, але краще їх «поставити на контроль».

Це означає, що при розробці бізнес-процесу, необхідно врахувати, що дані фактори треба буде проконтролювати, виконати певні дії в процесі. Якщо говорити про вищевказаному прикладі, то в процесі потрібно перевірити наявність під рукою відповідного інструменту.

Переходимо до актуальних факторів. Для початку необхідно переконатися в тому, що фактори, на які ми вплинути не можемо, дійсно такими є. Потім відкидаємо їх. З ними зараз робити нічого. Залишаються фактори, що впливають на бізнес-процес і на які ми можемо вплинути, тим чи іншим чином.

Починаємо з факторів умовного впливу.

Основне завдання - визначити, що ми будемо робити з кожним фактором і запланувати відповідне дію. За великим рахунком, ми можемо виконати лише три типи дії щодо фактора - усунути зараз, усунути пізніше (запланувати) або залишити як є.

Пам'ятайте про те, що деякі позитивні фактори, можуть повністю усунути негативні.

Вкажіть тип дії по кожному фактору, заплануйте і реалізуйте.

Буде далеко не зайвим відразу оцінювати, з фінансової точки зору, вартість усунення фактора. Це полегшує прийняття рішень.

Далі, необхідно тим же шляхом пропрацювати фактори опосередкованого впливу. Єдиною відмінністю буде відсутність дії «усунути зараз», тому що на ці фактори немає можливості вплинути швидко.

Представлений приклад хоч і вкрай простий, але демонструє фактичну роботу з факторами і зонами впливу в бізнес-процесах. Та й в інших ситуаціях алгоритм буде не сильно змінюватися. Дуже корисно провести подібну роботу стосовно вашої сфері діяльності і навіть життя.

Фактор - це властивість, подія або явище, яке впливає на процес і / або підсумковий результат процесу.
Сукупність факторів називається зоною впливу.
Фактори і зони діляться на 4 типи.
Для визначення факторів необхідно задати два питання стосовно проміжними результатами кожної операції в процесі.
Результат кожної операції має значення для кінцевого результату бізнес-процесу
Для кожного фактора визначається: тип впливу, актуальність. подальша дія
Неактуальні фактори вимагають контролю в механізмі процесу
Деякі позитивні фактори можуть усувати безліч негативних.
Необхідно прагнути до розширення зони впливу.
Розширення відбувається за рахунок роботи з факторами в зоні розвитку і уваги.
Зона не впливу, не повинна потрапляти в поле зору.

Поки все. У цій статті, я не розглядав питання взаємозв'язку і ваги факторів. Про це як небудь іншим разом.

Поділитися:

Коли ініціатива не карається
20.01.16 Вчора мій друг попросив висловити свою думку з наступного питання Що таке ініціатива? Як вона корелюється з відповідальністю і субординацією? Дуже ...
Індикатор ставлення до грошей і готовності їх витрачати
03.02.15 Існує певний зв'язок між тим, як люди «жертвують» здачу в магазині в спеціальні коробки і тим, як вони в принципі ...
Зворотне планування процесу роботи
16.02.17 Планування в цілому, планування процесу роботи і мотивація - ось три речі, про які не писав тільки ледачий. Метод зворотного ...

Roman Zaytsev says:

Олександр, спасибо большое!
Життєвий цикл бізнес процесів, по суті, і відображає криву зрілості. Я як то писав про це. З точки зору зон впливу, це трохи інше. А метрика дійсно дуже проста - апроксімізація до зони впливу)

ОРГАНІЗАЦІЯ ЕФЕКТИВНОГО УПРАВЛІННЯ

Основним напрямком роботи компанії, є оптимізація операційної діяльності і процесів розвитку. Ми працюємо з різними компаніями - з точки зору сфери діяльності, розмірів, структури і виручки. Нашими клієнтами є як невеликі компанії з пари десятків людей, так і світові корпорації. При цьому, кожна компанія отримує послуги одного рівня. Наша команда - група фахівців. давно заслужили звання експертів в своїх напрямках. Зв'яжіться з нами і ми знайдемо рішення вашої задачі.

Built with Make. Your friendly small business site builder.