структуризація даних
Підготовка даних до структуризації
Структуровані дані повинні бути представлені в форматі списку, в якому перший рядок кожного стовпця містить підпис, інші рядки - однотипні дані; порожні рядки або стовпці в списку відсутні.
Розташовуйте підсумкові рядки вище або нижче кожної групи детальних рядків. Для отримання найкращих результатів підсумкові рядки повинні містити формули, що посилаються на осередки у всіх рядках. У показаному на малюнку прикладі є рядок під відомостями кожного місяця і регіону. Наприклад, дані з продажу в рядках з 11 по 13 підсумовуються в рядку 14. Також можна структурувати дані, в яких підсумкові рядки містять описовий текст і інші дані.
Якщо структуруються стовпці, а не рядки, переконайтеся, що лист має заголовки в першому стовпці, і що є підсумкові стовпці ліворуч або праворуч від стовпців відомостей.
Показ або приховування структурованих даних
Створення структури автоматично і вручну
Автоматичне створення структури. Якщо дані на аркуші узагальнені формулами, які використовують функції, наприклад СУМА, Microsoft Excel дозволяє автоматично структурувати дані, як показано на малюнку. Підсумкові дані повинні розташовуватися поруч з докладними даними.
При вставці автоматичних проміжних підсумків в список, поданий у вигляді рядків, Microsoft Excel автоматично структурує лист, даючи можливість відобразити рівно стільки докладної інформації, скільки необхідно.
Створення структури вручну. Якщо дані не організовані так, що Microsoft Excel може створити структуру автоматично, структура може бути створена вручну. Наприклад, потрібно вручну створити структури даних, якщо рядки або стовпці з підсумковими даними містять не формули, а значення або описовий текст.
Налаштування структурування зі стилями
Автоматичні стилі можна застосувати безпосередньо при структуруванні або після нього. Для структурованих рядків Microsoft Excel використовує такі стилі, як «Уровеньстрока_1» і «Уровеньстрока_2». Для структурованих стовпців Microsoft Excel використовує такі стилі як «Уровеньстолб_1» і «Уровеньстолб_2». Стилі використовують, курсивне і інше форматування тексту, щоб полегшити розрізнення підсумкових рядків в даних. Можна змінювати способи форматування, визначені кожному із стилів, що дозволяє застосовувати різні стилі оформлення тексту і осередки для настройки зовнішнього вигляду структури. Також можна використовувати автоформат для форматування структурованих даних.
Дана структура дозволяє показувати і приховувати рядки додаткових відомостей про місячному обсязі продажів.
Якщо підсумкові рядки розташовані над рядками даних або підсумкові стовпці розташовані зліва від стовпців даних, змініть параметри розташування.
У меню Дані виберіть команду Група і структура. а потім - Налаштування.Зніміть прапорець в рядках під детальними. прапорець в шпальтах праворуч від детальних або обидва ці прапорця.
Якщо потрібно задати стилі структури для автоматичного застосування до нової структури, встановіть прапорець Автоматичні стилі.
У меню Дані виберіть команду Група і структура. а потім - Налаштування.Встановіть прапорець Автоматичні стилі.
Якщо на аркуші є підсумкові формули, що посилаються на осередки в області відомостей, його можна структурувати автоматично. Всі стовпчики, що містять підсумкові формули, повинні розташовуватися ліворуч або праворуч від області відомостей, а всі рядки, що містять підсумкові формули - під або над областю відомостей.
Якщо ви не знаєте, які на даному аркуші є формули або як вони розташовані, спробуйте структурувати лист автоматично, а якщо результат не буде відповідати бажаному, скасуйте цю дію і виконайте структурування вручну.Виконайте одну з таких дій.
Структуруйте дані автоматично
Виділіть діапазон комірок, для яких необхідно створити структуру.
Для структурування листа цілком вкажіть будь-яку клітинку.Виберіть команду Група і структура в меню Дані. а потім - Створення структури.
Структуруйте дані вручну
Виділіть рядки або стовпці, які містять відомості.
Рядки або стовпці відомостей зазвичай прилягають до рядка або колонку з підсумкові формули або заголовки. Наприклад, якщо рядок 6 містить підсумкові дані для рядків з 3 по 5, виділіть рядки 3-5. Якщо рядок 8 містить заголовок, що описує рядки з 9 по 12, виділіть рядки 9-12.У меню Дані вкажіть на пункт Група і структура. а потім виберіть команду Групувати.
Поруч з групою на екрані з'являться знаки структури.Продовжуйте виділення і угруповання рядків або стовпців відомостей і виконання команди Групувати до тих пір, поки не будуть створені всі необхідні рівні структури.
Якщо раніше стилі не були застосовані автоматично, їх можна застосувати в будь-який момент.
Виділіть комірки, до яких необхідно застосувати стилі.Натисніть кнопку Застосувати стилі.
Виконайте одну або кілька наступних дій.
Покажіть або сховайте докладні дані групи
Щоб показати докладні дані групи, натисніть відповідну цій групі кнопку.Щоб приховати докладні дані групи, натисніть відповідну цій групі кнопку.
Розгорніть або згорніть структуру до певного рівня
Серед символів структури натисніть кнопку з цифрою необхідного рівня. Докладні дані нижчого рівня будуть приховані.
Наприклад, якщо в структурі чотири рівні, приховати четвертий рівень (залишивши всі інші розгорнутими) можна, натиснувши кнопку.
Покажіть або сховайте всі структуровані дані
Щоб показати всі докладні дані, натисніть серед символів структури кнопку найнижчого рівня. Наприклад, якщо існує три рівня, натисніть кнопку.Щоб приховати всі докладні дані, натисніть кнопку.
При видаленні структури ніякі дані не видаляються.
Виберіть команду Група і структура в меню Дані. а потім - Видалити структуру.Якщо рядки або стовпці все одно залишаться прихованими, перетягуйте через приховані заголовки рядків або стовпців з одного видимого заголовка на інший, виберіть у меню Формат команду Рядок або Стовпець. а потім виберіть команду Перевернути.
Щоб приховати структуру, не видаляючи її, покажіть всі дані, натиснувши кнопку з найбільшим числом в області структури, виберіть у меню Сервіс команду Параметри. відкрийте вкладку Вид і зніміть прапорець символи структури.