Стандартизація процесів 5 кроків зрілості
За плечима Олени Крачковської, керівника адміністративного відділу та менеджера за якістю ГК ХОСТ 109 успішно пройдених аудитів по системі менеджменту якості спочатку на уральських заводах, а потім в системній інтеграції. Ми вмовили її поділитися спостереженнями про стандартизацію процесів.
Зміна кількості виданих сертифікатів ISO. Німеччина
"Id =" yui_3_17_2_1_1456966438673_147 ">
Зміна кількості виданих сертифікатів ISO. Німеччина
Впевнена, що ми до цього прийдемо. Без стандартизації немає управління, не можна контролювати витрати і покращувати роботу, збільшувати розміри бізнесу.
Зі свого досвіду: кожен процес дорослішає в п'ять кроків. Розберемо на прикладі нашої компанії.
Крок 1 - опис процесу
Крок 2 - управління процесом
Далі, дивилися, як процес виконується. Ввели в нього елементи контролю: чек-листи, зафіксували терміни виконання етапів. При частих відхиленнях і зміни коректували процес. Так, було виявлено кращі практики, раціонально використовувалися тимчасові і матеріальні ресурси компанії.
Крок 3 - перевірка процесу
Учасники процесу звикли до його виконання: заповнення чек-листів, дотримання термінів. Був потрібен вже не постійний, а періодичний контроль - щорічна перевірка діяльності на відповідність процесу, піврічні аудити.
Крок 4 - вимір процесу
Компанія стрімко розвивалася - з'являлися нові види діяльності, підвищувався рівень управління. Співробітники перестали дотримуватися «до букви» інструкції, фіксувати проміжні результати. Нам знадобилися інструменти, щоб контролювати реперні точки процесу, вимірювати KPI і покращувати їх.
Крок 5 - автоматизація процесу
Ми стали переводити паперові процеси в електронне середовище. Спочатку це була часткова автоматизація - основні етапи проекту фіксувалися в CRM. Зараз ми готуємося до повної автоматизації і контролю виконавської дисципліни. Нашими принципами стали:
- Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс - користувачеві очевидні дії для роботи.
- Програма - це три в одному: інструкція, нормативний документ і тренер по процесу.
- Мінімалізм - на екрані показується тільки необхідна і достатня інформація для вчинення дії.
- Користувачеві надаються сценарії розвитку ситуації, а не робота в статичному вікні з пошуком потрібної кнопки.
- Контроль і протоколювання процесу для досліджень, розробки індикаторів продуктивності (KPI). Оцінка продуктивності співробітників, відділів та компанії. Пошук вузьких шийок в процесах і механізмах оптимізації.
Навіщо потрібно стандартизувати процеси? Ці кроки - гарант дотримання термінів і якості ведення проектів. За три роки стандартизації компанія в 3 рази збільшила оборот і увійшла в ТОП-100 найбільших ІТ-компанійУкаіни.