Сортування записів по текстовим, числовим значенням або за датою

Сортування даних відіграє важливу роль у створенні ефективних і простих у використанні звітів або форм. Наприклад, каталог товарів, в якому товари перераховані в алфавітному порядку або впорядковані за ціною, зручніше використовувати, ніж каталог, в якому елементи перераховані в довільному порядку.

В цій статті:

Деякі списки, з якими щодня мають справу користувачі, вже впорядковані або можуть бути впорядковані за потрібне чином. Календар або щоденник впорядкований по датам. У той же час при пошуку квитків на літак або повідомлень в поштовій скриньці надається можливість сортування по одному з безлічі доступних полів. Квитки можна відсортувати за ціною, часу вильоту або авіакомпанії, а повідомлення в поштовій скриньці - по відправнику, темі або даті. Сортування списків дозволяє користувачам переглядати і знаходити потрібні дані, що не переглядаючи всі дані поспіль.

Записи в таблиці, запиті, формі або звіті можна відсортувати по одному або декількох полях. Для вибору необхідного способу сортування записів форми або звіту потрібна мінімальна кількість дій.

Примітка: Подання можна впорядкувати за будь-якого полю, відображеним в цьому поданні, крім полів, що містять вкладення або OLE-об'єкти.

Можна впорядкувати результати в максимально зручному вигляді, відсортувавши записи по декількох полях. При сортуванні по декількох полях важливо визначити так звані зовнішні і внутрішні поля сортування. Для отримання потрібних результатів необхідно позначити відповідні поля як внутрішні і зовнішні поля сортування. Припустимо, потрібно впорядкувати таблицю «Контакти» по полях «Ім'я» і «Прізвище». Щоб в рамках кожного прізвища упорядкувати імена по зростанню (від А до Я) чи спадний (від Я до А), поле «Ім'я» має бути внутрішнім. У той же час, якщо необхідно впорядкувати прізвища в рамках кожного імені, поле «Прізвище» має бути внутрішнім. В іншому випадку записи сортуються спочатку по зовнішньому полю «Прізвище», а потім (всередині) по полю «Ім'я».

1. Поле «Прізвище» є зовнішнім полем, а поле «Ім'я» - внутрішнім

2. Поле «Ім'я» є зовнішнім полем, а поле «Прізвище» - внутрішнім

При застосуванні порядку сортування необхідно пам'ятати про те, що порядок сортування чисел, тексту і спеціальних знаків залежить від обраних параметрів мови і стандартів для даного комп'ютера. Якщо параметри мови і стандартів, зазначені в діалоговому вікні Параметри Access. не відповідають значенням цих параметрів на панелі управління, підсумковий порядок сортування може відрізнятися від очікуваного.

Стиснення бази даних

Натисніть Кнопку Microsoft Office і виберіть команду Керування в розділі Управління цією базою даних. натисніть кнопку Стиснути і відновити базу даних.

Сортування записів у поданні

Примітка: Сортування звітів в Microsoft Access дещо відрізняється від сортування таблиць, запитів або форм.