Складання розкладу для відправки звіту або документа по електронній пошті

Надіслати звіт або документа по електронній пошті можна виконувати за особливим розкладом.

Примітка. При відправці іншому користувачеві документа, що містить Flash-елементи, одержувач може використовувати цей документ Flash тільки в рамках можливостей, доступних вихідного користувачеві. Вони визначаються привілеями користувача в системі MicroStrategy. Наприклад, при відсутності права на зміну віджетів у Flash-документах отримувач документа не може змінювати віджети в такому документі.

Можна налаштувати повідомлення користувачів про відповідність звіту певним граничним умовам. Наприклад, можна зробити так, щоб повідомлення електронної пошти відправлялося користувачеві, якщо кількість проданих одиниць опуститься нижче 500. При досягненні такого порогу користувач отримає повідомлення електронної пошти автоматично.

Крім того, автоматичне завантаження звітів по електронній пошті можна налаштувати по попередженню, що виникає в іншому звіті. Наприклад, корпоративний звіт «Щомісячний дохід» запускається за розкладом і показує, що доходи в регіоні Northeast складають менше 1 000 000 доларів США. У цьому випадку на підставі порога в 1 000 000 доларів США, що входить в корпоративний звіт «Щомісячний дохід», можна налаштувати автоматичну відправку користувачеві звіту з продажу в регіоні Northeast. Інструкції по відправці звіту або документа по електронній пошті при дотриманні певних умов см. В розділі.

Список доступних макросів див. У розділі «Автоматизація завдань» в керівництві по адмініструванню системи MicroStrategy.

Необхідні умови

Необхідно мати привілей «Використовувати посилання на архів в електронному листі», щоб відправити по електронній пошті посилання на розташування звіту або документа в Архіві.

Відправка звіту або документа по електронній пошті за розкладом

Клацніть на ім'я звіту або документа. Відкриється звіт або документ.

Введіть ім'я підписки в поле «Ім'я».

У списку «Розклад» виберіть розклад або подія. Доступні варіанти розкладу створюються в менеджері розкладів додатки Desktop.

У списку «Відправлення» вкажіть спосіб включення звіту в лист, вибравши один з наступних варіантів:

Примітка. Доступні параметри залежать від призначених прав. Додаткові відомості про потрібних правах см. В необхідних умовах.

«Дані в повідомленні електронної пошти». Звіт або документ будуть відображатися в повідомленні електронної пошти.

«Дані в повідомленні електронної пошти і в архів». Звіт або документ відображається в повідомленні електронної пошти і доставляється в Архів.

Із списку «Формат доставки» виберіть формат що відправляється звіту.

Якщо обраний формат Excel або PDF. звіт включається в повідомлення електронної пошти як вкладення.

У разі вибору іншого формату, крім HTML, розмір вкладення можна зменшити, встановивши прапорець «Стиснути вміст».

Щоб уникнути великих обсягів доставки, що не вибирайте формат Excel.

Можна вказати символ роздільник, який буде використовуватися для поділу значень в звіті, наприклад кому або табуляцію. У списку «Роздільник» виберіть один з наступних параметрів.

Щоб вибрати попередньо заданий роздільник, виберіть потрібний роздільник в списку, наприклад «Кома» або «Пропуск».

Щоб вказати власний роздільник, виберіть пункт «Інше». потім введіть у поле символ, який слід використовувати як роздільник.

Примітка. Ця установка доступна лише в тому випадку, якщо для параметра «Формат доставки» встановлено в положення «Звичайний текст».

«Розгорнути області посторінкового уявлення». Відображається, лише якщо звіт містить згруповані об'єкти. Встановіть цей прапорець для друку всіх об'єктів в списках, що розкриваються «посторінково уявлення» при друку звіту. Для друку тільки відображаються в поточний момент об'єктів (об'єктів, обраних в поле посторінкового уявлення) зніміть цей прапорець. Відомості про посторінково поданні см. В розділі «Угруповання даних по сторінках: постраничное уявлення».

В поле «Тема» введіть опис звіту, що відправляється по електронній пошті.

Якщо потрібно, щоб в тілі повідомлення електронної пошти відображався текст, введіть його в поле «Повідомлення».

Розкрийте список «Розширені параметри».

Для того щоб включити звіт або документ в Zip-файл, виконайте наступні дії:

Встановіть прапорець «Захистити Zip-файлпаролем» і введіть пароль для файлу Zip.

Потім введіть ім'я Zip-файлу в поле «Ім'я Zip-файлу».

Примітка. Зазначені вище параметри активні, тільки якщо встановлений прапорець «Стиснути вміст».

Встановіть прапорець «Не доставляти після» і вкажіть термін дії підписки, вибравши дату з календаря.

Якщо вибрано кілька одержувачів, будуть показані перераховані нижче параметри.

«Дозволити одержувачам змінювати налаштування доставки». Встановіть цей прапорець, щоб одержувачі могли змінювати налаштування. Наприклад, одержувач зможе змінити відповіді на запрошення по підписці або час відправлення звіту або документа.

«Дозволити одержувачам міняти персоналізацію». Встановіть цей прапорець, щоб одержувачі могли міняти персоналізацію. Цей параметр дозволить одержувачу змінювати параметри підписки.

«Дозволити одержувачам відмова від підписки». Встановіть цей прапорець, щоб одержувачі могли відмовитися від даної планової розсилки.

У звітах із запрошеннями відображаються всі запрошення. Вибірки, які виконані для даних запрошень, будуть використовуватися кожен раз при доставці звіту.

Щоб перевірити підписку на звіт або документ, оберіть пункт «Мої підписки» у верхній частині сторінки. Звіт відобразиться в списку «Передплати по електронній пошті».