Складаємо акт звірки розрахунків з контрагентом, економіка і життя

Акт звірки зазвичай складають організації, між якими встановлено довгострокове співробітництво. Якщо одна компанія періодично відвантажувала інший товари, виконувала для неї роботи або надавала послуги, а друга неодноразово перераховувала грошові кошти, причому «круглими» сумами, то напевно в однієї зі сторін утворилася заборгованість. А уточнити її суму допоможе акт звірки. Про те, для яких цілей ще стане в нагоді цей документ, в якому порядку проводиться звірка і яким чином оформлюються її результати, - в нашій статті.

Законодавство не зобов'язує контрагентів періодично звіряти свої облікові дані для визначення суми заборгованості. Сторони проводять звірку з власної ініціативи. А результати цієї звірки оформляють спеціальним документом - актом.

Для чого потрібен акт звірки розрахунків

Своєчасно і правильно оформлений акт звірки дозволить уникнути помилок в бухгалтерському та податковому обліку. Якщо заборгованість, відображена в акті звірки, збігається за вашими даними і даними контрагента, це означає, що господарські операції із зазначеним контрагентом відображені в обліку вірно, і ніякі відвантаження або платежі не пропущені і не «задвоени».

Крім того, акт може стати в нагоді не тільки для податкового і бухгалтерського обліку. Наприклад, організація підписала акт звірки розрахунків з покупцем, і в документі підтверджена сума його заборгованості. Після з'ясувалося, що покупець цей свою заборгованість в строк не погасив. В даному випадку організація зможе пред'явити акт звірки розрахунків в суді як доказ наявності боргу контрагента.

Є і ще ситуація, коли сторонам потрібно скласти акт звірки розрахунків. Йдеться про взаємозалік. Якщо між двома особами укладено хоча б два договори, і по ним є взаємні заборгованості один перед одним, то простіше не перераховувати грошові кошти, а укласти угоду про взаємозалік заборгованостей за договорами. При цьому погашається взаємозаліком менша з двох заборгованостей. А уточнити суму взаємних заборгованостей, яку можна зарахувати, допоможе акт звірки розрахунків.

За який період слід проводити звірку

Перед тим як проводити звірку, потрібно визначити період, за який слід включати дані до рейтингу документ. Якщо звірка розрахунків вже проводилася контрагентами раніше, то все просто. Дані для нової звірки беруться за період з дня закінчення попередньої звірки. Відповідно, заборгованість на кінець попередньої звірки буде сумою боргу на початок поточної звірки.

У разі коли звірка між контрагентами проводиться вперше, найрозумніше - включити в неї дані за весь період співпраці. Але важко. Зокрема, операцій було занадто багато. Тоді звірку можна провести поетапно. Сторони повинні домовитися, наприклад, що зараз буде проводитися звірка за період з початку поточного або минулого року по сьогоднішню дату. При необхідності вони можуть зробити звірку пізніше за попередні періоди, якщо за результатами поточної звірки не прийдуть до єдиної сумі заборгованості.

У якому порядку зазвичай проходить звірка

Акт звірки розрахунків між контрагентами складається за даними двох сторін. Однак на практиці навряд чи бухгалтери двох організацій знайдуть час, щоб сидіти поруч і звіряти облікові дані. Як правило, звірка проводиться в такому порядку. Організація, яка є ініціатором звірки, інформує іншу компанію, її ділового партнера, про необхідність проведення звірки та складання акту. Далі бухгалтер першої організації виводить за своїми обліковим даним суму заборгованості і повідомляє про це представника іншої організації. Якщо друга компанія згодна з величиною заборгованості, то звірку можна вважати закінченою. Бухгалтер першої організації формує акт, роздруковує його в двох екземп-лярах, підписує у свого керівника і передає на підпис в другу компанію.

Якщо ж у другій організації є заперечення з приводу суми заборгованості, то необхідно вчинити по-іншому. Пропонуємо наступний алгоритм дій:

1. Бухгалтер першої організації заповнює тільки свою частину акта і пересилає документ по електронній пошті або факсом бухгалтеру другий організації.

2. Бухгалтер другий компанії вносить в свою облікову інформацію, і таким чином виявляються розбіжності.

3. Сторона, яка допустила помилку в обліку, коригує свої облікові дані.

4. Бухгалтер першої організації формує новий вже скоригований акт звірки розрахунків, включивши в нього дані обох сторін договору. Акт формується в двох екземп-лярах і вже не містить розбіжностей.

5. Акт звірки підписують керівники обох організацій і ставлять печатки.

ТОВ «Ромашка» реалізує товари ТОВ «Резеда» за договором поставки. ТОВ «Ромашка» склало акт звірки розрахунків між організаціями, в якому відобразило суму заборгованості ТОВ «Резеда» перед ТОВ «Ромашка», що дорівнює 315 800 руб. ТОВ «Резеда», отримавши документ по електронній пошті, не погодилося з сумою боргу. За даними ТОВ «Резеда», заборгованість склала 256 800 руб. Виявилося, що в обліку ТОВ «Ромашка» реалізація товарів на суму 59 000 руб. була внесена два рази. Що необхідно зробити бухгалтеру ТОВ «Ромашка»?

Перш за все слід внести коригування в бухгалтерський і податковий облік. «Задвоєння» реалізація може привести до переплати ПДВ і податку на прибуток. Тому, якщо податкові декларації за період, коли була допущена помилка, вже здані, доцільно буде здати уточнені декларації. Нагадаємо, що при переплати податку подавати уточнену декларацію платник податків не зобов'язаний, але має право на це (п. 1 ст. 81 НК РФ). Однак при подачі «уточненки» податковий інспектор внесе зміни в податкову картку організації, в якій відображаються суми заборгованості з податків, тому цим правом краще не нехтувати.

Після внесення виправлень в облік бухгалтер ТОВ «Ромашка» повинен сформувати новий акт звірки, в якому буде вірна сума заборгованості ТОВ «Резеда» - 256 800 руб. Готовий акт звірки в двох примірниках підпишуть керівники обох компаній.

Що відбивається в акті звірки

- найменування документа - акт звірки розрахунків (із зазначенням назв організацій);

- дата і місце складання документа;

- Номер документа;

- період, за який проводилася звірка;

- реквізити договору, укладеного між сторонами;

- сума заборгованості одного з контрагентів (вказати, якого саме) на початок періоду, за який проводиться звірка;

- суми господарських операцій, здійснених між контрагентами (кожна сторона вносить свої дані);

- дати здійснення господарських операцій між контр-агентами (кожна сторона вносить свої облікові дані);

- реквізити документів, що підтверджують здійснення господарських операцій між контрагентами (кожна сторона вносить свої облікові дані);

- сума заборгованості одного з контрагентів (вказується, якого саме) на кінець розглянутого періоду;

- наявність розбіжностей в облікових даних сторін;

- підписи та печатки сторін.

Відзначимо, що якщо між сторонами укладено кілька договорів, вони можуть вибрати: включати в акт дані тільки по одному договору або відразу по всьому. У другому випадку при вказівці даних про відвантаження товарів (надання послуг, виконання робіт) або про оплату необхідно уточнити, за якою саме договором проводилася дана господарська операція. Крім того, кінцеву суму і початкову суму заборгованостей можна розбити відповідно до договорів.

Ще один нюанс. Суми господарських операцій, показаних в акті звірки, зазвичай групують так само, як вони відображені на рахунках бухгалтерського обліку заборгованостей: за дебетом або за кредитом. Наприклад, постачальник буде відображати вартість реалізованих товарів на бухгалтерському рахунку 62 і в акті звірки за дебетом, а покупець - на бухгалтерському рахунку 60 і в акті по кредиту. Навпаки, суму оплати постачальник занесе в графу «кредит», а покупець - «дебет».

Зразок складеного акту звірки дано при застосуванні.

Для того щоб акт звірки згодом можна було пред-явити в суді як доказ визнання боргу контрагентом, він повинен бути підписаний керівниками обох компаній (або особисто індивідуальним підприємцем). Крім того, акт може підписати особа, уповноважена на це керівником організації (індивідуальним підприємцем) на підставі спеціально виданого доручення.