Система зберігання документів - країна мам

Завести окремі папки-реєстратори для окремих груп документів.

«Здоров'я» або «Медицина».
В папці-реєстратора в окремих папках для файлів зберігати документацію на кожного члена сім'ї.
Медичні документи бажано все копіювати, т. К. В поліклініках часто втрачають картки. Ще дуже важливо робити копії документів після обстеження, т. К. Чорнило з часом блякнуть, і розібрати надруковане буває дуже важко, а часом неможливо. У нас таке було з результатами обстеження зору у сина. Роздруківка після комп'ютерного обстеження була просто нечитабельним.

«Банк».
Тут зберігається вся інформація по рахунках в банках, за кредитними картками (можна чеки з банкоматів). Поділ можливо по різним банкам.

«Робота».
Для кожного працюючого члена сім'ї окрема папка для файлів, в якій зберігаються договору, різні «папірці» про зарплату, можливо резюме.

«Авто» або «Транспорт» (якщо є).
Якщо машин кілька, то ведеться папка для кожної з них. Тут необхідно зберігати всю документацію та інформацію, що стосується машин.

«Нерухомість».
У цій папці зберігаються всі правовстановлюючі документи на квартири, будинки, гаражі, дачні будиночки і т. Д. За окремою таткові на одиницю нерухомості.
Якщо комунальні платежі приходять однією квитанцією, то можна не заводити окрему папку «Комунальні платежі», а додати файл до цієї папки.

«Техніка».
В окремому файлі зберігати інструкцію, квитанції, гарантійний талон.
Зверху файлу можна наклеїти малярський скотч (на ньому легко писати і потім легко видалити за непотрібністю), на якому написати, коли закінчується гарантія.

"Особисті документи".
Для кожного члена сім'ї окрема папка. У ній зберігаються основні документи - свідоцтво про народження, паспорт, дипломи, різні свідоцтва і т. Д.
Можливо, додати одну загальну папку для загальних документів - свідоцтво про шлюб, розлучення.
Папок у вас може бути скільки завгодно, і назви ви можете придумати свої. Але головне принцип залишається один. Групувати подібні документи в одну папку-реєстратор, вести документацію по кожній людині, підприємству, чи послузі окремо. Це дозволить знайти швидко потрібний документ в будь-який час.

Обов'язково зробіть паперові копії (ксерокопії) кожного документа. Зберігати копії найзручніше разом з оригіналом. У міру витрати копій, обов'язково поповнюйте їх.
Відсканувати всі важливі документи і зберігати їх на комп'ютері, на диску і на флешці.
Всі важливі документи вдома (якщо немає спеціального сейфа) можна зберігати в мінісейфів.
Один невеликий нюанс - в таких сейфах документи, гроші зберігати потрібно без пластикових папок, без гумок. У разі пожежі документи пластик від високих температур розплавиться швидше, ніж папір.
Комп'ютер дуже може допомогти у веденні домашньої бухгалтерії і документообігу. Можна зробити собі нагадування в органайзері. Наприклад, зняти показання лічильників кожного 1 числа місяця. Занести в календар дату закінчення гарантійного терміну для всіх приладів і техніки. Після цієї дати можна спокійно позбавлятися від упаковки, гарантійних талонів. А ще можна зменшити обсяг інструкцій, видаливши інструкції на іноземній мові.
Ще рекомендую завести окрему коробочку, в якій будуть зберігатися підписані дублікати ключів

Скільки років зберігати папірці

документи в архівах і в відділах кадрів зберігаються не менше 75 років
звіти та всі документи, які дійсні протягом одного року - знищуються через рік
товарні чеки зберігаються два роки, а на товари тривалого користування 10 років
квитанції та рахунки не більше 3 років. Так як це максимальний термін позовної давності. Через три роки, згідно зі статтею 196 ЦК РФ, за цими папірцями ні від вас, ні до вас не можуть бути пред'явлені претензії
всі папери, що мають відношення до податків, зберігаються 4 роки.

Ефективна система управління паперовими ресурсами проста як алфавіт, вона заснована на поділі паперів на три види:

Суть Стартовою майданчика полягає в тому, щоб виділити певне місце для речей кожного члена сім'ї - тих, що вони беруть з собою, збираючись на роботу, школу або в дитячий сад. Для цього можна спеціально розчистити ящик в шафі і поставити туди різнокольорові контейнери для кожної людини.

У ці контейнери можна кидати ключі від машини, складені списки покупок, дрібниця, записки, квитанції, які потрібно сплатити, диски, які потрібно повернути і інше. Вранці залишиться тільки вигребти вміст контейнера і не доведеться нишпорити по хаті в пошуках потрібної речі і нервувати оточуючих.

Базові паперу-це основна файлова система вашого будинку. Вона включає медичні документи, свідчення, договори і т. Д. Тобто, ті документи, які не потрібні щодня, але бувають потрібні час від часу.

Вічні паперу-це ваш архів. Сюди відправляються оплачені квитанції, документи на ваше житло, старі податкові декларації тощо.

Як змусити себе сортувати паперу?

Заведіть спеціальний Транзитну папку з трьома поділами: для активних, базових і вічних паперів. Зовсім не важко кинути наспіх квитанцію або виписку в папку, яка завжди під рукою, а раз на тиждень, коли прийдуть ваші законні півгодини для канцелярської роботи, всі папери ви знайдете у вашому транзитних папці!

2. Якщо ви перестали бачити ваш холодильник, значить, пора упорядковувати потік художніх шедеврів вашої дитини. Складайте його малюнки в Транзитну папку, а раз на тиждень вибирайте кращі малюнки і робіть виставку, після чого прибирайте в ящик з «базовими» паперами. В кінці року зберіть конверт з кращими роботами за рік, запечатайте в конверт, підпишіть і надішліть в сховище «вічних» паперів.

5. Не сподівайтеся, що вам вдасться тримати ваші журнали і газети складеними в акуратну стопку на тумбочці. Як правило, в результаті вони розповзаються неохайною купою. Краще використовуйте кошик або лоток з низькими бортиками, що допоможе дотримуватися «контрольований безлад» і не допустить переповнення.

Про СТРОКІВ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

характерні види документації.

При великих покупках, наприклад, оргтехніки, телевізора або йому подібних агрегатів, т. Е. Речей, що знаходяться на гарантії, визначений термін - 2 роки. Думаю, не слід пояснювати, що гарантійний талон без чека на покупку нічого не дасть, тому що це - простий папірець. Сподіваюся, що наші Новомосковсктелі не є власниками розкішних вілл, яхт, готелів і подібних об'єктів, тому вони не повинні звітувати про джерело грошей на придбання вищеперелічених речей. Рахунки про доставку меблів, від лікаря або адвоката повинні зберігатися протягом трьох років.

За вищезгаданим причин все так звані "витяжки" з рахунків (Kontoauszuege) зобов'язані зберігатися принаймні два роки, а ще краще - чотири. Це важливо для підтвердження безготівкових операцій, проведених за допомогою вашого рахунку. Банки і ощадні каси також зберігають всю документацію, причому на протязі 6 - 10 років, але аж ніяк не зобов'язані безоплатно (тобто задарма) шукати ці папери і надавати в ваше повне розпорядження.

ОБОВ'ЯЗКИ ПО ПЛАТЕЖАХ

При виплаті за допомогою "ецешкі" (EC-Kartenzahlung mit Unterschrift) по кредиту потрібно зберігати всю документацію аж до цілковитого погашення боргу.

ОРЕНДА КВАРТИРИ (MIETE)

Поряд з договором на квартиру (Mietvertrag) і квитанцією про заставу (Kautionsquittung) на довгу пам'ять необхідно залишати абсолютно всю переписку з домоуправлінням (Hausverwaltung) і орендодавцем (Vermieter). Особливо важливий у цьому зв'язку документ під назвою "Протокол про передачу житла" (Ьbergabeprotokoll), в якому фіксується стан вашого житла на момент заселення та відзначені всі його можливі недоліки.

Якщо ви отримаєте від орендодавця письмовий дозвіл на проведення у вашій квартирі "перебудови" (Genehmigung zu Um- oder Einbauten), то повинні дбайливо його зберігати, щоб при нагоді нагадати забудькуватому господареві про його доброті, тикаючи під ніс викривають документ. Якщо ж у вас немає такої угоди, а термін Вашого візиту квартирі закінчився, то після 6 місяців ви можете сміливо викидати все "квартирні" папери у відро для сміття.

Побічна ДОХОДИ (NEBENKOSTEN)

Протягом часу вашої оренди вам дуже можуть стати в нагоді і квитанції, що підтверджують зчитування показників лічильника. Якщо вартість за споживання води та електрики стане перевищувати всі мислимі і немислимі межі, то ви маєте право поцікавитися: "Чому, власне?" - особливо в тому випадку, коли є збої в подачі води і світла.

В даному випадку все просто, як шоколад: поки не вичерпається термін Вашого страхування, всі папери повинні зберігатися в повному бойовому комплекті, так як можливі "розборки" і "наїзди". Якщо вся необхідна документація у вас буде ретельно зібрана, то вам нема чого і кого боятися - все буде "чікі-піки"!

ФІНАНСОВЕ УПРАВЛІННЯ (FINANZAMT)

На відміну від комерсантів, люди, що працюють за наймом, не зобов'язані зберігати ніяких документів, пов'язаних з податками. Закон чітко вказує на те, що це - прерогатива чиновників фінансового відомства. Звичайно, не потрібно автоматично викидати всі листи під шапкою "FINANZAMT". Після "роздачі слонів", т. Е. Підтвердження ваших податків рівно через місяць після отримання відповідних паперів, можна їх сміливо відправити на "локшину".

Протоколи технічного огляду автомобіля (TЬV-Prьfprotokolle) повинні зберігатися, але зовсім не обов'язково мати їх в "бардачку" вашої машини.

ТЕРМІНИ РОЗІРВАННЯ ДОГОВОРІВ (KUENDIGENFRISTEN)

Найчастіше в тексті договору на відвідування фітнес-студії або при оформленні Handy записано умову, що ваш контракт продовжується автоматично, якщо ви в покладений термін (він обмовляється в кожному випадку окремо) письмово не повідомте про вашому небажанні "продовження банкету" (Kьndigung). Може статися прикра помилка: ви забудете про цю "дрібницю" і не встигнете вчасно відмовитися від продовження. В даному випадку ви залишитеся з носом - або з мобільником. Не треба керуватися прислів'ям: "З очей геть - з серця геть".

Найкраще тримати подібні документи в окремій папці, причому на увазі, а термін закінчення договору відзначити в тижневику жирним червоним олівцем.

Хочу поділитися лекцією клінічного фармаколога про наших популярних противірусних препаратах. Почну з того, що клінічні випробування нових препаратів на дітях в нашій країні заборонені, але! Напевно всі ви помітили, що як тільки в апетеке з'являється новий препарат, педіатри (не всі, але багато) починають призначення препарату, а потім дивляться, чи допомогло. Це я про випробування (всі зрозуміли). Тепер строго по фактам.

На рідних землях менше ніж тиждень тому відбулося досить гучний злочин, яке отримало і розголосу в пресі. Як би це дико звучало для нашого часу, але вбивство сталося на тлі ревнощів. І я задумалася, а що б зробила я, якби чоловік змінив?

Можливо вже писали такі пости, а я прогледіла, але напишу ще раз, озброєний значить попереджений. Вчора була вдома в Москві по внучці скучила і доньці, онучка прихворіла, все було як завжди, внучка йде на поправку, дочка займалася справами домашніми, а ми грали сміялися з онукою всім було здорово. Нічого не віщувало бурі і зіпсованого настрою поки не прийшла ось така СМС-ка