Система управління базами даних microsoft access і її основні можливості

Microsoft Access - це настільна система керування базами даних, призначена для роботи на автономному персональному комп'ютері (ПК) або в локальної обчислювальної мережі під управлінням сім'ї

1. Проектування базових об'єктів - двовимірні таблиці з полями різних типів даних.

2. Створення зв'язків між таблицями, з підтримкою цілісності даних, каскадного оновлення полів і каскадного видалення записів.

4. Створення, модифікація і використання похідних об'єктів (запитів, форм і звітів).

Інтерфейс MS Access

Інтерфейс MS Access - це комплекс програм, який реалізує діалог в процесі роботи користувача із застосуванням Access. Після завантаження MS Access на екрані з'явиться головне вікно, в якому розміщується вікно бази даних. При першому запуску Access в головному вікні виводиться область завдань в режимі «Приступаючи до роботи», за допомогою якої можна відкрити існуючі БД і «Створити файл». При виборі команди «Нова база даних» відкриється вікно діалогу "Файл нової бази даних», в якому необхідно вибрати ім'я диска і директорії для зберігання БД, а також ім'я БД (тип файлу встановлюється за умовчанням «Бази даних Microsoft Office Access») і клацнути на кнопці «Створити», буде збережений файл. mdb.

Для зміни використовуваного за замовчуванням формату файлів при створенні нової бази даних необхідно вибрати команду Сервіс / Параметри, активізувати вкладку «Інші» і в списку «Формат файлу за замовчуванням» вибрати необхідне зі списку Access.

Головне вікно застосування Microsoft Access складається з наступних областей: заголовок; рядок меню; панель інструментів; вікно бази даних рядок стану:

1. У рядку заголовка знаходиться системне меню у вигляді піктограми, розташованої зліва від назви головного вікна: «Microsoft Access».

3. Панель інструментів. При запуску Access за замовчуванням активізується одна панель інструментів. На панелі інструментів розташовані найбільш часто використовувані команди. Перед створенням БД необхідно ознайомитися з головним меню і панеллю інструментів.

4. Вікно бази даних включає: заголовок;

• панель інструментів, на якій розташовані такі кнопки: Відкрити; конструктор; створити; Видалити; Великі значки; Дрібні значки; Перелік; Таблиця;

• панель "Об'єкти": таблиці, запити, форми, звіти, сторінки, макроси і модулі

відображається й ім'я.

Команди панелі інструментів вікна БД:

• Відкрити - відкриття виділеного об'єкта (таблиці, запиту, форми і т.д.) в режимі сторінки;

• Конструктор - відкриття виділеного об'єкта в режимі конструктора

• Створити - створення об'єкта бази даних;

• Видалити - Видалення виділеного об'єкта;

• Таблиця - уявлення об'єктів бази даних у вікні бази даних у відповідному вигляді.

• Таблиця - двовимірні таблиці, для зберігання даних в реляційних базах даних. Дані зберігаються в записах, які складаються з окремих полів. Кожна таблиця містить інформацію про суть певного типу (наприклад, студентів).

• Запит - засіб для відбору даних, які відповідають певним умовам. За допомогою запитів можна вибрати з бази даних тільки необхідну інформацію.

• Форма - засіб, який дозволяє спростити процес введення або зміни даних в таблицях БД, що забезпечує введення даних персоналом невисокої кваліфікації.

• Звіт - засіб, який дозволяє отримати з бази потрібну інформацію і представити її у вигляді, зручному для сприйняття, а також підготувати для роздруківки звіт, який оформлений відповідним чином.

• Макрос - набір макрокоманд, створюваний користувачем для автоматизації виконання конкретних операцій.

• Модуль - об'єкт, що містить програми на мові Visual Basic, застосовувані в деяких випадках для обробки даних.

Область зі списком можливих режимів створення об'єктів.

Створення бази даних (таблиць і зв'язків між ними).

При першому відкритті вікна бази даних Access завжди активізує вкладку Таблиці і виводить на екран список режимів створення таблиць:

• Створення таблиці в режимі конструктора

• Створення таблиці за допомогою майстра;

• Створення таблиці шляхом введення даних.

Для створення нової таблиці можна вибрати будь-який з цих режимів. Можна вибрати Майстер таблиць для визначення полів таблиці за допомогою списків зразків таблиць і полів. Для створення довільної таблиці доцільно користуватися режимом Конструктора. Режим Створення таблиці шляхом введення даних використовується, як правило, для редагування і введення даних в уже існуючі таблиці.

Нагадаємо, що таблицею Access є сукупність даних об'єднаних спільною темою. Для кожної сутності призначається окрема таблиця, щоб не було повторень в збережених даних. Таблиці складаються із записів і полів. Кількість полів у записі визначається на стадії проектування таблиці, тому перш ніж створювати таблицю за допомогою Access, необхідно чітко уявляти її структуру.

Розмір і тип полів визначається користувачем. Необхідно вибирати розміри полів не надто великими, оскільки при завищених розмірах полів марно витрачається пам'ять БД. Для створення зв'язків між таблицями вони повинні мати ключове поле, тому необхідно призначити ключове поле кожної таблиці.

Щоб задати первинний ключ в режимі Конструктора, необхідно виділити потрібне поле, а потім клацнути на піктограмі «Ключове поле», розташованої на панелі інструментів. Для призначення Зовнішнього (вторинного) ключа в режимі Конструктора, необхідно виділити поле і в області властивостей цього поля в рядку Індексовані поле зі списку вибрати значення Так (Збіги допускаються).

Щоб вибрати потрібний режим створення таблиць двічі клацніть на один з них в списку режимів, відкриється необхідний режим. Крім того, можна клацнути значок «Створити» у вікні БД, відкриється вікно діалогу «Нова таблиця», і в ньому вибрати необхідний режим створення таблиці. При виборі режиму Майстер таблиць відкриється вікно «Створення таблиць», в якому за допомогою зразків таблиць і полів легко сформувати поля нової таблиці. • Логічний - дані, що приймають тільки одне з двох можливих значень, наприклад, «Так / Ні» (1 біт);

• Поле об'єкта OLE - для вставки наступних об'єктів: малюнки, картинки, діаграми і т.д. (До 1 Гб);

• Майстер підстановок - створює поле, що дозволяє вибрати значення з іншої таблиці або зі списку значень, використовуючи поле зі списком.

При виборі даного параметра в списку типів даних запускається майстер для автоматичного визначення цього поля.

В області «Властивості поля» призначають властивості для кожного поля (наприклад, розмір, формат, індексовані поле і т.п.).

При створенні структури таблиці в першу колонку вводять Ім'я поля, потім необхідно натиснути клавішу Enter і вибрати тип даних (за замовчуванням Access призначає тип даних, якщо цей тип даних не підходить, то виберіть самостійно зі списку). Введіть в третю колонку опис поля.

Розглянемо базу даних "Деканат", модель "сутність-зв'язок" якій викладено нижче. У моделі "сутність-зв'язок" надана вся необхідна інформація про кожного таблицю і про зв'язки між ними.

Створення структури таблиць

Створення БД за допомогою СУБД Access починається зі створення структури таблиць і установки зв'язків між таблицями.

Отже, при виборі режиму Конструктор буде відображено вікно Конструктора таблиць, в якому необхідно визначити структуру нової таблиці, - Таблиця 1 (див. Малюнок Таблиця 1 таблиця). Першу таблицю створимо суті Студенти.

У перший рядок колонки Ім'я поля вводимо код студентів (Код студента) і натискаємо клавішу Enter, при цьому курсор переміститься в колонку Тип даних, де з списку вибираємо тип даних-Лічильник. Потім натискаємо клавішу Enter, при цьому курсор переміститься в колонку Опис, при необхідності вводимо опис даних, які будуть вводитися в це поле таблиці. Ключове поле або клацаємо на піктограмі Ключове поле на панелі інструментів, зліва від імені поля з'явиться зображення ключа. Якщо поле зроблено ключовим, тобто полем первинного ключа, то властивості Індексовані поле присвоюється значення Так (збіги не допускаються).

Далі у другій рядок Ім'я поля вводимо код групи (Код групи) і вибираємо тип даних - числовий. Призначаємо це поле полем зовнішнього ключа, для цього необхідно виділити поле Код групи та в області властивостей цього поля в рядку Індексовані поле зі списку вибрати значення Так (Збіги допускаються).

Потім в третій рядок ім'я поля вводимо Прізвище, і вибираємо тип даних Текстовий. При цьому в нижній частині екрана в розділі Властивості поля з'являється інформація про властивості даного поля. При необхідності туди можна вносити зміни, клацнувши у відповідному рядку, видаливши попереднє значення і ввівши нове.

Далі створюється інші поля згідно з даними, представлених в моделі "сутність-зв'язок".

Після створення структури таблиці необхідно зберегти її. Виберіть Файл-Зберегти або Зберегти як. У вікні Збереження введіть ім'я створеної таблиці: Студенти, потім Оk. Нижче показано вікно Конструктора для таблиці Студенти, входить до складу БД Деканат.

Завантаження.

Вас вітає сайт "Світ науки". На нашому освітньому сайті Ви зможете знайти величезну кількість шпаргалок, рефератів, конспектів, семінарів, лекцій та інших навчальних матеріалів практично з усіх навчальних предметів! Всі навчальні матеріали збиралися такими ж учнями, як і Ви, шановні відвідувачі. Саме тому, кожен конспект, кожна лекція і семінар несе в собі величезну інформаційну навантаження і повністю розкриває свою тему! Якщо Вам необхідні інші реферати або конспекти, скористайтеся формою пошуку на нашому освітньому сайті! Всі матеріали, які надані на нашому сайті носять виключно науковий характер і не зацікавлені або прийняття будь-якої сторони, адже наука ставить перед собою мету в підвищення комфортності життя людини і досягненні нових, незвіданих раніше цілей. Ми щиро раді кожному нашому відвідувачеві і ми будемо задовольняти Вашу спрагу до знань і далі!

БіологіяФізікаХіміяЕкономікаГеографія
МікробіологіяТеоретіческая механікаГеографія БелоруссііГеографія УкраіниГеографія Молдавії
Рослинність міраЕлектротехнікаГеографія ГрузііГеографія АрменііГеографія Азербайджану
Географія КазахстанаГеографія УзбекістанаГеографія КіргізііГеографія ТуркменістанаПріродоведеніе
Географія ТаджікістанаГеографія Естонії