Система каталогів в архіві, опис документної інформації на каталожних картках -

Опис документної інформації на каталожних картках

Система зберігання архівних документів на рівні фонду закріплюється описом, але для пошуку документної інформації це недостатньо. Найчастіше пошукові запити формуються за такими критеріями як предмет, питання, тема або якусь подію. Для задоволення пошукових запитів такого типу складаються архівні каталоги, в яких інформація згрупована з предметів (тем, галузям).

Архівний каталог - архівний довідник, в якому інформація про архівних документах розташована відповідно до обраної схеми класифікації

В архіві школи № 19 в м Балаково замість каталогів використовуються картотеки.

У діловодстві важливо вміти швидко знайти ту чи іншу документную інформацію. З цією метою в відділенні ЗОШ № 19 в м Балаково ведуться картотеки документів, картотеки особових справ учнів, описів навчальних журналів і т.д.

Процес підготовки, складання та ведення архівних каталогів називається індексуванням архівних документів:

Каталогізація архівних документів - процес підготовки, складання та ведення архівних каталогів.

Каталогізація включає в себе наступні види робіт:

· Визначення виду каталогу;

· Розробка схеми класифікації документної інформації в каталозі;

· Виявлення і відбір документної інформації для каталогізації;

· Опис документної інформації на каталожних картках;

· Індексування каталожних карток;

· Систематизація карток і ведення каталогу;

· Визначення виду каталогу.

За структурою каталоги поділяють на логічні і алфавітні.

В ЗОШ № 19в м Балаково алфавітна структура.