Що робити, якщо потрібно виправити запис в книзі обліку трудових книжок

Кожен документ повинен в обов'язковому порядку належати до певного архіву або картотеці. Бланки суворої звітності також займають свою нішу в організаційному діловодстві. Оформлення, видача трудових книжок і вкладишів до них фіксується в спеціальних облікових регістрах руху цих документів. У будь-якій справі можуть відбуватися різноманітні помилки. Щоб уникнути таких ситуацій, спробуємо розібратися, як виправити запис в книзі обліку трудових книжок.

Щоб вивчити це питання більш детально, для початку необхідно розібратися, що собою являє книга обліку трудових книжок.

сувора звітність

Крім оформлення і видачі документів, потрібно кожен з них зареєструвати в зазначеному законом порядку. Для трудових документів законодавчо створений і затверджений особливий регістр - Книга обліку руху трудових книжок підприємства. Її можна порівняти з Головною книгою в бухгалтерському обліку будь-якої організації чи підприємства. Такий журнал повинен бути у будь-якого роботодавця: юридичної особи або ІП.

Ще кілька років тому у ІП потреби в оформленні спеціального регістра не було. Це пояснюється тим, що індивідуальні підприємці до проведення реформ в трудовому законодавстві не видавали своїм підлеглим трудові, а, отже, не заводили книги обліку трудових книжок. Зараз все інакше.

Вести таку книгу зобов'язані:

безпосередній роботодавець, наприклад, коли він виступає в особі індивідуального підприємця>
кадрова служба юридичної особи, тобто підприємства, організації, установи і т. д.>
особа, спеціально уповноважена, відповідальна за заповнення і збереження документів співробітників.

Пункт 41 Правил ведення і зберігання трудових книжок регламентує перелік вимог, яким повинна відповідати книга обліку:

як бланк трудової книжки або вкладишів до неї, книжку обліку руху трудових документів необхідно завіряти печаткою роботодавця>
всі сторінки даного регістра необхідно пронумерувати>
щоб уникнути втрати документів, внесених до книги обліку, її необхідно прошити дуже міцними нитками, зав'язати кінці на вузол, а його скріпити надійної сургучною печаткою.

Не варто забувати, що такий документ розрахований не на один рік використання, тому, щоб книга обліку руху трудових не "стерлася» за роки своєї служби, можна обробити її твердою палітуркою. Таким чином, набагато простіше стає заповнювати цей регістр. Після закінчення терміну експлуатації та передачі в архів саме тверда обкладинка захистить вміст книги від впливу часу.

Записи, що вносяться під час заповнення або зберігання

Щоб зрозуміти, як виправити запис в журналі обліку трудових книжок, розглянемо, які саме записи робляться в книзі обліку руху трудових книжок.

Існує спеціальна затверджена форма, згідно з якою оформляється зовнішня і внутрішня частина книги обліку руху трудових на підприємстві. Коли книга оформляється вперше, необхідно вказати дату початку заповнення. Після закінчення деякого часу порожні сторінки для записів закінчуються, тому після внесення останнього запису відповідальна особа проставляє дату закінчення документа.

Відповідальний співробітник відділу кадрів в цей обліковий книгу вносить всі записи про реєстрацію працівників підприємства. До них відносять:

Трудові книжки, які видаються співробітникам вперше. Згідно з положеннями Трудового кодексу РФ, роботодавець зобов'язаний забезпечити кожного свого співробітника необхідною кількістю бланків. Трудова вперше видається співробітникові, якщо він раніше ніде не був працевлаштований, і дане місце роботи є для нього першим у житті. Вони можуть видаватися співробітникам також в разі, якщо під час первісного заповненні кадровим співробітником були допущені грубі помилки.
Трудові книжки, які надають співробітники, з записами з попередніх місць роботи.
Після закінчення в трудовій книжці розділів, що містять інформацію про роботу або нагородження співробітника, передбачено оформлення додаткового документа - вкладиша. Оформлення, засвідчення і видача такого не менш важливого документа фіксується також у книзі обліку руху трудових книжок.

Важливо: на кожному легальному підприємстві, де працює певний штат співробітників, кожен з яких має оформлену трудову книжку, необхідно мати і книгу обліку руху трудових книжок. Існує також додатковий регістр, наявність якого на підприємстві не є обов'язковою умовою, - журнал реєстрації трудових договорів (книжок).

Як виправити помилку в журналі реєстрації

У цьому документі, як не дивно, найчастіше допускають найбільшу кількість помилок. Законодавство України передбачає наявність даного документа на підприємстві, але не зобов'язує роботодавця в особі юридичної особи або в особі індивідуального підприємця вводити цей регістр в виробничий документообіг.

Чітко встановленої форми заповнення журналу реєстрації трудових договорів немає. Однак цей документ включає в себе такі записи:

Повернемося до першого пункту - номер один по одному. Як було сказано, дана графа сама проблемна. Вся справа в тому, що через недосвідченість, незнання або неуважності відповідальний співробітник кадрової служби замість порядкового номера запису, що вноситься вказує номер документа: трудового договору, угоди, трудового, вкладиша до неї. Ясно, що номер «паперу» ніяк не відповідає певній хронології подій у трудовій діяльності співробітника. Єдиним вирішенням цієї проблеми може стати тільки примусове завершення записів в неправильному варіанті журналу і оформлення нового.

На останній сторінці журналу довільно від руки робиться такий запис: «Даний журнал закривається достроково в зв'язку з неправильним заповненням». Винуватцю не варто дивуватися отриманому дисциплінарному покаранню. Заходи, пов'язані з оформленням нового журналу, протизаконними не зважають.

Як робити виправлення в книзі обліку

Якщо кадровий співробітник не заводить журнал реєстрації трудових договорів, а відає тільки книгою обліку руху трудових книжок на підприємстві, то йому варто знати основні правила. Якщо, крім трудової, співробітник пред'явив ще й вкладиш, то окремий запис про останній в книгу обліку робити не варто.

Книга руху трудових на підприємстві включає в себе наступні основні записи, під час внесення яких кадровик може припуститися помилки:

Номер реєстрації документа, внесений в хронологічній послідовності.
Дати, зазначені тільки арабськими цифрами. Досить часто відбувається так, що момент часу заповнення трудової книжки не відповідає даті надходження співробітника на роботу. В такому випадку вірним вважається внесення дати зарахування працівника в штат.
Ініціали вносити заборонено. Ім'я, по батькові та прізвище співробітника потрібно вписувати вручну без скорочень.
Номер і серія трудової книжки працівника.
Згідно із затвердженим штатним розкладом, кадровик вписує назву займаної посади / спеціальності співробітника.
Інформація про структурний підрозділ підприємства, до якого даний співробітник відноситься.
Номер, дата локального акту, який став підставою для внесення необхідних записів до трудової книжки, наприклад, наказ, розпорядження, постанова керівництва. Якщо реєструється лише вкладиш, то ці дані не вносять.
Після внесення всіх перерахованих вище записів необхідно вказати посаду і поставити підпис відповідального за заповнення і надійне зберігання бланків трудової діяльності.
Якщо на підприємстві передбачено справляння з співробітника певної суми за видачу трудової книжки, то цю суму потрібно вказати прописом. Якщо на підприємстві дана плата не передбачена, то в рядку ставиться прочерк.
Якщо співробітник звільняється, то в день офіційного догляду йому видається трудова книжка, після отримання якої він повинен поставити свій підпис в обліковому реєстрі трудових документів, тим самим підтверджуючи факт офіційного отримання своїх документів.
В день звільнення в цій книзі обліку ставиться дата звільнення співробітника.

Як внести виправлення в книгу руху трудових книжок

Цей один з найважливіших документів на підприємстві / організації заповнюється вручну відповідальним співробітником відділу кадрів, якому, як будь-якій людині, властиво іноді помилятися. Будь-яку помилку треба виправляти.

Зараз в законодавстві немає чітких приписів щодо того, як виправляти помилки в даному обліковому регістрі. На сьогоднішній день є лише рекомендацією фахівців з даного питання.

Наведемо найяскравіший і поширений варіант виправлення помилкових записів в вищезгаданому регістрі. Якщо з яких-небудь причин в записах останньої була допущена помилка, то слід поступати таким чином:

в порожній рядку під невірною записом або після останнього запису ставиться відмітка: «Запис за номером ... вважати недійсною»>
нижче вказати достовірну інформацію>
щоб було зрозуміло, ким саме були внесені зміни, під вірною записом вказується прізвище, посаду, підпис виправив, а також дата внесення правильних записів.

Даний метод схожий з коректурним способом виправлення помилок в регістрах бухгалтерського обліку.