Що потрібно зробити в кінці року

Статті для кадровиків

За якими правилами проводиться інвентаризація створених установою резервів, зокрема резерву майбутніх витрат на оплату відпусток? Які документи, пов'язані з урахуванням праці та заробітної плати, треба перевірити в кінці року? Чому необхідно уточнити дотримання лімітів по страхових внесках і ПДФО? Чи можна залучити роботодавця до відповідальності за відсутність графіка відпусток?

За правилами бухгалтерського та податкового обліку в кінці року необхідно проводити інвентаризацію створених установою резервів, зокрема резерву майбутніх витрат на оплату відпусток. Перевірити в кінці року треба і документи, пов'язані з урахуванням праці та заробітної плати. Крім того, необхідно уточнити дотримання лімітів по страхових внесках і ПДФО. Про те, на що слід звернути увагу при проведенні цих заходів, ви дізнаєтеся з наведеної статті.

Інвентаризація резерву витрат на оплату відпусток

Державні (муніципальні) установи, які є платниками податку на прибуток повинні в своїй обліковій політиці передбачити можливість формування в податковому обліку резервів, зокрема резерву витрат на оплату відпусток.

Загальні правила формування резервів некомерційними організаціями визначені в ст. 267.3 НК РФ. Відзначимо, що створення резерву в податковому обліку - це право, а не обов'язок установи. Однак якщо прийнято рішення про створення резерву майбутніх витрат, то списання витрат, щодо яких сформовано зазначений резерв, здійснюється тільки за рахунок суми цього резерву.

Порядок створення резерву витрат на оплату відпусток регулюється ст. 324.1 НК РФ. Відповідно до положень даної статті платник податків прийняв рішення про рівномірний обліку для цілей оподаткування майбутніх витрат на оплату відпусток працівників, зобов'язаний відобразити в обліковій політиці для цілей оподаткування прийнятий ним спосіб резервування, визначити граничну суму відрахувань і щомісячний відсоток відрахувань у вказаний резерв.

Пунктом 302.1 Інструкції № 157н [1] передбачено, що порядок формування резервів (види формованих резервів, методи оцінки зобов'язань, дата визнання в обліку і т. Д.) Встановлюється установою в рамках формування облікової політики. Тобто облікова політика установи може бути визначено будь-який порядок формування резервів, включаючи порядок, затверджений Податковим кодексом. Отже, в обліковій політиці з метою бухгалтерського обліку можна прописати такий же порядок формування резервів, як і в цілях оподаткування.

У разі формування платником податків резерву витрат на оплату відпусток такий резерв підлягає інвентаризації на кінець податкового періоду (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

Недовикористані на останній день поточного податкового періоду суми зазначеного резерву підлягають обов'язковому включенню до складу податкової бази поточного податкового періоду.

Відповідно до п. 4 і 5 ст. 324.1 НК Україна резерв майбутніх витрат на оплату відпусток працівників повинен бути уточнений виходячи:

з кількості днів невикористаної відпустки;
із середньоденної суми витрат на оплату праці працівників (з урахуванням встановленої методики розрахунку середнього заробітку);
з обов'язкових відрахувань страхових внесків.

Крок 1. Підрахунок кількості днів відпусток, запланованих на поточний рік, які працівники практично не використовували.

Крок 2. Визначення середньої денної суми витрат на оплату праці працівників, які не використали відпустки.

Крок 3. Визначення суми витрат на оплату невикористаних у поточному році відпусток (з урахуванням страхових внесків).

Для визначення таких витрат застосовується формула:

Σрасх. = Кдн. х Σсреднедн. + Σстр.взн .. де:

Σрасх. -сума витрат на оплату невикористаних відпусток;

Кдн. -кількість днів невикористаних відпусток;

Σсреднедн. -середня денна сума витрат на оплату праці працівників, які не використали відпустки;

Крок 4. Визначення наявності невикористаних сум резерву.

Цей показник являє собою різницю між сумою нарахованого резерву і сумою фактичних витрат на оплату використаних протягом року відпусток (з урахуванням страхових внесків) і на майбутню оплату невикористаних у поточному році законодавчо передбачених відпусток (з урахуванням страхових внесків).

Порахувати недовикористаної суму резерву на кінець календарного року можна за формулою:

Σрез.неісп. = Σрез.нач. - Σрасх.ісп. + Орез .. де:

Σрез.неісп. -неіспользованная сума резерву;

Σрез.нач. -сума нарахованого в поточному році резерву;

Σрасх.ісп. -сума витрат на оплату використаних в поточному році відпусток;

Орез. -сума витрат на оплату невикористаних у поточному році відпусток (залишок резерву, який може бути перенесений на наступний рік).

Сума нарахованого в поточному році резерву, що відповідає величині витрат на оплату невикористаних відпусток, - це залишок резерву, який можна перенести на наступний рік. Перенесення можливий тільки в тому випадку, якщо в наступному році організація буде створювати резерв витрат на оплату відпусток.

Якщо установою прийнято рішення в наступному році не формувати резерв витрат на оплату відпусток у податковому обліку, всю суму фактичного залишку резерву треба включити до складу позареалізаційних доходів поточного податкового періоду (п. 5 ст. 324.1, п. 7 ст. 250 НК РФ).

Перевірка дотримання лімітів по «зарплатних» податків і зборів

Щоб правильно заповнити річні звітні форми, в кінці року необхідно перевірити дотримання установою встановлених лімітів та обмежень при обчисленні податків і зборів.

Порівняємо нараховані працівникам виплати з граничною величиною бази для нарахування страхових внесків.

711 000 руб. - для внесків в ПФР. Понад цю величини страхові внески треба сплачувати за ставкою 10%;
670 000 руб. - для внесків на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством. З сум виплат та інших винагород на користь фізичної особи, що перевищують встановлену на відповідний фінансовий рік граничну величину бази для нарахування страхових внесків, яка визначається наростаючим підсумком з початку розрахункового періоду, страхові внески не стягуються (ч. 4 ст. 8 Федерального закону № 212-ФЗ ).

Перевіримо дотримання ліміту при наданні працівникам стандартних податкових вирахувань.

Встановлені ст. 218 НК Україна стандартні податкові відрахування надаються платнику податку одним з податкових агентів, є джерелом виплати доходу, за вибором платника податку на підставі його письмової заяви та документів, що підтверджують право на такі податкові вирахування. Згідно з пп. 4 п. 1 даної статті відрахування на дітей за кожен місяць податкового періоду поширюються на батьків, чоловіка (дружину) батька, усиновителя, опікуна, піклувальника, прийомних батьків, чоловіка (дружину) прийомного батька, на забезпеченні яких знаходяться діти.

За правилами ст. 218 НК Україна податкове вирахування на дітей діє до місяця, в якому дохід платника податків (за винятком доходів від пайової участі в діяльності організацій, отриманих у вигляді дивідендів фізичними особами, які є податковими резидентами РФ), обчислений наростаючим підсумком з початку податкового періоду податковим агентом, що надає даний стандартний податкові відрахування, перевищив 280 000 руб.

Починаючи з місяця, в якому зазначений дохід перевищив 280 000 руб. податкове вирахування, передбачений пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ, не застосовується.

Складаємо необхідні документи

Графік відпусток на наступний календарний рік.

Складання графіка відпусток є обов'язком роботодавця. Графік відпусток застосовується для відображення відомостей про час розподілу щорічних оплачуваних відпусток працівників усіх структурних підрозділів організації на календарний рік по місяцях. При складанні такого графіка слід враховувати положення чинного законодавства РФ, специфіку діяльності організації, а також побажання працівників.

Розроблена форма графіка відпусток повинна містити всі обов'язкові реквізити, встановлені ч. 2 ст. 9 Федерального закону № 402-ФЗ.

Слід зазначити, що в уніфікованому бланку вже враховані всі необхідні вимоги, отже, форму Т-7 можна взяти за основу, при необхідності доопрацювати її і затвердити.

Законодавством не передбачено обов'язкове узгодження з працівниками часу їх виходу у відпустку. Працівники можуть висловлювати свої побажання, при цьому остаточне рішення приймає роботодавець.

Графік відпусток може бути витребуваний при перевірці дотримання трудового законодавства, що проводиться РОСТРУДИНСПЕКЦИЯ. За його нескладання відносно роботодавця передбачена адміністративна відповідальність відповідно до ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

для посадових осіб - штраф у розмірі від 1 000 до 5 000 руб .;
для організацій - штраф у розмірі від 30 000 до 50 000 руб. Замість штрафу щодо організації може бути застосована міра адміністративного покарання у вигляді зупинення її діяльності на строк до 90 діб.

Номенклатура справ.

Нагадаємо, що термін зберігання документів визначено:

Перевіряємо кадрову документацію

Всі роботодавці приймають локальні нормативні акти, що містять норми трудового права, в межах своєї компетенції відповідно до трудового законодавства, колективними договорами, угодами (ст. 8 ТК РФ). До найбільш важливим локальним нормативних актів належать правила внутрішнього трудового розпорядку та положення про оплату праці. В силу специфіки діяльності організації можуть прийматися і інші локальні акти, зокрема положення про відрядження, проведення атестації, проходження випробування при прийомі на роботу, інструкція з діловодства.

Локальний нормативний акт:

повинен бути затверджений і введений в дію належним чином. Наприклад, в деяких випадках необхідний облік думки представницького органу працівників, відповідно, потрібно перевірити, чи отримали воно. Порядок врахування думки виборного органу первинної профспілкової організації при прийнятті локальних нормативних актів визначено ст. 372 ТК РФ;
не повинен містити умов, які погіршують становище працівників порівняно з встановленим трудовим законодавством.

Правила внутрішнього трудового розпорядку.

Такі правила регламентують відносини між працівниками і роботодавцем. Вони є локальним нормативним актом і складаються на підставі ТК РФ.

Правила внутрішнього трудового розпорядку служать для вирішення декількох завдань (ст. 189 ТК РФ):

організація трудового процесу;
раціоналізація робочого часу;
поліпшення продуктивності праці;
підвищення ефективності праці.

Слід пам'ятати, що під час проведення перевірок трудова інспекція обов'язково запрошувати даний документ.

Якщо в організації немає правил внутрішнього трудового розпорядку, порушник притягується до адміністративної відповідальності на підставі ст. 5.27 КоАП РФ.

Положення про оплату праці.

Воно розробляється відповідно до вимог ст. 135 ТК України і визначає розміри тарифних ставок, окладів, доплат, надбавок та інших виплат працівникам, а також систему оплати праці в компанії.

Положення про оплату праці працівників установи повинно передбачати фіксовані розміри окладів (посадових окладів), ставок заробітної плати стосовно до відповідних професійним кваліфікаційних групах та їх кваліфікаційними рівнями.

В ході перевірки локальних нормативних актів необхідно визначити:

Трудові договори.

Вони повинні бути укладені з усіма працівниками. Відомості, що підлягають включенню в трудовий договір, названі в ст. 57 ТК РФ. Умови трудових договорів не повинні суперечити трудовому законодавству і повинні відображати фактичний режим праці, заробітну плату та інші умови праці конкретного працівника.

У трудових договорах, що укладаються з працівниками (додаткових угодах до трудових договорів), повинні бути вка-зани:

фіксований розмір окладу (посадового окладу), ставки заробітної плати, встановлений йому за виконання трудових (посадових) обов'язків певної складності (кваліфікації) за календарний місяць або за встановлену норму праці (норму годин педагогічної роботи в тиждень (на рік) за ставку заробітної плати) ;
розміри виплат компенсаційного характеру;
розміри і умови здійснення виплат стимулюючого характеру.

Отже, в кінці року слід, зокрема, перевірити наявність підпису працівника на примірнику договору, що зберігається у роботодавця, що підтверджує отримання працівником другого примірника договору на руки. Якщо по відношенню до конкретного працівника в організації зберігаються два примірника договору, потрібно вручити йому під підпис другий примірник.

Особисті картки і трудові книжки

Відносно названих документів треба перевірити:

від всіх чи співробітників, які уклали трудові договори, отримані трудові книжки;
заведені трудові книжки особам, прийнятим на роботу вперше;
заповнені відповідні графи в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

В особових картках перевіряють, чи всі необхідні графи і рядки заповнені, а також чи варто підпис співробітника про те, що він ознайомлений з виробленими записами, на стор. 2 і в розд. III.

Документи військового обліку.

На закінчення відзначимо, що в одній статті неможливо перелічити всі заходи, які пов'язані з закриттям звітного року і підготовкою до складання звітності. Так, крім інвентаризації резерву витрат на оплату відпусток необхідно провести інвентаризацію розрахунків з персоналом та підзвітними особами. Крім перевірки узагальнюючих регістрів з обліку розрахунків з позабюджетними фондами і бюджетом треба перевірити:

Робота, проведена в кінці року, допоможе не тільки своєчасно і якісно оформити річну звітність, а й уникнути претензій з боку контролюючих органів у разі перевірок.