Що потрібно зробити перед заповненням звітності в 1с, щоб уникнути помилок - облік без турбот

Іноді буває так, що після автоматичного заповнення декларації ми бачимо зовсім не ті цифри, які повинні там бути. Більшість людей в цій ситуації лають "дурну" програму і, зітхнувши починають заповнять звіт вручну. Однак в деяких ситуаціях потрібно просто правильно підготувати дані, що зберігаються в програмі. У цій статті я постараюся докладно описати, які дії варто зробити, перш ніж заповнювати декларації.

Насамперед, необхідно пам'ятати, що при обробці даних за звітний період Ви не повинні випадково змінити дані вже закритих періодів. Для того, щоб цьому запобігти, потрібно встановити в програмі дату заборони редагування. У програмі 1С: Бухгалтерія це робиться в меню

Сервіс -> Управління користувачами і доступом -> Дата заборони зміни даних

Звичайно, установку дати заборони бажано робити відразу після здачі черговий звітності, щоб ніхто вже не міг випадково щось виправити. Але якщо вона не була встановлена ​​вчасно, то краще зробити це пізно, ніж ніколи.

У тому випадку, якщо Ви будете здавати звітність для якогось підприємства з 1С вперше, необхідно перевірити правильність заповнення всіх його кодів і регномеров в довіднику "Організації".

Наступним обов'язковим етапом є перепроведення всіх документів за звітний період. В 1С: Бухгалтерія це можна зробити декількома способами.

Спосіб №1. вибираємо пункт меню операції-> Проведення документів. Якщо Ви не бачите такого пункту, то Вам необхідно переключити інтерфейс на "Повний". Робиться це в меню

Сервіс -> Переключити інтерфейс.

У вікні вказуємо період, за який потрібно перепровести документи, всі інші настройки залишаємо без змін. Форма повинна виглядати наступним чином:

Основні плюси цього способу:

- можливість вказати дати початку і закінчення періоду, завдяки чому стає можливим обробляти документи помісячно або за будь-які інші короткі періоди;

- можливість вибрати види проведених документів, в тому випадку, якщо немає необхідності перепроводити абсолютно все.

Але у цього способу є і мінус - немає можливості вибрати організацію, і програма перепроводити всі документи по всім юридичним особам за обраний період.

Звертаю Вашу увагу на те, що обробка документів не припиняється в разі неможливості провести якийсь із документів, інформація про помилку буде виведена у вигляді службового повідомлення, але перепроведення документів продовжиться. Потім потрібно буде обов'язково роздрукувати всі службові повідомлення і виправити помилки.

Спосіб №2. вибираємо пункт меню Сервіс -> Групове перепроведення документів.

Однак, в разі використання цього способу, Ви зможете перепровести документи тільки по одній юрособі.

Таким чином, ці 2 способи доповнюють один одного, тому потрібно знати про кожного з них і використовувати найбільш оптимальний в кожній ситуації.

Після того, як документи перепроведени, потрібно обов'язково сформувати оборотно-сальдові відомості по рахунках 60 і 62, при цьому їх потрібно деталізувати по субрахунках, контрагентам і договорами.

Всі червоні суми потрібно обов'язково прибрати, це дуже важливо для коректного розрахунку ПДВ і заповнення актів звірок за договорами.

Потім точно також, з деталізацією по субрахунках, потрібно сформувати оборотно-сальдові відомості по рахунках 10, 41 і 43. Тут теж не повинно бути негативних залишків. В даному випадку вони можуть з'явиться, наприклад, якщо помилково ввели надходження матеріалів, які потім списали в повному обсязі, а вже після цього виправили помилку в надходженні. Наприклад, в надходженні вказали 5 шт, списали 5 шт, а потім виправили надходження на 3 шт. У підсумку, залишок вийшов негативним (-2 шт).

У більшості випадків при перепроведенні документів в такій ситуації програма б "заматюкався" на документ списання і не провела б його. Але в той же час можливий варіант, що проводки документа списання коректувалися вручну, тоді програма його перепровести не зможе і в оборотно-сальдової відомості ми побачимо негативні залишки.

І тільки після того, як "оборотки" будуть в порядку, можна виконувати регламентні операції по ПДВ (формування рахунків-фактур на аванс і ін.) І проводити закриття місяця. Можливо, якщо помилок було занадто багато, може знадобитися ще одне перепроведення документів перед тим, як закривати місяць.

Ну і вже після того, як місяць буде закритий, необхідно ще раз подивитися загальну оборотно-сальдову відомість і перевірити, що всі рахунки, які повинні були закритися, мають нульове сальдо. При цьому звертаю Вашу увагу, що потрібно перевіряти не тільки дані бухгалтерського обліку, але також і податкового, тому що декларація з податку на прибуток заповнюється виключно за даними податкового обліку.