Що потрібно врахувати при складанні положення про преміювання, економіка і життя
Згідно ст. 135 ТК України заробітна плата повинна бути встановлена трудовим договором відповідно до діючих у роботодавця системами оплати праці. При цьому системи оплати праці, в тому числі і преміювання, визначаються колективними договорами, угодами або локальними нормативними актами. Відповідно до ст. 191 ТК Україна роботодавець має право заохотити працівника за сумлінне виконання трудових обов'язків. А одним із способів по-ощренія є виплата премії.
Як видно з норми закону, виплачувати премії - це право, а не обов'язок роботодавця. Іншими словами, якщо компанія не збирається винагороджувати працівників, положення про преміювання виявиться непотрібним. Якщо ж планується виплата премій, для їх нарахування необхідний документально підтверджений порядок. Звичайно ж його можна відобразити в трудовому або колективному договорі. Але набагато зручніше розробити єдиний документ - положення про преміювання. В цьому випадку в кожному трудовому договорі вказувати види премій і порядок їх нарахування необов'язково. Досить дати посилання на те, що премія буде нараховуватися відповідно до прийнятого положення про преміювання (фрагмент трудового договору дано в додатку 1). Відповідно, перед підписанням трудового договору потрібно ознайомити працівника з положенням про преміювання під розпис.
Додаток 1. Фрагмент трудового договору, що містить посилання на положення про преміювання
3.1.Работодатель зобов'язується виплачувати працівникові посадовий оклад в розмірі 30 000 руб. в місяць. Працівникові можуть виплачуватися премії в порядку і розмірах, передбачених положенням про преміювання, затвердженим роботодавцем.
Якщо ж організація затверджує положення про преміювання вже після того, як трудові договори укладені, то спочатку також слід ознайомити працівників з новим документом, отримавши від них підписи. Потім необхідно внести зміни в трудові договори, оформивши додаткові угоди.
Відзначимо, що виплачувати премії без документів, що обгрунтовують їх розмір, тільки на підставі наказу керівника ризиковано. По-перше, перевіряючі можуть визнати виплати необгрунтованими витратами і не прийняти їх. Адже витрати на оплату праці, в тому числі і премії, повинні бути обгрунтована-Нова нормами законодавства або трудовими договорами (ст. 255 і п. 1 ст. 252 НК РФ). По-друге, не виключені спірні ситуації, при яких незгодні з нарахованими сумами винагороди працівники звернуться до трудової інспекції. І тоді роботодавцю доведеться давати додаткові пояснення щодо порядку визначення премій.
За якою формою складається становище
Форма положення про преміювання законодавчо не затверджена. Немає і встановлених рекомендацій щодо складання даного документа. Тому в принципі організація має право використовувати будь-яку зручну форму і включити в положення пункти на свій розсуд. Однак зазвичай організації стверджують положення про преміювання, що містять дотримуюся-щие розділи:
2) види премій і підстави преміювання;
3) порядок визначення суми премій;
4) порядок нарахування та виплати премій;
5) види порушень, при яких премії можуть бути знижені;
При необхідності компанія додасть додаткові розділи або, навпаки, виключить ті, які для її діяльності не підходять.
Положення стверджує керівник організації. Приклад положення про преміювання дано при застосуванні 2. Пропонуємо розглянути далі деякі питання, які часто виникають у роботодавців при складанні положення про преміювання.
Додаток 2. Приклад положення про преміювання
ПОЛОЖЕННЯ
про преміювання працівників ТОВ «Корсар»
1. Загальні положення
1.1. Це положення про преміювання працівників ТОВ «Корсар» (далі - Положення) розроблено відповідно законодавством України і є локальним нормативним актом ТОВ «Корсар» (далі - організація). Положення встановлює порядок і умови матеріального заохочення працівників організації.
1.2. Мета преміювання - мотивація працівників на поліпшення результатів і підвищення ефективності діяльності організації.
1.3. Положення поширюється на всіх співробітників організації з першого дня роботи і до розірвання трудового договору, які працюють як за основним місцем, так і на умовах сумісництва.
1.4. У положенні під преміюванням слід розуміти виплату працівникам грошових сум понад оклад і встановлених надбавок за умови роботи, що відхиляються від нормальних.
2. Види премій і підстави преміювання
2.1. Положення передбачає поточні премії і одноразові.
2.2. Поточні премії нараховуються за результатами роботи за місяць при досягненні певних показників.
2.2.1.Для працівників відділу продажів премії виплачуються за умови виконання встановленого для кожного працівника плану з продажу.
2.2.2.Для працівників відділу закупівель премія виплачується за умови своєчасного постачання покупних товарів протягом місяця і відсутності збоїв.
2.2.3.Для працівників фінансової служби премія виплачується за умови своєчасної підготовки і здачі звітності для податкової інспекції, позабюджетних фондів, органів, а також внутрішньої управлінської звітності.
2.3. До поточних премій застосовуються такі коефіцієнти за тривалу роботу в організації:
коефіцієнт 1,3 - за умови стажу роботи в організації від 5 років;
коефіцієнт 1,5 - за умови стажу роботи в організації від десяти років.
2.4. Одноразові премії виплачуються працівникам за виконання завдання у встановлений термін, виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, а також до дня народження працівників.
3. Порядок визначення суми премій
3.1. Розмір поточних премій визначається в наступному порядку.
3.1.1.Для працівників відділу продажів при виконанні плану на 100-120% нараховується премія в розмірі 50% від величини посадового окладу. При виконанні плану більш ніж на 120% сума премії визначається в розмірі 60% від величини посадового окладу.
3.1.2.Для працівників відділу закупівель сума премії дорівнює 40% від величини посадового окладу.
3.1.3.Для працівників фінансової служби розмір премії становить 50% від величини посадового окладу.
3.2. При визначенні розміру поточної премії враховуються коефіцієнти, зазначені в п. 2.3.
3.3. Поточні премії нараховуються пропорційно відпрацьованому за минулий місяць часу.
3.4. Одноразова премія за виконання завдання у встановлений термін визначається в розмірі 10% від величини посадового окладу.
3.5. Одноразова премія за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника встановлюється в розмірі 50% від величини посадового окладу.
3.6. Одноразова премія до дня народження працівника нараховується в розмірі 5000 руб.
4. Порядок нарахування та виплати премій
4.1. Для нарахування поточних премій керівники відділів зобов'язані не пізніше другого числа місяця, наступного за місяцем, за який нараховуються винагороди, подати керівнику організації службові записки за формами, даними в додатку до положення.
4.2. Для нарахування одноразових премій керівники відділів зобов'язані не пізніше останнього числа місяця, за який нараховуються премії, подати керівнику організації службові записки у вільній формі.
4.3. Керівник організації зобов'язаний прийняти рішення про нарахування премій протягом двох робочих днів після отримання службових записок від керівників відділів.
4.4. Бухгалтерія на підставі службових записок з візою керівника організації повинна видати накази про преміювання та нарахувати відповідні суми премій працівникам.
4.5. Премії виплачуються разом із заробітною платою за минулий місяць.
5. Види порушень, при яких премії можуть бути знижені
5.1. За систематичні запізнення премія знижується на 20%.
5.2. За прогул премія може бути знижена на 40-80%. Точна сума, на яку буде знижена премія, визначається керівником відділу на підставі його службової записки.
5.3. За появу на роботі в стані алкогольного або наркотичного сп'яніння працівник позбавляється премії.
6. Прикінцеві положення
6.1. Це положення діє з дня затвердження його керівником організації і до введення нового документа.
6.2. Контроль за виконанням положення покладається на головного бухгалтера організації.
6.3. З текстом положення необхідно ознайомити працівників організації під розпис.
Що вказується в загальних положеннях
В цьому розділі зазвичай фіксують цілі, для яких розроблено положення про преміювання і виплачуються премії працівникам організації. Як приклад мети преміювання можна запропонувати наступне:
- зростання продуктивності праці;
- підвищення ефективності роботи організації.
Крім того, в розділі рекомендується вказати, на яких працівників поширюється положення. Наприклад, премії покладаються або тільки штатним працівникам, або як штатним, так і сумісникам. Це підтвердить обгрунтованість витрат на виплату премій працівникам і позбавить від непотрібних питань при перевірці. Крім того, можна передбачити порядок нарахування премій новоприйнятим працівникам, а також тим, хто планує звільнення.
Як правильно вибрати види премій
Премії зазвичай поділяють на поточні та одноразові. Поточні премії нараховуються періодично за підсумками кожного місяця, кварталу або року. Одноразові премії можуть бути приурочені до якоїсь події або покладаються за якісь певні заслуги.
Як правило, поточні премії призначаються для різних груп працівників на підставі обраних саме для цієї групи підстав. І вибрати слід ті показники преміювання, на які той чи інший співробітник дійсно може впливати. Наприклад, для працівників, зайнятих у торгівлі, рекомендується встановити премії за виконання плану з продажу або збільшення обсягу продажів. Тоді умовою виплати премії буде досягнення певної суми виручки від реалізації або встановлений рівень зростання обсягу продажів.
Для виробничих працівників доцільно ввести премії за виконання плану по виробництву продукції або зростання продуктивності праці. Премії будуть виплачуватися, якщо працівник виконає встановлений йому план або збільшить свою продуктивність на певний відсоток.
Для адміністративних працівників передбачають премії за досягнення певного рівня прибутку організації, для бухгалтерії - за виконання фінансового плану або своє-тимчасову здачу звітності. Співробітників, зайнятих закупівлями, можна винагородити за своєчасну поставку покупних товарів, сировини або матеріалів і недопущення збоїв процесів виробництва і торгівлі. Працівників, які безпосередньо спілкуються з клієнтами, винагороджують за якісне обслуговування і відсутність скарг.
До відома
Деякі роботодавці бажають покарати своїх співробітників за куріння протягом робочого дня або за запізнення, вводячи систему штрафів. Однак це незаконно. Роботодавець має право застосовувати тільки заходи дисциплінарної (ст. 192 ТК РФ) або матеріальної відповідальності (ст. 238 ТК РФ), до яких штрафи не відносяться. Замість штрафів компанія може передбачити додаткові премії. Наприклад, співробітників, хто приходить на роботу вчасно, доцільно преміювати за дотримання трудової дисципліни. А тих, хто не ходить протягом дня на перекури, - за раціональне використання робочого часу.
Як вказати розміри премій
Рекомендуємо уважно поставитися до питання визначення розмірів премії. Так як в іншому випадку буде складно довести податківцям при перевірці, що та чи інша премія не є завищеною.
У положенні можна вказати фіксований розмір премії. Наприклад, такий варіант підходить для премії за виконання термінового завдання або за дотримання трудової дисципліни.
Для поточних премій за трудові показники, як правило, встановлюють порядок розрахунку. Зокрема, відсоток і базу для нарахування. Крім того, відсоток премії може відрізнятися в залежності від встановлених показників. Наприклад, використовуються такі формулювання. «За виконання плану з продажу покладається премія в розмірі 50% від суми посадового окладу працівника. Крім того, при перевиконанні на 10-20% встановлюється додаткова премія, яка дорівнює 20% від величини окладу. При перевиконанні плану більше ніж на 20% додаткова премія складе 30% від посадового окладу ».
В окремих випадках вказують не конкретний відсоток, а діапазон. Тоді відсоток премії для кожного працівника буде встановлюватися за рішенням безпосереднього керівника відділу. І це також слід вказати в положенні.
Разові премії можна встановити як у фіксованому розмірі, так і у відсотках від окладу або інших виплат. Наприклад, за вислугу років сума премії визначається в розмірі п'яти посадових окладів.
Крім розмірів премій, в положення вводять підвищувальні коефіцієнти. Скажімо, працівникам, які працюють в компанії більше п'яти років, призначаються премії з урахуванням підвищуючого коефіцієнта 1,3. Якщо ж стаж роботи досягає десяти років, підвищувальний коефіцієнт збільшується до 1,5.
Які виплати врахувати при нарахуванні премій
При складанні положення про преміювання слід вибрати, які виплати будуть включатися в базу для розрахунку премій, а які ні. Найпростіший спосіб - встановлювати премії в процентному співвідношенні від величини посадового окладу. Але деякі компанії, наприклад, використовують районні коефіцієнти або надбавки. У подібній ситуації роботодавець повинен вирішити, враховувати доплати і надбавки при нарахуванні премій чи ні.
Крім того, попутно слід вирішити такі питання. Наприклад, визначати суми премій від розміру окладу або нараховувати з урахуванням відпрацьованого часу? Включати до розрахунку премії суми, нараховані за час, коли працівник перебував у відпустці, відрядженні, на лікарняному? Відповідь на них залежить від політики преміювання, обраної організацією. Якщо нараховувати премії виходячи з усіх винагород на користь працівника, витрати на їх виплату зростуть, але підвищиться і зацікавленість співробітників в досягненні результатів. Якщо премії будуть тільки за відпрацьований час, роботодавець зможе заощадити.
Як визначити порядок призначення премій
Порядок призначення премій необхідний, щоб упорядкувати документообіг при нарахуванні винагород. У положенні слід передбачити, які документи в який термін повинні подаватися керівнику організації для надання премій, а також призначити відповідальних за складання цих документів. На практиці доцільно зробити відповідальними керівників відділів і підрозділів, чиї працівники підлягають преміювання. Крім того, можна розробити і дати в додатку до положення про преміювання форми документів, які будуть складати відповідальні особи. Приклад такого документа дано при застосуванні 3.
Додаток 3. Приклад службової записки, складеної для нарахування премії працівникам відділу продажів
ТОВ «Корсар»
Відділ продажу
Генеральному директору
ТОВ «Корсар»
Васильєву С.І.
Прошу вас на підставі поданої інформації про результати роботи відділу продажів нарахувати премії наступним працівникам:
Начальник відділу продажів Кисельов С.І. Кисельов
Як передбачити можливість позбавлення премії або зниження її розміру за певні порушення
Якщо в положенні не вказати, в якому випадку працівнику можна знизити премію або зовсім позбавити його винагороди, це буде означати, що премію слід нарахувати при виконаних умовах і досягненні встановлених показників незалежно від інших факторів. Однак цей варіант влаштовує не всіх роботодавців. Як правило, керівники організацій та начальники відділів (підрозділів) бажають позбавити премії або хоча б знизити її розмір для працівників, які порушують трудову дисципліну або допустили якісь інші провини.
Відзначимо, що для уникнення конфліктів краще вказати в положенні всі можливі підстави для зменшення розміру премій та депреміювання. Так, премію зазвичай знижують за невиконання службових обов'язків, серйозні порушення трудової дисципліни (наприклад, прогули, систематичні запізнення, поява на роботі в стані алкогольного або наркотичного сп'яніння), порушення правил внутрішнього розпорядку і т.п. Відповідно, якщо будь-яке порушення не вказано в положенні, позбавити премії працівника, який допустив це порушення, буде неправомірно.