Секрети пошуку в excel
При великій кількості даних на аркуші Excel рано чи пізно доведеться виконати пошук переділеному значення. Простий пошук виконується за допомогою команди: "Знайти і виділити", яка знаходиться в групі "Редагування" на вкладці "Головна".
Викликати діалогове вікно пошуку можна також і за допомогою гарячого поєднання клавіш "Ctrl + F".
Насправді, діалогове вікно називається "Знайти і замінити", оскільки воно вирішує ці дві суміжні завдання і якщо його викликати через гаряче поєднання "Ctrl + H", то буде все те ж саме, тільки вікно відкриється з активованою вкладкою "Замінити".
Тут, на перший погляд, все просто: ввів слово і знайшов необхідну осередок на аркуші Excel. Звичайно, не можна виключати і такий варіант розвитку, коли пошук буде виконаний швидко, однак, більш імовірна ситуація, коли ви вводите дані значення, а табличний процесор не шукає його, або потрібно виконати нестрогий пошук, коли шуканий текст пам'ятається приблизно, що до речі, часто буває при пошуку людей на прізвище.
У цьому матеріалі і розглянемо нюанси і секрети вікна пошуку, які більшості користувачів не знайомі.
Деякі настройки, які можуть допомогти у вирішенні поставленого завдання ховаються за кнопкою "Параметри".
Розглянемо ситуацію, коли потрібно знайти співробітника Комарова Олександра Івановича, але є ряд факторів, через які виникають складності:
- ми не знаємо, як він записаний, з повною розшифровкою імені та по батькові, або тільки ініціали;
- є певна невпевненість в тому якась друга буква "а" або "про";
- не зрозуміло, як точно записаний співробітник спочатку прізвище, потім ім'я та по батькові або навпаки.
Комаров Олександр Іванович може бути записаний як: А. Комаров, Комаров Олександр, Ка Маров Олександр І. і т.д. варіантом достатньо.
Щоб виконати нестрогий пошук, слід скористатися символами-замінниками їх ще називають джокернимі символами. Вікно пошуку в Excel підтримує роботу з двома такими символами: "*" і "?":
- "*" Відповідає будь-якій кількості символів;
- "?" відповідає будь-якому окремо взятому символу.
Тут відразу ж виникає питання, а що робити якщо необхідно виконати пошук знаку або Астеріск (відомий як знак множення)? Все просто, достатньо перед шуканими знаками просто поставити тильду "
", Відповідно, якщо необхідно виконати пошук тильди, тоді необхідно поставити дві тильди.
Отже, для здійснення неточного пошуку за вищезазначеною прізвища, слід записати в вікно пошуку "К? Маров" і натиснути на кнопку "Шукати всі", в цьому випадку у вікні пошуку буде виведено всі записи, що задовольняють поставленому умові, але тільки, якщо не зазначено параметр "Осередок цілком".
Параметр "Осередок цілком" означає пошук строго текстового рядка, введеної в поле знайти і нічого більше, іншими словами, якщо крім прізвища є ще ініціали, то запис знайдений не буде.
У той же час, якщо трохи перебудувати запит "* К? Маров *", тоді записи будуть знайдені незалежно від активності параметра "Осередок цілком".
При здійсненні пошуку в Excel потрібно пам'ятати кілька важливих правил: