Секрет бізнес-пошти або як правильно вести ділову переписку

Листування є дуже важливою складовою діловодства. Вона має свій етикет в оформленні. Від неї залежить успішна діяльність фірм, організацій та підприємств. Навчання майстерності складання та оформлення ділових листів проводиться на спеціалізованих курсах, що говорить про важливість наявності цієї навички у співробітників компанії. Дуже часто від нього безпосередньо залежить успіх того чи іншого підприємства, угоди, співробітництва з партнерами і клієнтами, так як до половини робочого часу витрачається на роботу з паперами і відправлення його поштою. Тому дуже важливо дотримуватися деякі вимоги і правила ділового листування до складання ділового листа, його оформлення і ведення враховуючи етикет.

ВИДИ ДІЛОВИЙ ЛИСТУВАННЯ

Залежно від способу классифицирования виділяють різні види листування:

За призначенням: внутрішня (в межах підприємства) і зовнішня (за межами підприємства).
Але найчастіше використовується класифікація листів і документації за змістом:

подячні;
вітальні;
комерційна пропозиція;
гарантійні;
торгові угоди;
запрошення;
запити і вимоги;
пробачливі;
співчуття.

ОСОБЛИВОСТІ НАПИСАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДІЛОВОГО ЛИСТИ

Звичайно ж, ці дані не є обов'язковими, діловий етикет цього не вимагає. При необхідності цей перелік можна скоротити або доповнити.
Сам бланк рекомендується оформляти наступним чином:

мінімальні межі сторінки: права - 10 мм, ліва, верхня і нижня - по 20 мм;
в разі, коли лист займає кілька аркушів, необхідно вставити номери сторінок у верхній частині посередині;
додатки також потрібно пронумерувати окремо;
обов'язково зафіксуйте в реєстраційному журналі листування, яке відправляєте по вихідним номером, вказаним в лівому верхньому кутку;
в іншому кутку вказані назва фірми, а також прізвище, ініціали та посаду того, кому призначено лист;
внизу зліва розміщуються посаду, прізвище та ініціали відправника, його підпис;
в обов'язковому порядку внизу розміщується дата.

Можливий варіант, коли реквізити на бланку розміщуються не в кутах, а по центру листка (поздовжньо). Хоча етикет оформлення документації це дозволяє, але перший варіант звичніше, з цієї причини рекомендується віддати перевагу йому.

ЗАГАЛЬНА СТРУКТУРА ТЕКСТУ ДІЛОВИХ ЛИСТІВ: ОСНОВНІ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ

Сюди входять 3 обов'язкові елементи:

Перед написанням листа чітко визначте цілі: пропозиція співпраці, виклад претензій, запрошення на якийсь захід і т.п. У тексті не повинно бути нічого іншого, зайвого, що не відноситься до вашої справи.
Рекомендується дотримуватися важливого правила: один лист - одна конкретна мета. Допускається зачіпання кількох тем або питань тільки в тому випадку, якщо вони тісно взаємопов'язані. В іншому випадку не полінуйтеся написати кілька листів, за різними темами.

МОВУ, СТИЛЬ І ЕТИКЕТ ОФОРМЛЕННЯ ДІЛОВИХ ЛИСТІВ

Головною вимогою до змісту листів є стислість і місткість. Чи не перенасичувати текст непотрібною інформацією, зайвими мовними зворотами, не "лийте воду». Для ділової людини важлива суть справи, а не красиві фрази. Мало кому подобається витрачати свій цінний робочий час на читання довгих, на кілька сторінок, листів, і шукати серед сотень фраз головне. Ідеальним варіантом можна вважати обсяг тексту розміром в одну сторінку.

Листування повинна вестися в офіційно-діловому стилі. Дозволяється і навіть рекомендується використовувати стандартні фрази, але не варто перевантажувати або лист. Адже «живий» стиль буде сприйматися легше і лояльніше.
Віддавайте більшу перевагу дієсловам, менше - прикметником.

Перед відправкою не забудьте перечитати текст і перевірити його на наявність помилок.

ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ ДІЛОВОГО ЕЛЕКТРОННОГО ЛИСТА

Всі перераховані вище правила і рекомендації стосуються і електронного листування, тобто листів, що відправляються по електронній пошті. Важливі переговори між фірмами і підприємствами можуть вестися і в електронній формі. Цей вид пошти має безліч переваг, серед яких швидкість отримання листів і можливість відправляти їх в будь-який зручний час. При цьому не виникає потреби навіть виходити з офісу, або успішно працювати вдома.

Незважаючи на всю схожість зі звичайними листами, електронні мають свої особливості, свій етикет оформлення. З цієї причини до них висуваються деякі особливі вимоги:

фахівці радять оформляти логін відповідне (наприклад,