Робота на друкарських машинах

Правила оформлення документів

Загальне поняття копії.

З деяких документів, таких, як паспорт, Указ про нагородження і т. П. Копії не знімаються.

Документ, з якого знімається копія, може нести на собі герб, кутовий штамп, печатку (одну або кілька). При знятті копії - при листуванні першотвору на друкарській машині - замість герба пишеться слово «Герб» (на його місці); кутовий штамп переписується повністю зі збереженням його форми.

При наявності на оригіналі документа кутового штампу і печатки остання не розшифровується, а замість неї у початкового поля пишеться слово «М.П.» (але не слово "Друк" - місце друку).

У разі, коли на оригіналі документа відсутня кутовий штамп, печатку підлягає розшифровці. Для цього у початкового поля пишеться «М.П.» і нижче через два інтервали пишуться ті слова, які є по колу друку, а потім ті, які розташовані на її середині (малюнок герба не замінює словом «герб»).

При наявності декількох печаток першої розшифровується печатка організації, яка видала документ.

Підписи офіційних осіб, що стоять на оригіналі документа, що на копії пишуться так: у початкового поля пишеться пп. що означає «справжній підписали», а далі в рядок - посади і прізвища осіб, які підписали справжній документ.

Засвідчення копії, оформленої зазначеним чином, проводиться нотаріальною конторою.
Приклад копії:

У таких випадках при знятті копії - при листуванні її на друкарській машині - у верхньому правому кутку пишеться малими літерами слово «Копія».

У копії повинна бути зроблена позначка про те, в якій організації і де зберігається оригінал документа, з якого вона знята.

У підписах після перерахування посад і прізвищ осіб, які підписали справжній документ, рядком нижче пишеться слово «Вірно» (посередині рядка) і ставиться підпис секретаря організації, котрий запевняє копію.

Загальне поняття документа виписки.

Виписка з документа є дослівне повторення будь-якої частини змісту документа.

Виписка може бути зроблена з будь-якого документа, але в більшості випадків вона робиться з наказу або протоколу і видається на руки зацікавленій особі.

Завіряється виписка з документа або організацією, який оформляв даний документ (наказ, інструкція, протокол та ін.), Або нотаріальною конторою.