Резолюція правила оформлення
Чи можна вести розпорядчудіяльність виключно в усній формі? Якщо ваш керівник прихильник "бездокументарній" системи управління, поясніть йому, що написання резолюцій допоможе уникнути багатьох управлінських проблем.
Резолюція - одна з форм реалізації розпорядчої діяльності керівника. Вона висловлює думку керівника про те, що, коли і яким чином повинні робити виконавці для вирішення адміністративних або організаційних вопросов.Ізвестно, що децентралізована система управління недержавних організацій привела до скорочення обсягу (питомої ваги) розпорядчої діяльності та появи "бездокументних" методів управління. Деякі керівники приватних компаній, в основному підприємств малого і середнього бізнесу, всю розпорядчудіяльність здійснюють виключно в усній формі. Це неминуче тягне за собою спотворення інформації, зниження якості управлінського рішення і, в кінцевому підсумку, послаблює ринкові позиції компанії. У цьому випадку секретар може і повинен делікатно і тактовно пояснити керівникові, що уникнути багатьох проблем допомагає написання резолюції.
Розпорядча функція резолюції може бути здійснена тільки в тому випадку, якщо в ній чітко зазначено: кому, що і коли зробити. Кому? У резолюції необхідно вказати прізвища (в називному або в давальному відмінку) та ініціали виконавців, т. Е. Осіб, яким дається доручення. Якщо доручення дається одній особі, вказують одне прізвище, якщо в роботі над документом повинні брати участь кілька посадових осіб, перераховують кілька прізвищ. Той співробітник, чиє прізвище зазначене першої, є відповідальним виконавцем.
Кілька виконавців. Сєров С.С. - відповідальний
Сєрову С.С. Петрову П.П. Васильєву В.В.
Відповідальний виконавець зобов'язаний організувати роботу інших посадових осіб (співвиконавців). Наприклад, провести нараду з обговорення питання, запропонувати надати варіанти відповіді або зустрічні пропозиції і т. Д. Що зробити? Суть доручення викладають, як правило, в наказовій формі. Часто для цієї мети використовується інфінітив (невизначена форма дієслова).
Наприклад: Підготувати відповідь ... Внести пропозиції ... Взяти участь ... Підготувати комплексну програму ... Зв'язатися з відправником і узгодити дату візіта.Рассмотріте і повідомте свою думку ... Узгодити с. відділом ...
Коли? Як і в розпорядчому документі (наприклад, в наказі), в резолюції термін виконання вказується тільки календарною датою.
Термін 10 днів термін один місяць термін два тижні
Очевидно, що неконкретне вказівку терміну ( "два тижні" і т. П.) Або його відсутність дезорієнтує виконавця (не ясно, в який саме день має бути поданий звіт) і ускладнює здійснення строкового контролю.
Дуже важливо, щоб секретар перевірив за календарем, на який день тижня випадає термін виконання доручення. Якщо виявиться, що це вихідний або святковий день, необхідно попередити про це керівника для того, щоб він зміг скорегувати строки.
Завершують резолюцію дата її написання і особистий підпис керівника. Послідовного накладення РЕЗОЛЮЦІЙ Резолюцію на документ має право накласти будь-який керівник, який має підлеглих. Але, як показує практика, цим правом переважно користуються перші особи організації (директор, його заступники). Проте підпорядкованість посадових осіб організації може привести до послідовного написання на документі кількох резолюцій: директор вказує в якості виконавця свого заступника, заступник - начальника відділу, начальник відділу - завідувача сектором, завідувач сектором - керівника групи і т. Д. При цьому, природно , кожна наступна резолюція не скасовує попереднього розпорядження, а уточнює і деталізує дії ісполнітеля.Напрімер:
Оскільки керівники при написанні резолюції рідко керуються стандартної нормою, секретарю слід враховувати особливості оформлення резолюції кожним керівником при подальшій обробці документів.
Часто керівники для резолюції використовують папір для нотаток, листки відривного календаря і т. П.
ПІДГОТОВКА ПРОЕКТУ РЕЗОЛЮЦІЇ Не можна не відзначити той факт, що деякі керівники при написанні резолюції використовують неконкретні формулювання, що створює додаткові труднощі для секретаря і виконавців. В кінцевому підсумку неконкретний резолюція тягне за собою дезорганізацію робочого дня самого керівника - отримавши таку вказівку, кожен виконавець змушений буде додатково звернутися до керівника за роз'ясненнями та уточненнями.
Необхідно роз'яснення, якщо в тексті документа конкретно не вказано що, як і коли виконувати
Неясно, що робити після вивчення пропозицій
Необхідно уточнення, коли саме це слід зробити
За погодженням з керівником, з метою оптимізації використання його робочого часу секретар (асистент, помічник керівника) може готувати для керівника проекти резолюцій. Підготовка проекту резолюції вимагає від секретаря високого рівня кваліфікації, інтелекту і професійної культури. Очевидно, що для визначення складу виконавців, змісту доручення і термінів виконання, секретарю необхідно чітко знати структуру організації, функції структурних підрозділів, повноваження і обов'язки посадових осіб, а також стан справ в даний час і перспективи розвитку компаніі.Проект резолюції завжди готується на окремому аркуші паперу і представляється керівнику в друкованому вигляді разом з документом. Керівник має право внести в проект будь-які корективи: змінити склад виконавців або відповідального виконавця, деталізувати доручення, скоротити терміни виконання і т. Д. Якщо керівник, внісши зміни, підписав проект, він, таким чином, зафіксував прийняте ним рішення, т. Е. Наклав резолюцію.Напрімер:
Після того як керівник внесе виправлення, резолюція не перепечативают.Общіе правила складання резолюції можна застосовувати і для документів, створених за допомогою комп'ютерних технологій або отриманих по каналах електронного зв'язку.