Рейтинг сервісів для ведення корпоративної бази знань (wiki) і зберігання документації 2018,

ex: Яндекс. Head of Intranet Department

1. Хто в компанії повинен відповідати за базу знань - керівники відділів, старші менеджери, вся команда, HR-менеджер?

Микита Михеенков. Nimax
Ініціаторами роботи над базою у нас виступають керівники відділів, вони пишуть інструкції, правила і регламенти. Але якщо хтось із співробітників хоче внести свій внесок, будь-хто може взяти участь. Особливо заохочується створення документів, які дозволяють зафіксувати проблеми і уникнути їх повторення.

2. Більшість корпоративних баз знань використовують розмітку wiki. Ускладнює чи це впровадження і використання таких систем в колективі, де не все з нею знайомі? Як обійти цю проблему?

Микита Михеенков. Nimax
Ми тестували кілька wiki-систем, але вирішили, що в змішаній команді, що складається не тільки з програмістів, wiki-розмітка стає перешкодою. У підсумку наша база знань - це акуратно розкладені по папках Google-документи і таблиці.

Якщо такої можливості немає, постаратися максимально скоротити можливості вікі-розмітки, щоб її було простіше запам'ятати. Також варто спрощувати оформлення найперших або найбільш популярних сторінок, оскільки до вікі-розмітці таких сторінок співробітники будуть вдаватися як приклад і «шпаргалки».

Випустити дійсно «шпаргалку»: невеликий листочок з найбільш затребуваними елементами розмітки, який співробітник повісить на робочому місці перед очима і в який буде підглядати.

3. Яким чином можна перетворити базу знань з пасивного сховища даних (як це зазвичай буває) в щоденний робочий інструмент команди?

Микита Михеенков. Nimax
Ймовірно, інформація з бази знань повинна бути пов'язана з системою управління проектами, і кожна одиниця інформації повинна бути прив'язана до певних подій. Знайти таку систему ми поки не змогли.

По-друге, розповідати співробітникам, яка інформація є в wiki, налагодити ефективну пошукову систему і доступний для огляду каталог інформації. Щоб співробітники зверталися до бази знань, вони повинні хоча б приблизно розуміти, відповіді на якого роду питання там є.

По-третє, поки компанія не встигла зафіксувати на wiki-сторінках будь-яку змістовну інформацію, можна записати, хто за що відповідає. Навіть така проста wiki буде вирішувати одну з важливих завдань - з'єднувати співробітників один з одним.

4. Чи повинна база знань доповнюватися системою навчання співробітників (LMS), що дозволяє відстежувати процес ознайомлення кожного співробітника з представленої в базі інформацією?

Микита Михеенков. Nimax
Що бази знань у відриві від процесу навчання не надто перспективні. Можливо, правильніше використовувати для управління знаннями НЕ бази, а саме LMS-системи, формуючи в них курси для співробітників і відстежуючи прогрес.

5. Чи повинні бути розділені бази знань по проектам (досвід компанії) і загальна база знань, що описує систему роботи в компанії (методологія компанії)?

Костянтин Коломієць. ex: Яндекс
Якщо компанія займається потокової проектної роботою, і проекти відрізняються один від одного мінімально, то можна організовувати загальну базу, релевантну досвіду всіх команд. Якщо ж проекти, які робить компанія, помітно відрізняються один від одного, повне об'єднання буде коштувати дорого, а користі від цього буде мінімум: учасники з різних команд просто не знайдуть релевантної їм інформації.

Wiki - технологія, яка передбачає концепцію створення, вільного наповнення і зміни вмісту сайту без знання HTML. Ця система ідеально підходить для створення бази знань, зберігання документації та підготовки різних документів, над якими відбувається спільна робота декількох користувачів.

Wiki-движок - набір програм, за допомогою яких реалізується технологія wiki, тобто збираються і структуруються дані, один з типів CMS.

MediaWiki і DokuWiki - wiki-движки з відкритим вихідним кодом, обидва написані на php. Перший - найвідоміший, здатний підтримувати сайти з величезною кількістю відвідувачів, використовуючи кілька серверів. Другий більше підходить для невеликих компаній, для його роботи не потрібна база даних - все записи зберігає в текстових файлах.
Confluence - комерційний движок, написаний на Java, створений для внутрішнього використання організаціями та може тісно інтегруватися з JIRA.

свіжі рейтинги

Про теглайн

  • Олексій Раменський
  • Світлана Назарова
  • +7 (495) 220-0616
  • Зворотній зв'язок
  • tagline.digital