Рахунок-фактура як найважливіший бухгалтерський документ
В процесі своєї діяльності, представники малого та середнього бізнесу зобов'язані вести бухгалтерський облік, який, в свою чергу, вимагає оформлення безлічі паперів і документів. Рахунок-фактура є одним з найважливіших бухгалтерських документів, оформляти який, згідно зі статтею 169 Податкового Кодексу України. зобов'язані комерційні організації є платниками податку на додану вартість (ПДВ).
Важливість і необхідність оформлення рахунків-фактур.
ПДВ є невід'ємною частиною у веденні бухгалтерської та податкової звітності у підприємств, що використовують стандартну систему оподаткування. Для застосування права вирахування з цього податку, у податкового агента (компанії) повинна бути правильно заповнена рахунок-фактура. Цей документ вважається основним для отримання такого права, хоча і не є підтверджуючим фактом приймання - передачі матеріальних цінностей, зазначеної в ній. Для цього призначена товарна накладна та акт прийому-передачі товарів, послуг і інших цінностей.
Рахунок-фактура визнається первинним бухгалтерським документом, так як містить в собі необхідні для цього ознаки, зазначені в ФЗ «Про податковий облік», а також в Податковому Кодексі РФ. Облік всіх оформлених і отриманих рахунків-фактур повинен вестися в спеціальних журналах. Такі журнали повинні бути і у покупців, і у продавців. Підсумовують, показники ПДВ, занесені в ці журнали, враховуються згодом в податкових звітностях (деклараціях) за певний період. На підставі цих звітів розраховується сумарний податок, який обов'язковий до оплати в бюджет.
Відмінності рахунку-фактур від звичайного рахунку і накладної.
Відмінність рахунки-фактур від рахунку.
Рахунок-фактуру зобов'язані заповнювати тільки продавці, або постачальники будь-яких послуг, які є платниками ПДВ. Рахунок - це обов'язковий до заповнення бухгалтерський документ для всіх представників бізнесу та заповнюється представником бухгалтерії на підставі договору з надання послуг, або договору купівлі-продажу.
Рахунок-фактура потрібно постачальнику для звіту і отримання права на податкові відрахування, а рахунок потрібен набувачеві для виплати (повернення) коштів, відданих за отримані товари або послуги.
Відмінність рахунки-фактур від накладної.
Відмінність в їх призначенні в тому, що рахунок-фактура заповнюється за фактом оплати товару або послуги і є головним доказом для вирахування ПДВ, а накладна заповнюється за фактом відвантаження товарів, або виконання послуг і є документальним підтвердженням цього дії. Крім цього, на підставі накладної набувач, у разі необхідності, може пред'явити претензії постачальнику, чого на підставі рахунку-фактури зробити не можна.
Порядок заповнення документа.
До форми заповнення рахунку-фактури пред'являються досить жорсткі вимоги. В обов'язковому порядку там повинно бути вказано:
- Точна дата і місце оформлення документа.
- Його порядковий номер.
- Основна інформація про контрагентів, що беруть участь в угоді (покупець, одержувач, вантажовідправник та ін.).
- В якій валюті були проведені розрахунки.
- Необхідні дані про товар, або про зроблену послугу, в тому числі їх найменування та ціни.
- Підсумовують, показники вартості та кількості оплачених товарів або послуг.
- Підписи відповідальних осіб з розшифровкою.
Обов'язково в цьому документі виділяється непрямий податок, а також застосовується ставка. Оформлені рахунки-фактур підлягають зберіганню серед інших архівних документів.
В процесі заповнення даного документа, працівник бухгалтерії зобов'язаний неухильно дотримуватися правил присвоєння порядкового номера відповідно до облікової політики підприємства. Зазвичай ці правила включають в себе наступні пункти:
- Роздільне позначення рахунків, що пред'являються до оплати авансових та підсумкових платежів.
- Повне виключення дублювання.
- Чітка хронологія нумераций.
- Обов'язкове застосування знака «/» при виставленні рахунків відокремленим структурним підрозділом компанії, або довіреною керуючим.
Примітно, що ніяких санкцій юридичного плану за порушення порядку присвоєння нумерації рахунків-фактур, в даний час не передбачено. Але в разі помилкового, неправильного присвоєння номерів, часто можуть з'явитися облікові помилки і навіть втрата первинних документів.
Порядок оформлення дати рахунків-фактур.
Комерційне підприємство зобов'язане оформити рахунок-фактуру в строк, що не пізніше 5 робочих днів з моменту відвантаження придбаного товару, або надання послуги. Підставою для видачі рахунок-фактури клієнту може бути перерахування авансового платежу, або виявлення помилкових даних.
Реєстрація всіх рахунків-фактур в журналі обліку повинна проводитися в суворій відповідності з датою їх видачі, що допомагає вибудовувати ефективну систему пошуку необхідної документації.
Особливості використання рахунків-фактур.
Згідно НК Укаїни, заповнювати бланк рахунку-фактури дозволяється як від руки, так і за допомогою офісної оргтехніки. Але обов'язкова умова при цьому - всі дані вказані в документі повинні бути абсолютно точними. Не допускаються ніякі помилки, як в найменуваннях товарів або послуг, в реквізитах контрагентів, так і в числових значеннях будь-якого характеру.
При здійсненні операцій між сторонами, які не є платниками ПДВ, виписка рахунків-фактур не потрібно.
Доповнення до рахунків-фактур.
Як вже раніше зазначалося, рахунок-фактура є найважливішим первинним документів бухгалтерської звітності у організацій, які є платниками податку на додану вартість.
Однак крім цієї форми існує ще один не менш важливий документ, який отримав назву "Коригувальний рахунок-фактура".
Застосування коректування рахунку-фактури необхідно, коли після видачі основного документа з якоїсь причини відбулися зміни, які можуть вплинути на розрахунок ПДВ. Тоді комітент (принципал) становить коригувальний рахунок-фактури для комісіонера (агента).
Оскільки рахунок-фактура входить до переліку обов'язкових документів бухгалтерського обліку для індивідуальних підприємців та юридичних осіб, які є платниками ПДВ, то фіксується така видача в спеціальному журналі.
До речі, слід зазначити, що документується факт не тільки виставлення, але отримання рахунків-фактур.
Такий документ називається Журнал обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, що застосовуються при розрахунках з податку на додану вартість.
Як виглядає рахунок-фактура.
Рахунок-фактура відноситься до необхідних документів, що застосовуються при веденні економічної діяльності, тому буде незайвим візуально оцінити цей документ.
Завжди набагато "виграшніше" виглядає можливість "наживо" побачити оформлений документ, так як бланк все ж більшою мірою кримінальна форми, яку потрібно заповнювати за встановленими правилами.
Пропонуємо ознайомитися з цим рахунком-фактурою. А для збільшення зображення наведіть "мишею" на зображення і натисніть ліву кнопку.
