Прострочена дебіторська заборгованість що це таке і як з нею боротися

фінансовий директор DANA Group

Щоб запобігти появі простроченої дебіторської заборгованості та при цьому зберегти лояльність покупців, розробіть алгоритми і нормативи збору боргів, визначте учасників процесу і їх ролі в роботі з дебіторами. Детальніше - в статті.

Використовуйте покрокові керівництва:

Що таке прострочена дебіторська заборгованість і якими проблемами вона може обернутися для компанії

Прострочена дебіторcкая заборгованість - це заборгованість, яку не сплатили до передбачені договором терміни. Така заборгованість може обернутися для підприємства серйозними збитками. Щоб знизити ризик її виникнення при формуванні політики управління заборгованістю потрібно керуватися наступними правилами:

оцінювати фінансовий стан клієнтів. яким надається відстрочка платежу;
передбачати такі умови договору, щоб вони спонукали контрагентів уникати порушення термінів оплати;
планувати обсяг дебіторської заборгованості і мотивувати на його досягнення співробітників підприємства, що займаються управлінням заборгованістю.

Скачайте і візьміть в роботу:

Звіт про прострочену дебіторську заборгованість

Звіт про відвантаження клієнтам з простроченою дебіторською заборгованістю

Звіт про повідомлення клієнтів про прострочену дебіторську заборгованість

Звіт про роботу з повернення простроченої дебіторської заборгованості

Положення про відділ по роботі з простроченою дебіторською заборгованістю

Етап 1. «Добрий поліцейський» нагадує клієнтам про прострочення

Якщо клієнт не здійснює оплату, на цьому етапі до роботи підключається супервайзер. Протягом наступних двох днів він взаємодіє з представником покупця більш високого посадового рівня. Аргументовано, відповідно до умов товарних поставок, нагадує про необхідність сплатити, торгується про умови, щоб отримати важливе для себе, поступившись в поганому. Наприклад, додатково може дати знижку на якесь найменування, що цікавить покупця, але несуттєве для нашої компанії, або пообіцяти проведення опціонної акції від виробника продукції і потім провести її в одному з наступних періодів.

Також мотивація покупців проводиться за допомогою надання бонусів (знижок) у вигляді відсотка від обсягу реалізації, встановленого для відповідного періоду (календарний квартал). Бонус може досягати від 1 до 3 відсотків від виконаного плану закупівлі товару в залежності від суми закупівлі. Чим вище сума, тим ближче відсоток бонусу до максимальної ставки. Наприклад, для суми закупівлі, рівній 10 млн рублів, бонус складе 1 відсоток, а для суми в 25 млн рублів - 1,5 відсотка. Умовою надання бонусу є виконання плану закупівлі товарів і своєчасна їх оплата згідно з умовами договору. Порушення термінів оплати веде до втрати бонусу покупцем.

Етап 2. Підключається «злий поліцейський»

Якщо позитивного результату немає, до роботи з покупцем приступає відділ по роботі з дебіторською заборгованістю (ДБО). Його співробітники (керівник і контролери) постійно проводять активні комунікації з торговими представниками, директорами департаментів, комерційними директорами нашої компанії і представниками компаній-покупців. За кожним з контролерів закріплений пул покупців, з якими він працює. ДБО в певному сенсі по ряду функцій є альтернативою аутсорсинговим компаніям, що спеціалізуються на зборі проблемних боргів. І співробітники цього відділу виступають вже в ролі «злого поліцейського». Вони хороші переговорники і психологи: завжди розуміють, до якої міри і як потрібно «натиснути» на дебітора, щоб він і далі залишався в числі наших покупців. Використовують вони такі інструменти.

Обзвон. Проводиться щодня. Клієнту аргументовано повідомляють про необхідність сплатити суму за умовами договору, вказується кількість днів прострочення, процентна ставка пені / штрафних санкцій, сума і можливі наслідки для покупця, якщо він не сплатить товар. Реальна загроза для покупця - СТОП-поставка обговорюється тільки в разі, якщо достовірно відомо про відсутність на ринку у конкурентів порівнянних товарозаменітелей.

Отримання гарантійного листа від покупця. в якому останній зобов'язується сплатити суму заборгованості в зазначений ним же термін або за запропонованим графіком, узгодженим з боку нашої компанії.

Складається лист-претензія із зазначенням прострочення на ім'я генерального директора компанії-боржника.

СТОП-поставка відбувається, коли зобов'язання не виконано хоча б на 50 відсотків від суми або не розпочато виконання графіка взагалі - дата початку платежів прострочена на три дні від зазначеної в гарантійному листі покупця.

Лист-претензія із зазначенням пенею або відсотків, «набігли» за простроченням. Відсотки за ставкою рефінансування - не нижче 1/300 ставки за кожен день прострочення. Є договори і з більшою ставкою - вона залежить від юридичної і фінансової грамотності покупця, але не перевищує 5 відсотків від суми поставки.

Передача справи в юридичний відділ для подачі позову в суд і ініціації судового діловодства. А точніше, всі клієнти, у яких прострочення від договірних умов перевищує 30 календарних днів, переходять в роботу юридичного відділу. Позов ініціюється від суми, що перевищує судові витрати і витрати на ведення такої справи.

Наталія Алексєєва, фінансовий директор Групи компаній «ТРІЕР»

У моїй практиці був такий випадок (в компанії, де я працювала раніше): один з помітних клієнтів завжди вважався в боржниках і мав регулярно прострочену дебіторську заборгованість. В результаті переговорів з'ясувалося, що така ситуація складається через те, що основним клієнтом нашого дебітора була його головна компанія, за договірними умовами з яким наш дебітор надавав істотну відстрочку платежу, що перевищує надану нами. Ми провели тристоронні переговори за участю головної компанії нашого дебітора. У підсумку відповідно до досягнутих взаємних домовленостей були зрушені кордону наданих відстрочок платежів в ланцюжку «наша компанія - наш дебітор - його материнська компанія». Ми несуттєво збільшили нашу відстрочку, а материнська компанія дебітора - зменшила. У підсумку загальна сума простроченої дебіторської заборгованості була знижена з цього дебітора майже на 70 відсотків. І, до речі, йшлося про суму в 40 млн рублів щомісяця.

Тетяна Шкред, фінансовий директор ТОВ «Лізинг-Проект»

Нашими клієнтами є організації з різних галузей, але найчастіше затримують оплату підприємства з сезонним бізнесом (наприклад, пов'язані з енергетичним обладнанням або будівництвом). Робота з боржниками регулюється спеціальним регламентом. У ньому прописані всі кроки, починаючи від звичайного нагадування клієнту про швидке настання терміну платежу і шаблонів офіційних листів в разі прострочення до 30 днів і закінчуючи процесом звернення до суду.

При роботі з великими платежами (понад 5 000 000 рублів) менеджер, який курирує договір лізингу, нагадує клієнту про наближення терміну за графіком, тобто в якості профілактики дзвонить або пише клієнту. Якщо ж платежі менше, то заздалегідь нічого не робимо, чи не витрачаємо на це час. Якщо по ним настає прострочення, то діємо відповідно до регламенту (див. Також швидкий спосіб оцінити, що вигідніше: лізинг або кредит).

Прострочення до двох робочих днів включно. Менеджери клієнтського відділу протягом одного робочого дня з'ясовують у лізингоодержувачів причини прострочення і планований термін її погашення. Далі отриману інформацію відправляють в електронному вигляді начальнику клієнтського відділу і генеральному директору компанії.

Паралельно оригінал запиту надсилається лізингоодержувачу ПочтойУкаіни рекомендованим листом з повідомленням. У разі отримання відповіді від лізингоодержувача менеджер інформує про його зміст начальника клієнтського відділу і генерального директора. З цього моменту обговорення простроченої заборгованості виноситься на чергове засідання комітету з проблемними активами лізингової компанії і знаходиться під контролем комітету до моменту її погашення.

Етап 3. Судовий процес

Після того як справу було передано в юридичний відділ, співробітники цього відділу дзвонять клієнту і повідомляють йому, що на оплату заборгованості у нього є всього п'ять днів. далі:

Хочеться відзначити, що суд - це крайність, фактично ситуація, при якій ви готові припинити відносини з покупцем. Подібна практика підходить для торгових і виробничих компаній, що реалізують продукцію, роботи, послуги за договорами поставки з відстрочкою платежу, клієнтська база покупців яких вимірюється тисячами.

Важливо відстежувати тенденції за умовами товарних поставок на ринку серед конкурентів і бути «в тренді» за такими умовами.

Вадим Кукуз, фінансовий директор ТОВ «ГофроСнаб»

Нашими клієнтами є підприємства харчової, фармацевтичної та меблевої промисловості. Всі вони так чи інакше намагаються максимально відстрочити виплату за зобов'язаннями. Зараз ситуація ще більше ускладнилася, оскільки більшість підприємств, що працюють на українському ринку, відчуває брак оборотних коштів і таким чином намагається ліквідувати касові розриви.

Як правило, більша частина грошових коштів (близько 80%) повертається після повідомлень про подачу позову в арбітражний суд, так як багато компаній відтягують момент оплати до останнього і навіть претензійні листи не роблять на них належного ефекту. Природно, що попередньо стягненням займаються менеджери з продажу, до яких безпосередньо прикріплений даний дебітор. Це дзвінки, листи, нагадування, факси і sms-повідомлення.

На мій погляд, цей процес повинен контролювати навчена людина, юрист, який здатний в потрібний момент або відхилити договір з «потенційно» проблемним дебітором ще на момент укладення контракту, або почати процес стягнення заборгованості з подачі претензії і потім позову в арбітражний суд.

З нашою компанією на договірній основі співпрацює досвідчений юрист. Завдяки спільній його роботі з менеджерами відділу продажів, що відповідають за стягнення дебіторської заборгованості, нам вдалося за три місяці скоротити розмір простроченої дебіторської заборгованості майже вдвічі.

Ось ще корисні статті:

Умови договору, які допоможуть уникнути простроченої дебіторської заборгованості

Одним з найбільш дієвих інструментів, що дозволяють максимізувати потік грошових коштів і знизити ризик виникнення простроченої заборгованості, є система знижок і штрафів. Система нарахування пені та штрафів за порушення термінів оплати, встановлених графіком погашення заборгованості, повинна бути передбачена в договорі. Знижки надаються в залежності від терміну оплати товару. Наприклад, за повної передоплати надається знижка в розмірі 3% від вартості товару, при частковій передоплаті (більше 50% від вартості відвантаженої партії) - знижка 2%, при оплаті за фактом відвантаження - знижка 1%. При наданні розстрочки платежу на 7 днів знижки не передбачені.

Мотивація співробітників при роботі з простроченою дебіторською заборгованістю

Схема роботи з дебіторами не працюватиме належним чином, якщо співробітники, які беруть участь в ній, не будуть мотивовані. У нашій компанії діє наступна система мотивації.

Торгові представники і супервайзери отримують заробітну плату, що складається з постійної і змінної частин. Торгові представники - 40/60 (постійна / змінна), супервайзери - 50/50. Відсоток «перерви» прив'язаний до встановленого граничного значення дебіторської заборгованості по відношенню до обсягу реалізованого ними товару, яку необхідно зібрати з їх участю. Поріг визначається як відсутність прострочення більш ніж 10 відсотків.

Комерційні директора і директора департаментів продажів також отримують змінну і фіксовану зарплату. Відсоток змінної частини залежить від показника оборотності дебіторської заборгованості у довірених їм напрямками.

Відділ по роботі з дебіторською заборгованістю. У співробітників цього відділу фіксований оклад. За підсумками року, що особливо відзначилися на розсуд керівника видається 13-а зарплата. Це співробітники, у яких за підсумками року нормативи по простроченої дебіторської заборгованості не перевищують встановлені ліміти в 10 і 25 відсотків (сезон) мають закріплене за ними пулу клієнтів.

Наталія Кузнєцова, фінансовий директор ТОВ «Керуюча компанія ЯВА», член експертної ради журналу «Фінансовий директор»

Наші клієнти - великі девелопери, нафтогазовий і атомно-енергетичний комплекс. З викликають сумнів компаніями або відразу відмовляємося працювати, або вимагаємо стовідсоткову передоплату. Утворену дебіторську заборгованість структурируем і ранжируємо за ступенем простроченості.

За сумнівною або судно заборгованостях інформація передається в контрольно-ревізійне управління і службу безпеки групи, які працюють з контрагентами своїми методами (прийоми колекторських агентств). Для додаткової мотивації менеджерів з продажу поставлені в систему преміювання показники, що стимулюють зниження заборгованості.

Крім роботи з дебіторською заборгованістю, в матрицю мотивації менеджера з продажу включаються такі критерії, як виручка, маржинальність. рентабельність, обсяг грошових коштів за період, обсяг надходять авансів за період - не більше трьох, для кожного персонально. Мотивація менеджера відділу постачання включає середньозважений відсоток авансів постачальникам зовнішнього контуру групи, терміни поставок на заводи, ринкова вартість, зменшення транспортних витрат у вигляді відсотка від витрат за попередній період.

Методичні рекомендації з управління фінансами компанії