Про ведення деяких форм журналів обліку та реєстрації документів - статті про архівну справу,

Чи обов'язково заводити Журнал обліку перевірок юридичної особи? Якщо журнал не ведеться, які можуть бути санкції (штрафи)?

У журнал вносяться відомості про перевірки, що проводяться контролюючими органами, і об'єктом яких може бути будь-яка юридична особа, а також індивідуальний підприємець. У свою чергу, в Акті перевірки робиться запис про внесення до журналу відомостей про перевірку або про неможливість внесення відомостей у зв'язку з відсутністю у перевіряється даного журналу.

Остання обставина порушенням не є, законодавчої відповідальності за відсутність журналу не передбачено.

Журнал видачі довідок з місця роботи які раніше не вівся. Видані довідки реєструвалися в загальному потоці вихідних листів. Чи можна завести окремо журнал для даного роду документів? Коли можна це зробити - чекати початку нового року або можна почати з нового місяця? Яка при цьому буде нумерація документів нова або продовження старої?

Звичайно найкраще заводити всі журнали з початку нового календарного року. Але якщо у вас виникла така необхідність, наприклад, великий обсяг даних документів або складно в загальному потоці вихідних листів знаходити видані довідки, можна завести журнал видачі довідок з будь-якого часу, не чекаючи початку нового періоду. Дата закладу журналу вказується на титульному аркуші.

Також зручно в обох журналах зробити посилання на місце реєстрації попередніх / наступних довідок. Це полегшить пошук потрібного документа.

Чи обов'язково вести журнал обліку трудових договорів з працівниками компанії?

Журнал обліку трудових договорів - необов'язковий документ, тобто немає таких нормативних актів, які зобов'язували б його вести і стверджували форму. Однак реєстрація трудових договорів - процедура поширена, а на думку багатьох фахівців - необхідна.

Журналу обліку трудових договорів включений в ст. 695 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання.

У нас в організації є структурні підрозділи - лабораторії. У них ведеться багато різних журналів обліку. Список журналів протягом року неодноразово змінюється (іноді за новими вимогами додаються, іноді існуючі скасовуються, а вводяться нові).

Є в організації номенклатура справ. Підкажіть, як краще їх враховувати в номенклатурі справ? Кілька разів вносити зміни в затверджену НД?

Коли в кінці року складається і затверджується номенклатура справ на наступний рік, природно, неможливо передбачити і включити в неї все, що може виникнути в наступному році. Для цього в кінці кожного структурного підрозділу залишають резервні рядки, призначені для нових, що виникли в процесі діяльності, справ (журналів).

Потрібно достатня кваліфікація працівника ДНЗ, щоб відстежити всі зміни в діловодстві структурних підрозділів протягом року і після закінчення року внести їх в номенклатуру справ у вигляді доповнень нових справ (журналів) або виключення (видалення) скасованих справ (журналів) з відповідним записом у примітці.

Ще варіант: завести і внести в номенклатуру справ структурного підрозділу (лабораторії) журнал обліку журналів. Присвоїти йому один індекс. Реєструвати в ньому нові журнали з присвоєнням порядкових номерів і закривати закінчені або скасовані, роблячи відповідні записи. Працівник, відповідальний за діловодство в структурному підрозділі (лабораторії), самостійно відстежує всі зміни і вносить необхідні записи в журнал обліку журналів.

У цьому випадку необхідність багаторазово коригувати номенклатуру справ відпадає, але виникає обов'язок для працівника ДНЗ надавати структурному підрозділу методичну допомогу при визначенні термінів зберігання закінчених у діловодстві даного структурного підрозділу журналів.

У нас в організації не ведеться журнал обліку печаток і штампів. Є наказ, в якому вказується на які документи і чию підпис запевняють якою печаткою. Підкажіть, обов'язково вести такий журнал?

Дійсно, організаційні питання розподілу повноважень на підприємстві, в т.ч. хто має право підпису і які документи завіряються печаткою, затверджуються наказом. Також наказом призначається особа, відповідальна за облік, заміну, зберігання, передачу і знищення печаток і штампів.

Безпосередньо облік печаток і штампів організують будь-яким зручним і логічним способом. Головне, щоб був порядок і виключалася можливість їх несанкціонованого використання недобросовісними співробітниками.

Традиційно для цілей обліку використовують журнал обліку печаток і штампів. Причому ведуть його за правилами ведення документів суворої звітності, тобто з нумерацією аркушів, прошиванням і скрапленим печаткою (штампом), підписом відповідальної особи. Зберігають журнал в сейфі.

консультант з питань