Прийом на роботу співробітника в 1с зуп 8

Для розгляду прийому на роботу в 1С ЗУП 8.3 візьмемо демонстраційну конфігурацію «Зарплата і управління персоналом 3.0» (далі ЗУП), яка входить в комплект поставки. У ній вже заведені чотири користувача: «Генеральний директор», «Начальник відділу кадрів», «Начальник розрахункового відділу» і «Системний програміст». Я спеціально підкреслив наявність декількох ролей, так як у кожної з них є свій інтерфейс «Початковою сторінки».

Часто буває, що в невеликих організаціях облік кадрів і розрахунок зарплати веде одна людина і йому необхідний доступ до всіх розділів обліку. В цьому випадку потрібно звернутися до фахівця з правами адміністратора, щоб він завів користувача з повними правами.

Заклад нового Співробітника в 1С ЗУП

Так як прийом на роботу співробітника здійснює відділ кадрів, зайдемо в систему 1С ЗУП під користувачем «Начальник відділу кадрів». Потрапляємо на початкову сторінку:

Як бачимо, в системі вже занесені якісь дані. Чи не звертаємо на них уваги і натискаємо на посилання «Новий співробітник»:

У програмі можна вести облік по декількох організаціях, тому в поле «Організація» обов'язково потрібно вказати, куди приймається новий співробітник (навіть якщо організація одна).

Поле «ПІБ» заповнюється одним рядком. Програма сама розкладе цей рядок на три слова (відповідно Прізвище, Ім'я, По батькові). Навіть якщо в «ПІБ» більше трьох слів, все одно заповнюємо одним рядком.

Важливо! Програма розбиває «ПІБ» по прогалин, тому подвійні прізвища потрібно писати строго цілком, інакше вийде ось що:

Далі заповнюємо по порядку всі необхідні поля. Зверну увагу, що поля «ІПН» і «СНІЛС» не є обов'язковими на даному етапі, і програма дасть зберегти картку співробітника, але при цьому співробітник потрапить в розділ «Не вистачає даних». Однак оформити і провести документ «Прийом на роботу», роздрукувати трудовий договір і так далі програма дозволить. Але все ж варто відразу заповнити всі особисті дані, вони потрібні в першу чергу для звітності.

Отже, всі особисті дані співробітника заповнені. Натискаємо кнопку «Записати і закрити».

Буде створена картка «Співробітника», і автоматично створиться картка «Фізичної особи».

Різниця між співробітником і фізичною особою в 1С

Тут слід зробити невеличкий, але важливий відступ. Спробуємо розділити поняття «Співробітник» і «Фізична особа» і з'ясувати, для чого потрібні два типи карток.

Справа в тому, що у однієї фізичної особи може бути кілька трудових договорів. Наприклад, одна посада основна, друга за сумісництвом.

Важливо! Абсолютно неприпустимо, щоб у одного і того ж фізичної особи з'явилося кілька карток «Фізична особа». Таке дублювання призведе до неправильного розрахунку ПДФО та інших небажаних наслідків!

Тому при введенні нового співробітника необхідно стежити за тим, щоб, якщо він вже занесений до цього часу систему, був «прив'язаний» саме до «свого» фізичній особі.

При введенні нового співробітника програма автоматично здійснює пошук в довіднику «Фізичні особи» схожих даних з карткою нового співробітника і, якщо є збіги, попереджає про це.

Найнадійнішим способом завести в 1С ЗУП 8.3 другу і наступні «Картки співробітника» є введення безпосередньо з довідника «Фізичні особи».

Заходимо в довідник «Фізичні особи»:

При такому способі введення новий співробітник обов'язково буде «прив'язаний» лише до даного фізичній особі.

Якщо все ж з якоїсь причини сталося дублювання фізичної особи, в системі передбачена спеціальна обробка «Об'єднання карток з особистими даними». Вона доступна тільки співробітникам з певними правами доступу.

Отже, нового співробітника завели. Він потрапляє в розділ «Не оформлені трудові відносини».

Оформлення на роботу нового співробітника в 1С ЗУП

Щоб створити документ «Прийом на роботу», клацаємо правою кнопкою мишки на рядок з працівником і вибираємо «Оформити прийом на роботу»:

Відкриється вікно створення нового документа 1С:

На першій закладці обов'язково повинні бути заповнені поля «Підрозділ», «Посада», «Графік роботи». Без їх заповнення документ не проведеться.

Сума в полі «ФОП» формується за даними в закладці «Оплата праці». На неї і перейдемо:

Якщо на закладці «Главное» ми вказали посаду, а в довіднику «Штатний розклад» вже прописані види і суми нарахувань, таблиця з показниками заповниться автоматично. Можна додати додаткові нарахування вручну. Також зазначаємо «Порядок перерахунку» і спосіб розрахунку «Авансу».

На останній закладці «Трудовий договір» вказуємо дані трудового договору.

Натискаємо «Провести і закрити».

Отже, ми завели і взяли на роботу нового співробітника:

Тепер можна здійснювати нарахування та виплату заробітної плати та інші дії з новим співробітником.