Представницькі витрати як оформити на прикладі, зразок наказу на 2019 рік, положення, звіту і

Кожна фірма або організація має представницькі витрати, які виникають при вирішенні серйозних питань в неофіційній обстановці. Найчастіше податкові органи не визнають такі витрати для оподаткування доходів з-за неправильно сформованих документів або у зв'язку з тим, що компанія не володіє вагомими доказами про економічну виправданість зроблених витрат.

В даному випадку юридичній особі або індивідуальному підприємцю необхідно знати, які документальні акти необхідні, як їх правильно оформити, щоб контролюючі органи визнали представницькі витрати загальними витратами.

процедура оформлення

В даний час чинним законодавством України не передбачено конкретний список документальних актів. які б підтверджували представницькі витрати при нарахуванні податків. Тому кожне підприємства особисто визначає порядок контролю та оформлення таких витрат, для надання їх в податкові установи.

Більшість підприємців керуються пунктом 1 статті 252 Податкового кодексу РФ. який регламентує визнання вироблених витрат, якщо вони мають документальне підтвердження та економічне обгрунтування. Таким чином, під доказом розуміються такі витрати організації, які оформлені відповідними документами, згідно нормативно-правовій базі РФ.

У зв'язку з цим бухгалтерські співробітники компанії повинні грамотно і відповідно до затвердженого порядку складати як зовнішні первинні акти, так і внутрішні розпорядчі документи.

Під зовнішніми первинними актами, згідно з якими можна провести оформлення представницьких витрат, є:

• товарні накладні;
• різні витратні акти;
• товарні чеки;
• фактурні рахунку.

Також представницькі витрати можуть складатися за допомогою наступних внутрішніх організаційних документів:

вимоги

Крім цього, в оформлюваних документах за представницькими витратами потрібно вказати такі дані:

При відрядженні. фінансовий директор ТОВ «Цемент» Кондратенюк В.І. був відряджений в м.Алчевськ для ведення ділових переговорів з уповноваженими співробітниками ТОВ «Бетонит». Завдання цих переговорів полягає в здійсненні спільного ведення бізнесу, а саме, випуск нової продукції і її реалізація. Відповідно до розпорядження директора підприємства, витрати по проведенню заходу оплачує Кондратенюк В.І.

Сума витрат на здійснення ділової зустрічі, а саме, вечеря в ресторані склав 8678 рублів, при цьому ПДВ склав +1457 рублів.

У бухобліку ТОВ «Цемент» представницькі витрати були показані такими проводками.

Дт 26 Кт 71 - враховані понесені Кондратенюком В.І. витрати під час відрядні поїздки (8678 рублів - 1457 рублів) = 7221 рубль. Підтверджуючими документами є надані:

• авансовий звіт;
• рахунок-фактура з ресторану;
• звіт про підсумки поїздки;
• акт про результати проведених переговорах.

Дт 19 Кт 71 - враховують суму ПДВ за представницькими витратами, понесених на відрядження особою.

Однак, недо А.М. на проведення заходів, витратив з усієї суми тільки 68500 рублів, а саме:

• квитки в історичний музей - 15700 рублів;
• обід в ресторані «Танукі» - 43800 рублів;
• доставка до місця призначення ділових партнерів - 9000 рублів.

Бухгалтерський працівник ТОВ «Комп'ютер» зробив в бухобліку такі проводки:

• Дт 71 Кт 50 - видані підзвітні кошти в сумі 86000 рублів (підтверджуючий документ - видатковий контрольно-касовий ордер);
• Дт 44 Кт 71 - взяті до врахування витрати на відвідування музею і обід (15700 + 43800) = 59500 рублів (акти - чек з ресторану, квитки з музею, авансовий звіт);
• Дт 50 Кт 71 - повернення невикористаних коштів в касу підприємства 17500 рублів (доказ - наявність прибуткового касового ордера);
• Дт 44 Кт 76 - рахунок, виставлений транспортною фірмою за надані послуги, дорівнює 9000 рублів (підтвердження - рахунок-фактура).

Податковий кодекс України не розглядає похід в музей і транспортні витрати як представницькі витрати.

Наказ є внутрішнім розпорядчим актом підприємства і повинен включати наступну інформацію:

• назва суб'єкта господарювання;
• найменування акта (наказ, службове доручення або розпорядження);
• мета і завдання запланованого заходу;
• резолютивні визначення, що стосуються певних осіб (це можуть бути співробітники, на яких покладається відповідальність проведеної програми або завдання);
• яка стверджує підпис безпосереднього керівника організації;
• ознайомчі підписи співробітників, на яких покладено ті чи інші зобов'язання;
• список доповнень, якщо такі існують.

Положення повинно мати такі розділи:

• інформація про призначення документального акту;
• перелік понять і термінів, які використовуються в положенні;
• завдання здійснення врахованих витрат;
• вказівка ​​місця розташування, де будуть проводитися офіційні заходи;
• перелік організацій, задіяних у плановане проведення заходу;
• список представницьких витрат;
• порядок складання обліку представницьких витрат;
• правила взаємин зі сторонніми компаніями.

Правильно оформлений акт обов'язково повинен містити наступну інформацію:

• витрати, понесені в результаті проведення представницьких заходів;
• грошовий вираз здійснюваних витрат згідно з кошторисом;
• фактичні витрати, які виражаються в грошовому еквіваленті;
• найменування документів, що підтверджують проведення представницького процесу;
• підпис головного бухгалтера організації;
• яка стверджує підпис керівника компанії.

Для формування звіту відображаються такі відомості:

• Дата складання;
• основна тематика проведеної представницької програми;
• підсумок проведеного заходу;
• перелік осіб, які брали участь в запланованій програмі;
• місце і час проведення програми;
• список підтверджуючих документів.