Право підпису первинних документів - термін зберігання, хто може підписувати, перелік осіб, які мають
Всі документи, супутні оформлення господарських операцій, повинні підписуватися першими особами. Без цього вони визнаються недійсними. Кому належить право підпису первинної документації?
Будь-який документ визнається дійсним тільки при належному оформленні. При цьому в залежності від типу документації розрізняються і способи її запевнення.
Так підписувати первинні документи має право дуже вузьке коло осіб. Хто має право підписувати первинну документацію?
Будь-які господарські операції, що проводяться в організації, повинні оформлятися виправдувальною документацією. Називається така первинними обліковими документами.
На підставі їх здійснюється бухгалтерський облік. Одним з основних вимог до первинних документів є присутність на них підписи відповідальної особи.
При цьому дійсним документ стає тільки при його посвідченні особою, яка має право на підпис первинних документів.
Перелік осіб, котрі мають право на підпис первинної документації, повинен бути ратифікований спеціальним наказом. Деякі представники організації мають цим правом в силу займаної посади.
Іноді цей перелік фіксується в обліковій політиці організації. В окремих випадках право підпису може надаватися третім особам.
Колишня редакція «Закону про бухоблік» вимагала, щоб перелік осіб, які мають право підпису первинних документів, затверджувався безпосередньо керівником організації за узгодженням з головним бухгалтером.
У відкоректованому законодавстві не передбачається ні затвердження, ні узгодження з ким би то не було.
І все ж Мінфін вважає, що список осіб з правом підпису первинної документації повинен затверджуватися керівником.
Чіткий розподіл повноважень всередині організації запобігає виникненню неясностей і непорозумінь.
визначення
Підписом іменується власноручний розпис посадової особи або повноважного представника суб'єкта, що підтверджує справжність документа або завіряє його копію.
Підпис ставиться до обов'язкових реквізитів практично будь-якого офіційного документа. Складається реквізит «Підпис» з:
- найменування посади підписала документ особи;
- особистої розпису;
- розшифровки розпису (прізвище та ініціали).
Важливим нюансом є те, на якому документі ставиться підпис. При оформленні документа на бланку не потрібно вказувати назви організації в складі реквізиту «Підпис».
Якщо документ оформлений на звичайному аркуші, то вказівку найменування організації обов'язково.
Право підпису первинної документації означає, що підписаний таким чином документ має абсолютну юридичну силу. Тобто вважається офіційним документом при будь-яких обставинах.
До первинної документації зараховуються документи, що містять вихідні дані в результаті проведення якоїсь господарської операції.
У бухгалтерському обліку обійтися без первинної документації просто неможливо. Такими документами оформляються будь-які господарські операції в момент їх звершення або відразу після закінчення.
Саме на основі первинних документів здійснюються всі подальші бухгалтерські процедури.
Основним призначенням первинних облікових документів є підтвердження юридичної сили вироблених госпоперацій.
При цьому встановлюється відповідальність окремих виконавців за здійснені операції. Для більшої частини первинних документів передбачені уніфіковані форми.
При відсутності такої організація має право сама розробити форму документа. Але в будь-якому випадку первинний документ повинен обов'язково мати такі реквізити як:
Правова база
Тобто в кожному первинному документі існувати повинна особистий підпис відповідального за проведення операції особи.
Також наділятися правом першого підпису можуть і інші особи. Підставою стає довіреність. видана в законодавчо встановленому порядку.
Право другого підпису покладається на бухгалтера, відповідального за ведення бухобліку. Керівник може передати право першого підпису іншим особам, керуючись наказом або дорученням.
Іноді співробітник має право підписувати первинні документи в силу займаної посади.
У такому випадку для підтвердження своїх повноважень поза організації суб'єкт повинен пред'явить документ, який вказує на наявність права підпису (наприклад, посадову інструкцію).
Існують певні відмінності між наказом і довіреністю. Наказ на право підписання первинної документації від імені організації оформляється щодо конкретної посадової особи.
Він функціонує протягом усього періоду трудових відносин з цим працівником. В основному наказом створюється право підпису документів, які є внутрішніми.
Довіреність видається на певний фізична особа, незалежно від займаної посади. Зазвичай довіреність видається на обумовлений термін.
Будь-яка людина може отримати право підпису первинної документації при наявності довіреності від уповноваженої особи організації.
Довіреність від імені організації видається після завірення його підписом головного керівника і печаткою організації (ст.185 п.5 ЦК України). Нотаріального підтвердження така довіреність не вимагає.
Хто може підписувати за ІП
Податкове законодавство не містить норми, що дозволяє ІП делегувати свої повноваження на підпис первинних документів іншим особам.
Всі первинні документи індивідуальний підприємець зобов'язаний підписувати сам. Якщо документи підписані різними особами на те уповноваженими, вони не можуть прийматися до обліку.
Більш того, податкові органи можуть вважати це порушенням законодавства і залучити ІП до відповідальності за ст.120 НК. Як правило, це призводить до донарахування податку.
Підпис касової книги. РКО і ПКО особою, яка не має права виконувати обов'язки касира, незаконна.
Великий ризик, що податківці вважатимуть готівку, на яку оформлені документи, неоприбуткованою і оштрафують підприємця за ст.15.1 КоАП України.
Первинні документи має зберігати незалежно від того в якому вигляді вони оформляються, в паперовому або електронному.
Порядок оформлення первинних документів по касі, дивіться тут.
Згідно ФЗ №129 (ст.9 п.7) податковий орган може зажадати копії електронних первинних документів в паперовому вигляді.
Ст.17 ФЗ №129 зобов'язує організації зберігати первинну документацію протягом п'ятирічного періоду.
У ст.23 НК вказано, що відомості бухгалтерського обліку та інші документи, потреби для нарахування та виплати податків, зберігати треба чотири роки.
Документи, які засвідчують збиток, стерпний на майбутній період, повинні зберігатися до моменту зменшення оподатковуваної суми на величину понесених раніше збитку (ст.283 НК).
Чітко розмежувати бухгалтерську і податкову документацію вкрай непросто. Тому краще дотримуватися максимального терміну збереження, тобто зберігати документацію не менше п'яти років.
Первинні документи це основа документальної бази організації. Важливо знати і дотримуватися правил її оформлення.
Неналежна підпис первинних документів зможе не тільки стати причиною претензій з боку податкової інспекції, але і порушити діяльність організації в цілому.