Правило 2 хвилин

Сучасна людина рідко вільний від справ - завжди знайдеться той, з чим потрібно розібратися. Робота, прибирання, відповіді на електронні листи, похід в магазин - все це важливі справи, які вимагають уваги. Однак багато хто стикається з браком часу. Робочих листів накопичилося так багато, що на відповіді буде потрібно кілька годин. Квартира настільки заросла пилом і брудом, що прибирання може зайняти цілий день! Щоб економно витрачати свій час, не потонути в величезному сніговому комі справ, необхідно засвоїти правило двох хвилин. Що це таке і як це працює?

Getting Things Done

Правило 2 хвилин було придумано Девідом Алленом. Він описав методику в своїй книзі «Getting Things Done» (що в перекладі означає «доведення справ до завершення»). Ця праця присвячена збереженню часу, раціональному його використанню. Девід Аллен вчить своїх Новомосковсктелей підвищенню особистісної ефективності. Його методика була схвалена науковими виданнями, вона практикується в багатьох країнах світу. Саме в книзі «Getting Things Done» було сформульовано правило двох хвилин: якщо справа потребуватиме дві хвилини, то потрібно виконати його прямо зараз! Що ж означає цей принцип на практиці?

Суть правила двох хвилин

У кожної людини протягом дня накопичуються незначні справи і дрібні завдання. Покласти речі в шафу, помити за собою чашку, відповісти на лист, зателефонувати колезі, винести сміття. Погодьтеся, що всі ці завдання зажадають навіть менше, ніж дві хвилини. Однак ми схильні відкладати їх у довгу шухляду, не надавати їм значення. До кінця дня таких дрібних справ накопичиться так багато, що буде складно з ними впоратися за короткий термін. Якщо слідувати правилу 2 хвилин, то можна уникнути цього нагромадження невеликих завдань. У правила є свій алгоритм, за яким необхідно оцінювати кожну справу, за яке вам належить взятися.

Алгоритм правила двох хвилин

Визначтеся, чи вимагає справу негайного виконання.
Якщо так, то оціните тимчасові витрати.
Якщо вам необхідно близько двох хвилин на завершення справи - приступайте до його виконання.
Якщо справа не вимагає одномоментного втручання або займе більше двох хвилин - відкладіть його.

Правило не означає, що ви повинні виконувати всі свої завдання з секундоміром, а після закінчення двох хвилин негайно кидати розпочате. Нічого страшного, якщо справа потребуватиме 3 або навіть 5 хвилин. Навіть якщо ви витратите на нього всі 20, то придбаєте корисний досвід - будете знати, скільки часу потрібно на виконання завдань такого роду. Суть правила двох хвилин в тому, щоб швидко впоратися з усіма незначними справами протягом дня. Адже набагато простіше відповісти на один лист, ніж потім відповідати на 10 листів. Через якийсь час ви навчитеся ефективно планувати свій час, раціонально його використовувати. Більш того, при величезній кількості справ може істотно постраждати якість їх виконання. Набагато простіше зробити добре одна справа за дві хвилини. Підшийте важливий документ в папку, і вам не доведеться потім шукати його. Помийте брудну тарілку, і вам не доведеться ввечері мити гору посуду. Домовтеся заздалегідь про зустріч, і вам не доведеться переносити свої плани в останній момент. Методика працює і по відношенню до робочих обов'язків, і в разі з домашніми справами, і для вирішення особистих питань.

Правило двох хвилин - це не вирішення всіх проблем, це зручна методика, яка дозволить вам спростити робочий день. Якщо освоїти це правило і застосовувати його на практиці, то ви будете більше встигати, але менше втомлюватися. У вас не буде купи справ або зобов'язань, які психологічно тиснуть і змушують витрачати години на їх виконання. Правило 2 хвилин дозволить істотно підвищити вашу особистісну ефективність.