Посадові обов’язки адміністратора проекту, інформація для претендентів на вакансію

У чому суть роботи адміністратора проекту?

Адміністратор проекту - незамінний співробітник команди. Для кожного проекту, в залежності від сфери діяльності, масштабу та інших факторів, керівник висуває індивідуальні вимоги до функцій і обов'язків адміністратора. В одному випадку вони повинні зводитися до роботи секретаря (тобто включати ведення переписки, прийом дзвінків, організацію нарад і відряджень). В іншому випадку адміністратор - "права рука" керівника проектів.

При першому варіанті вимоги до кваліфікації адміністратора мінімальні. У другому випадку він за значимістю є другою людиною після керівника. Обов'язки адміністратора будуть виглядати приблизно наступним чином:

• планування проектних робіт, моніторинг і контроль дотримання планів;

Планування проектних робіт - найбільш важливий етап управління, який допомагає розподілити за часом виконання кожної операції, що веде до своєчасної реалізації проектів. Моніторинг необхідний адміністратору проектів, щоб виявити відхилення показників виконання від запланованих значень і для визначення впливу таких відхилень на подальше здійснення та ефективність проектів.

• контроль виконання проектних завдань і доручень;

Чіткий контроль дій учасників проектної команди дозволяє своєчасно знайти й усунути причини збою в процесі виконання проекту.

• підготовка звітності по проекту в різних розрізах на основі наданих членами команди проекту даних;
• організація, ведення внутрішнього і зовнішнього документообігу проекту;
• організація нарад, підготовка презентацій, ведення протоколів;

Коло цих обов'язків більше нагадують роботу секретаря, але не применшують ролі адміністратора, оскільки така робота істотно спрощує роботу керівника проектів, та й усієї команди в цілому.

• своєчасне інформування членів команди проекту про зміни, що виникли в плані проекту або документації;
• допомога керівнику проекту щодо розробки проектної документації;
• адміністрування документації проектів (оформлення документів, оновлення, перевірка, супровід узгодження) і контроль її виконання;
• ведення та підтримання в актуальному стані бібліотеки проекту, контроль наявності в ній повної проектної документації;
• консультування команди проекту щодо методології управління проектами;
• допомога в складанні і ведення бюджету проектів;
• підготовка пакету документів, необхідних для укладення та виконання договорів з замовниками або підрядниками;
• ведення архіву проектів.

Перелік обов'язків адміністратора досить різноманітний і вимагає знань і компетенцій в різних аспектах управлінської діяльності. Що ж стосується вимог, що висуваються до кваліфікації адміністратора проектів, то найважливішими з них є знання:

1. PMI - методології управління проектами.
2. MS Project на рівні просунутого користувача.
3. Документів, що регламентують діловодство, архівна справа.
4. ГОСТів серії 34.
5. Основ бухгалтерського та управлінського обліку.