Посадова інструкція офіс-менеджера

___________________________________ (Прізвище, ініціали)
(Найменування організації, перед- ________________________
прийняття і т.п. його організаційно-(директор або інше долж-
правова форма) ностное особа, уповнова-
ного стверджувати долж-
ностно інструкцію)

Посадова інструкція
офіс-менеджера
______________________________________________
(Найменування організації, підприємства і т.п.)

"" ____________ 20__р. N__________

Дана посадова інструкція розроблена і затверджена на
підставі _______________________________________________________________
(Статуту, положення, наказу про структуру підприємства і т.п.)
відповідно до Трудового кодексу РФ, іншими нормативними актами,
Укаїни, що регулюють трудові відносини.

1. Загальні положення

2. Основні обов'язки

2.1. Щодня у встановлених термінів отримує ще й переглядає
документи, проводить їх реєстрацію, направляє виконавцям; вибирає
документи, що вимагають негайного розгляду, доповідає про них
генеральному директору, представляючи проекти резолюцій.
2.2. Веде оперативний облік проходження документів і щодня
контролює терміни виконання документів і усних доручень генерального
директора керівниками структурних підрозділів.
2.3. Готує за дорученням генерального директора проекти документів,
забезпечує узгодження проектів з керівниками підрозділів;
готує і оформляє управлінсько-розпорядчі документи.
2.4. Здійснює і контролює документообіг між офісом і
підрозділами. За дорученням генерального директора здійснює
документообіг між підприємством (офісом) та іншими організаціями,
органами, установами (податкова служба, пожежна інспекція і т.п.).
При виникненні питань, які потребують вирішення, негайно
повідомляє генеральному директору.
2.5. Веде діловодство, забезпечує збереження документації,
формує справи і передає їх на архівне зберігання, готує до знищення.
2.6. Виробляє реєстрацію і веде облік договорів. За дорученням
генерального директора готує довідки по виконанню договорів.
2.7. За відсутності менеджерів веде прийом клієнтів в офісі з
подальшою передачею справи безпосереднім виконавцям, менеджерам.
2.8. Веде облік, виписує доручення, приймає звіти
довірених осіб.
2.9. Щодня веде табель обліку робочого часу працівників офісу
або осіб, визначених розпорядженням керівника, оформляє
відрядні документи.
2.10. За дорученням генерального директора веде кадровий облік,
оформляє прийом і звільнення, відпустки, лікарняні працівників офісу.
2.11. Бере участь в нарадах, що скликаються генеральним директором,
організовує їх технічне обслуговування.
2.12. Забезпечує розсилку, ознайомлення, облік і зберігання наказів
і розпоряджень.
2.13. Своєчасно поповнює необхідні офісу запаси канцелярських
аксесуарів та витратних матеріалів.
2.14. Виконує окремі (разові) доручення генерального
директора, пов'язані з діяльністю фірми.
2.15. Офіс-менеджер, виконуючи покладені на нього функції, зобов'язаний:
- зберігати конфіденційність інформації;
- своєчасно виконувати розпорядження керівництва;
- дотримуватися правил і терміни підготовки документів;
- забезпечувати збереження документів;
- дотримуватися правил і норми ділового спілкування, службову
субординацію, дотримуватися коректного і доброзичливого стилю
спілкування з колегами і клієнтами.

Офіс-менеджер несе персональну відповідальність за:
4.1. Порушення чинного законодавства України при підготовці
документів.
4.2. Збереження конфіденційності інформації.
4.3. Невикористання наданих прав, порушення службової
субординації, неякісне, несвоєчасне виконання обов'язків.
4.4. Порушення правил трудового розпорядку, виробничої
дисципліни.
4.5. Незабезпечення збереження документів і ввірених матеріальних
цінностей.
4.6. Неправомірне використання наданих прав, використання
комерційної інформації в особистих цілях.

Посадова інструкція може бути змінена, доповнена наказом
генерального директора.

З інструкцією ознайомлений: