Портрет ідеального секретаря

Такі різні секретарі ...

Професія секретаря існує вже не одну сотню років і до сих пір залишається однією з найбільш затребуваних. Ще вчора посаду секретаря в фірмах була присутня в єдиному екземплярі. Одна людина займався всім, включаючи прийом дзвінків, розподіл роботи. друк документів, чай-кава для відвідувачів і складання робочого дня боса. Сьогодні ж в поодинці справлятися з таким купою обов'язків у великих компаніях просто неможливо.

Секретар на ресепшн займається прийомом і розподілом вхідних дзвінків, зустрічає і проводжає відвідувачів, щоб вони не заблукали в офісних лабіринтах.

Вечірній секретар потрібно для тих компаній, які або працюють цілодобово, або мають партнерів в іншому часовому поясі. Вечірній секретар відповідає на актуальні після офіційного закінчення робочого дня дзвінки, приймає і обробляє кореспонденцію. Незважаючи на роботу у вечірню зміну, вважається, що ця посада пов'язана з мінімальним виконанням професійних обов'язків.

Секретар-друкарка зобов'язана знати основні комп'ютерні програми, діловодство і вміти швидко набирати текст (зі швидкістю близько 200 знаків в хвилину). Не кажучи вже про те, що до автоматизму повинна бути доведена робота з ксероксом, факсом, міні-АТС та іншою офісною оргтехнікою.

Офіс-менеджер - універсал, який об'єднує в собі переваги хорошого секретаря та адміністратора. Як правило, саме цього фахівця не вистачає більшості малих і середніх підприємств. В обов'язки офіс-менеджера входить координація роботи відділів офісу, кур'єрів, забезпечення співробітників канцтоварами, закупка витратних матеріалів для офісної техніки, прийом дзвінків, факсів, електронної та іншої пошти тощо. Офіс-менеджер має право виконувати певні проекти в межах своєї компетенції (вивчення нових товарів і послуг, вдосконалення систем роботи компанії).

Секретар-референт - права рука керівника. Йому довіряється підготовка проектів рішень, текстів виступів керівника, редагування звітів та іншої документації. Він відстежує, як співробітники виконують розпорядження директора компанії, оцінює якість їх роботи. Секретар-референт так само, як і асистент керівника, присутній на нарадах і зустрічах з партнерами. Його завдання - вести протоколи ділових переговорів, при необхідності виконувати функції перекладача.