Порядок відшкодування транспортних витрат співробітників

Відшкодування транспортних витрат сотруднікунередко стає темою обговорення у бухгалтерів. У даній статті ми розглянемо, які норми права регулюють це питання, які витрати відносяться до транспортних, а також наведемо алгоритм бухгалтерського і податкового обліку компенсації транспортних витрат працівникові.

Що таке компенсація, і які витрати персоналу відносяться до транспортних?

У штаті більшості компаній працюють співробітники, функціонал яких пов'язаний з поїздками. Це можуть бути водії, кур'єри, торгові агенти, менеджери, а також офісні працівники. Наприклад, касиру періодично потрібно здавати кошти в банк, а бухгалтеру - представляти документи в інспекцію. Такі витрати повинні компенсуватися роботодавцем.

Компенсація - грошова виплата, яка пов'язана з відшкодуванням співробітнику витрат, що виникли при виконанні його трудових обов'язків (ст. 164 ТК РФ).

До транспортних витрат, які підлягають відшкодуванню працівникам, відносяться:

Якщо ж робота співробітника має роз'їзний характер, то роботодавець повинен відшкодувати і витрати на оренду житлового приміщення, і витрати на проїзд, добові та інші витрати, передбачені ст. 168.1 ТК РФ.

Наказ, заяву про компенсацію та інші документи для підтвердження транспортних витрат

Локальні акти компанії

Розміри і алгоритм відшкодування витрат роз'їзним співробітникам потрібно прописати в колективному договорі і відповідних додаткових угодах з ними (ст. 168.1 ТК РФ). Умова про роз'їзному характері роботи також необхідно зафіксувати в трудовому договорі (ст. 57 ТК РФ).

Для обґрунтування службових поїздок як офісних, так і роз'їзних працівників можна оформити єдиний нормативний акт компанії, наприклад, положення про компенсацію транспортних витрат співробітникам, в якому прописати всі посади і порядок виплати відшкодувань. Такий документ дозволить виправдати роз'їзди як касира, так і торгового агента та ін.

Документи для оформлення і виплати компенсації за використання особистого автомобіля в службових цілях

Відшкодуванню також підлягають витрати за використання автомобіля співробітником в робочих цілях (ст. 188 ТК РФ). Для обгрунтування виплати компенсації працівник повинен надати роботодавцю копію ПТС, заяву з перерахуванням посадової функціоналу, для якого потрібно автомобіль, і вказівкою на те, як часто він використовується.

Якщо сума компенсації більше норми, то до складу витрат, що зменшують базу по прибутку, різниця не включається (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а між бухгалтерським і податковим обліком виникає розбіжність.

Документи при оренді авто у працівника

Відшкодування транспортних витрат на таксі

Облік транспортних витрат, що підлягають відшкодуванню співробітникам

З метою бухгалтерського обліку компенсації, пов'язані з відшкодуванням працівникам витрат, понесених при виконанні трудових обов'язків згідно зі ст. 164 ТК РФ, збираються на рахунку 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями» в кореспонденції з витратними рахунками. проведення:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 - відображено компенсація;

Дт 73 Кт 50 (51) - компенсація виплачена.

До податкового обліку при обчисленні прибутку приймаються всі компенсаційні виплати, за винятком сум, що перевищують норми подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Менеджер відділу продажів ТОВ «Деметра» Петров В. В. використовує власний автомобіль в робочих роз'їздах. Об'єм двигуна - понад 2 000 м 3. Сума компенсації дорівнює 6 900 руб. Блок проводок буде виглядати наступним чином:

Дт 26 Кт 73 - 1 500 руб. - нарахована компенсація в межах норм;

Дт 91.2 Кт 73 - 5 400 руб. (6 900 - 1 500) - компенсація, чи не приймається в податковому обліку.

Таким чином, сума витрат в бухгалтерському обліку перевищує витрати в податковому, і утворюється постійне податкове зобов'язання, регульоване нормами ПБО 18/02.

Дт 99 Кт 68 - 1 080 руб. (5 400 × 20%) - нарахований умовний витрата.

Компенсаціятранспортних витрат повинна бути підтверджена коректно заповненою первинним і економічно обгрунтована. Суми витрат на виплату компенсацій враховуються при розрахунку прибутку в повному обсязі, за винятком тих, що перевищують встановлені законом норми.