Порядок розробки положення про підрозділ ягу, контент-платформа

наказом ОД Термін введення встановлений

1. ПРИЗНАЧЕННЯ І ОБЛАСТЬ ЗАСТОСУВАННЯ

1.1 Дана інструкція встановлює порядок розробки Положення про структурний підрозділ ЯГУ.

1.2 Ця інструкція забезпечує дотримання єдиних вимог до складання та оформлення Положень про підрозділ.

1.3 Ця інструкція дійсна для посадових осіб, які беруть участь в розробці, погодженні та затвердженні Положень про підрозділ.

1.4. Ця інструкція поширюється на всі розробляються в ЯГУ Положення про підрозділ.

2. Нормативні посилання

У цій методичної інструкції є посилання на такі нормативні документи:

- ДСТУ ISO. Системи менеджменту якості. Вимоги.

- ДСТУ ISO. Системи менеджменту якості. Рекомендації щодо поліпшення діяльності;

3. ОСНОВНІ ВИЗНАЧЕННЯ ТА СКОРОЧЕННЯ

Організаційна структура - зобов'язання, повноваження і взаємовідносини. представлені у вигляді схеми, відповідно до якої підрозділ виконує свої функції.

Контрольний примірник документа - узгоджений і затверджений примірник документа, оформлений справжніми підписами, печаткою організації, що зберігається в спеціально відведеному місці.

Врахований екземпляр документа - завірена копія контрольного примірника документа, врахована в журналі реєстрації документів і призначена для безпосереднього використання в практичній діяльності.

Методична інструкція (МІ) - документ, що встановлює єдині норми і правила виконання окремих видів робіт в університеті, що пояснює вимоги стандарту і не ввійшли в нього в силу специфіки робіт, а також здійснення контролю за їх виконання.

Положення про структурний підрозділ (ПСП) - документ, в якому визначаються: порядок створення (утворення) підрозділу; правове становище підрозділу в організаційній структурі ЯГУ; структура підрозділу; завдання, функції, права і відповідальність підрозділу; порядок взаємодії з іншими підрозділами ЯГУ, форми звітності.

Процес - сукупність взаємопов'язаних і взаємодіючих видів діяльності. ко-торая перетворює вхідні елементи у вихідні.

Робоча інструкція (РІ) - документ, що встановлює порядок і спосіб здійснення робочого процесу (діяльності) конкретним виконавцем на робочому місці.

Реєстрація документа - запис облікових даних документа по уста-ною формою і присвоєння йому цифрового, літерного чи буквено-цифрового позначення.

Керівництво за якістю (РК) - документ, що описує систему менеджменту якості організації (університету).

Система управління якістю (СУЯ) - система для розробки політики і цілей в області якості, а також досягнення цих цілей.

4. Загальні положення

4.1 Положення про структурний підрозділ (далі - Положення) є локальним нормативним актом університету і складається в порядку внутрішнього самоврядування.

4.2 Всі структурні підрозділи університету зобов'язані мати свої Положення, дія яких поширюється на всіх працівників відповідного підрозділу. На підставі положень про підрозділи будуються взаємини між ними, т. К. Підрозділи зобов'язані взаємодіяти і співпрацювати, а не втручатися в сфери діяльності і зони відповідальності один одного.

4.3 Розробка Положення дозволяє досягти наступних управлінських цілей:

- визначити правовий статус підрозділу і його місце в системі управління підприємством;

- закріпити внутрішню структуру підрозділу;

- розмежувати завдання, функції, права і відповідальність;

- забезпечити більш повне виконання покладених на підрозділ і його керівника функцій;

- обґрунтувати оцінку результатів діяльності підрозділу;

- закріпити організаційно-правову основу документування діяльності підрозділу.

5.1. Текст Положення складається з таких розділів:

- взаємини (службові зв'язки) з іншими підрозділами;

5.2 «Загальні положення»

У розділі відображається:

- точне (повне та скорочене) найменування підрозділу;

- його місце в організаційній структурі ЯГУ (вказується, чи є підрозділ самостійним або входять до складу іншого підрозділу);

- підпорядкованість (визначається, кому з керівництва підпорядковується підрозділ);

- керівництво підрозділом (безпосередній керівник підрозділу, порядок призначення і звільнення його із займаної посади, кваліфікаційні вимоги, що висуваються до керівника структурного підрозділу, заміщення керівника структурного підрозділу в період його відсутності);

- основоположні організаційно-правові документи, якими керується підрозділ у своїй діяльності (першочерговими документами є Федеральні закони, Статут ЯГУ, "Керівництво за якістю ЯГУ", МІ);

- планування діяльності підрозділу - указується, по яким планам ведеться робота підрозділу;

- форми звітності про діяльність підрозділу - указується форма (письмовий звіт, заслуховування перед керівництвом) і періодичність звітності.

5.3 «Організаційна структура підрозділу»

Структура підрозділу розробляється керівництвом підрозділу спільно з ПФУ. У міру діяльності підрозділу структура може змінюватися.

Структуру підрозділу можна відобразити текстом або представити у вигляді схеми на аркушах формату А4, де відображені структурні одиниці підрозділи і, по можливості, вказані взаємозв'язки між ними.

У цьому ж розділі необхідно відобразити порядок затвердження Положень про структурні одиниці підрозділи, розподілу обов'язків між працівниками підрозділу, затвердження ДІ працівників і т. Д.

В даному розділі також вказується штатна чисельність підрозділу. Вона може приводитися в самому Положенні або оформлятися окремим додатком.

5.4 «Основні завдання підрозділу»

В даному розділі необхідно вказати напрямок діяльності даного структурного підрозділу і перерахувати основні завдання, які вирішуються підрозділом в рамках реалізації Політики ЯГУ в області якості. Якщо до складу підрозділу входять структурні одиниці, то рекомендується проводити розбивку завдань.

5.5 «Функції підрозділу»

В даному розділі відображаються конкретні види діяльності, закріплені за структурним підрозділом. Структура розділу може являти собою простий текст, а може представлятися у вигляді таблиці матриці відповідальності, яка виключає дублювання функцій.

Необхідно відобразити функції підрозділу, що впливають на якість, в тому числі щодо ініціювання та виконання заходів, спрямованих на попередження невідповідностей процесів, визначення та реєстрації будь-яких проблем, що стосуються процесів і СМК.

5.6 «Права підрозділу»

На відміну від посадової інструкції Положення про підрозділ наділяє правами не окремого працівника, а весь підрозділ. Рекомендується привести загальний для керівника підрозділу та його працівників перелік прав і окремим блоком виділити права керівника. Наділяючи його правами, перевагу слід віддавати функціональним прав, так як трудові права у нього ті ж, що і у працівників підрозділу.

5.7 «Відповідальність підрозділу»

В даному розділі поряд з відповідальністю за все підрозділи виділяється відповідальність керівника підрозділу, так як за загальним правилом він у своїй діяльності керується Положенням про підрозділ і посадова інструкція на нього не розробляється. В першу чергу, керівник несе відповідальність за належне і своєчасне виконання підрозділом своїх функцій. У Положенні вказується, що відповідальність працівників підрозділу встановлюється ДІ. Ступінь відповідальності посадових осіб підрозділу за якість процесів відбивається в Матриці відповідальності (Додаток Б).

5.8 «Взаємовідносини (службові зв'язки) підрозділу»

В даному розділі відображаються службові взаємини структурного підрозділу з іншими підрозділами ЯГУ і сторонніми організаціями з питань, що входять до компетенції структурного підрозділу.

Взаємодія між підрозділами може виражатися в наступному:

- колегіальна розробка програм, проектів документів, проведення навчально-дослідних робіт, спільно виконання певних видів робіт;

- в скоєнні узгоджених дій з іншими структурними підрозділами;

- в скоєнні зустрічних дій.

Способи оформлення - тексти, схеми, таблиці (Додаток В).

5.9. Якщо підрозділ має право вести підприємницьку діяльність. забезпечує університету отримання доходу, то необхідно ввести пункт «Фінансово-господарська діяльність». в якому вказати:

- підрозділ, який веде облік фінансово-економічної діяльності структурного підрозділу;

- порядок використання бюджетних коштів і коштів, отриманих від підприємницької діяльності;

- інші особливості фінансового забезпечення діяльності підрозділу

6. ВИМОГИ ДО РОЗРОБКИ І ФОРМУВАННЯ НАЦІОНАЛЬНИХ

6.1 Положення про структурний підрозділ розробляється керівником підрозділу, їм підписується, узгоджується з вищим керівництвом і затверджується ректором університету.

6.3 Всі розділи Положення повинні бути пов'язані між собою і з ДІ, які пишуться на підставі Положення про підрозділ.

6.4 Положення оформляється на аркушах формату А 4 згідно з додатком А.

6.5 Після тексту Положення повинні бути проставлені посаду, ініціали, прізвища розробників і узгоджувальних осіб.

6.6 Всі Положення про підрозділи ЯГУ повинні пройти узгодження у першого проректора, який курирує проректора, начальника управління кадрів, начальника юридичного відділу і в Центрі якості ЯГУ.

6.7 Положення затверджується і вводиться в дію особистим підписом ректора університету.

6.8 Реєстрацію положення і присвоєння йому позначення здійснює відповідальний за управління документацією в підрозділі-розробника.

6.9 Положення реєструється і позначається датою і номером, який складається з індексу за номенклатурою справ структурного підрозділу університету та відокремленого точкою порядкового номера Положення по Журналу реєстрації документів системи менеджменту якості підрозділу:

6.10 Контрольний примірник Положення зберігається в Центрі якості ЯГУ, врахований екземпляр - у керівника підрозділу.

6.11 Центр якості здійснює реєстрацію Положень про підрозділ в журналі реєстрації за формою Додатка Г.

7. ПОРЯДОК ВНЕСЕННЯ ЗМІН І ДОПОВНЕНЬ ДО ПОЛОЖЕННЯ

7.1 У міру необхідності (при зміні цілей і завдань Політики в області якості, організаційної структури університету, перерозподілу функцій між підрозділами і посадовими особами і т. П.) Наказом ректора до Положення вносяться зміни і доповнення.

7.2 Зміни узгоджуються, затверджуються і вводяться в дію в тому ж порядку, який передбачений для розроблюваного Положення.

7.3 Після погодження та затвердження змін керівник підрозділу вносить зміни в оригінал Положення.

7.4 Копію наказу про внесення змін і доповнень до Положення про підрозділ необхідно направляти всім зацікавленим підрозділам і посадовим особам і зберігати їх разом з основним текстом Положення.

7.5 До Положення допускається вносити не більше п'яти змін, після чого воно підлягає перегляду.

7.6 Зміни оформляються на окремому аркуші з обов'язковим зазначенням реєстраційного номера наказу. Форма змін приведена в Додатку Д.

7.7 Положення підлягає обов'язковому перегляду один раз в п'ять років і щорічному уточненню за підсумками роботи університету.

7.8 Всі зміни і доповнення до Положення складаються і оформляються в письмовому вигляді в тому ж порядку, яким Положення про підрозділ вводиться в дію, і підшиваються до відповідних екземплярів документа.

7.9 Положення повинно бути скасовано, заново розроблено і введено в дію в наступних випадках:

- при зміні назви університету чи його структурного підрозділу;

- при реорганізації структурного підрозділу.

7.10 Положення вважається скасованим, якщо введена в дію його нова редакція.

7.11 Враховані екземпляри повинні бути вилучені і знищені відповідальним за управління документацією в підрозділі протягом трьох днів з моменту скасування документа. У Журналі реєстрації документів підрозділу робиться позначка про скасування документа і введення нового. На контрольному екземплярі робиться позначка про анулювання.

8. Контроль за виконанням вимог

Контроль за виконанням вимог цієї Інструкції здійснює відповідальний за управління документацією в підрозділі, а також аудитор при проведенні внутрішньої перевірки.

9. Відповідальність

Відповідальність за розробку Положення про підрозділ несе керівник підрозділу; за облік, реєстрацію, вилучення і знищення - відповідальний за управління документацією в підрозділі, за зберігання - керівник Центру якості ЯГУ.

Відповідальність за затвердження та введення в дію Положення про структурний підрозділ несе ректор.