Поняття і принципи побудови науково довідкового апарату
Поняття і структура науково-довідкового апарату до документів архівного фонду Укаїни
Дана дослідницька робота присвячена вивченню науково-довідкового апарату в сучасних державних архівах.
Актуальність даної роботи полягає в значенні науково-довідкового апарату для архівних установ та правильності його складання, адже без довідково-пошукових засобів (СПС) архів, з упорядкованого сховища документної інформації, перетвориться в «інформаційну звалище», в якій знайти необхідні дані буде практично неможливо .
Об'єкт дослідження - архівна справа
Предмет дослідження - науково-довідковий апарат
Мета даної роботи: вивчити систему науково-довідкового апарату до документів Архівного фонду Укаїни
Для досягнення даної мети необхідно вирішити такі завдання:
1. Визначити поняття «науково-довідковий апарат»
2. Вивчити принципи побудови науково-довідкового апарату
3. Вивчити структуру науково-довідкового апарату
4. Проаналізувати науково-довідковий апарат в архівах, зберігають документи Архівного фонду Укаїни
1. Науково-довідковий апарат: поняття, принципи побудови, структура
Поняття і принципи побудови науково довідкового апарату
Система довідково-пошукових засобів (система науково-довідкового апарату) до документів архіву - це комплекс взаємопов'язаних і взаємодоповнюючих архівних довідників про склад і зміст архівних документів, що створюються на єдиній методичній основі для пошуку архівних документів і архівної інформації з метою ефективного використання
Архівні довідники бувають традиційними, тобто на паперових носіях, і автоматизованими, тобто реалізовані за допомогою обчислювальної техніки. Основна мета архівних довідників - оперативний пошук необхідної документної інформації.
Створення науково-довідкового апарату до архівних документів - діяльність щодо забезпечення документної інформацією громадян, юридичних осіб і інших споживачів інформації.
При роботі з інформацією необхідно розрізняти першоджерела і вторинну документную інформацію.
Первинна документная інформація - архівні документи, що містять відомості про об'єктивні явища і розумової діяльності людини.
Вторинна документная інформація - це «інформація про інформацію», тобто відомості, що містять описову інформацію про першоджерело.
Архівні довідники і первинна документная інформація, тобто документи, в цілому становлять архівну інформаційне середовище.
Архівні довідники діляться на обов'язкові та додаткові. Обов'язкові архівні довідники є в кожному державному і муніципальному архіві. До них відносяться описи справ, каталоги і путівники. Додаткові архівні створюються в міру необхідності, яка визначається специфікою того чи іншого архівної установи, або складаються історично. До них відносяться Огляди документів, довідники, тематичні списки та бази даних.
Система науково-довідкового апарату кожного федерального архіву була докладно представлена у виданні «Федеральні архівиУкаіни і їх науково-довідковий апарат». Унікальність цього довідники полягає в тому, що вперше в історії вітчизняного архівознавства воєдино зведені дані про основні елементи довідкового апарату кожного федерального архіву.