Поняття бд і СУБД
1. Поняття БД і СУБД. Види СУБД ..................................... ...... 3
2. СУБД Microsoft Access. ....................................................... 7
Список використаної літератури ………………………………………. 11
1. Поняття БД і СУБД. Види СУБД.
База даних являє собою сукупність спеціальним чином організованих даних, що зберігаються в пам'яті обчислювальної системи і відображають стан об'єктів та їх взаємозв'язків в даній предметній області.
Слід врахувати, що це визначення не є єдино можливим. Інформатика щодо визначень найчастіше не схожа на математику з її повною однозначністю. Якщо підійти до поняття "база даних" з чисто користувальницької точки зору, то виникає інше визначення: база даних - сукупність збережених операційних даних деякого підприємства.
У базі даних підприємства, наприклад, може зберігатися:
вся інформація про штатний розклад, про робітників і службовців підприємства;
відомості про матеріальні цінності;
дані про надходження сировини і комплектуючих;
відомості про запаси на складах;
дані про випуск готової продукції;
накази і розпорядження дирекції і т.п.
Навіть невеликі зміни будь-якої інформації можуть призводити до значних змін в різних інших місцях.
Приклад. Видання наказу про підвищення на посаді одного працівника призводить до змін не тільки в особовій справі працівника, а й до змін у списках підрозділу, в якому він працює, в відомостях на зарплату, в графіку відпусток і т.п.
Оскільки основу будь-якої бази даних становить інформаційна структура, бази даних ділять на три типи: табличні (реляційні), мережеві, ієрархічні.
Досвід використання баз даних дозволяє виділити загальний набір їх робочих характеристик:
повнота - чим повніше база даних, тим імовірніше, що вона містить потрібну інформацію (проте, не повинно бути надлишкової інформації);
правильна організація - чим краще структурована база даних, тим легше в неї знайти необхідні відомості;
актуальність - будь-яка база даних може бути точною і повною, якщо вона постійно оновлюється, тобто необхідно, щоб база даних в кожен момент часу повністю відповідала стану відображуваного нею об'єкта;
зручність для використання - база даних повинна бути проста і зручна у використанні і мати розвинені методи доступу до будь-якої частини інформації.
Треба відзначити, що база даних - це, власне, сховище інформації і не більше того. Однак, робота з базами даних трудомістка й виснажлива. Для створення, ведення та здійснення можливості колективного користування базами даних використовуються програмні засоби, звані системами управління базами даних (СКБД).
Система управління базами даних (СКБД) - це система програмного забезпечення, що дозволяє обробляти звернення до бази даних, що надходять від прикладних програм кінцевих користувачів. Іншими словами, СУБД є інтерфейсом між базою даних і прикладними завданнями.
Системи управління базами даних дозволяють об'єднувати великі обсяги інформації і обробляти їх, сортувати, робити вибірки за певними критеріями і т.п.
Основні функції СУБД - це:
Простота використання СУБД дозволяє створювати нові бази даних, не вдаючись до програмування, а користуючись лише вбудованими функціями.
СУБД забезпечують правильність, повноту і несуперечність даних, а також зручний доступ до них.
Для менш складних застосувань замість СУБД використовуються інформаційно-пошукові системи (ІПС), які виконують такі функції:
зберігання великого обсягу інформації;
швидкий пошук необхідної інформації;
додавання, видалення і зміна інформації, що зберігається;
висновок її в зручному для людини вигляді.
В інформаційних системах, які працюють на ПК, сумісних з IBM PC, великого поширення набули так звані dBASЕ-подібні системи управління базами даних (СКБД). Відомо принаймні три сімейства таких СУБД (dBASE, FoxPro і Clipper), однак версій оригінальних систем і їх адаптованих варіантів набагато більше. Для користувачів істотним є те, що відрізняючись між собою командними мовами і форматом індексних файлів, всі ці СУБД використовують одні і ті ж оперативні файли з розширенням. DBF, формат яких став на деякий час своєрідним стандартом баз даних.
B dВАSE-подібних БД фактично використаний реляційний підхід до організації даних, тобто кожен файл. DBF нагадує двовимірну таблицю, яка складається з фіксованого числа стовпців і змінного числа рядків (записів). B термінах, прийнятих в технічній документації, кожному колонку відповідає поле одного з п'яти типів (N - числове. C - символьне, D - дата, L - логічне. М - примітка), а кожному рядку - запис фіксованої довжини, що складається з фіксованого числа полів. C допомогою командних мов цих СУБД ми створюємо і виправляємо макети файлів. DBF (опису таблиць), створюємо індексні файли, пишемо піктограми роботи з базами даних (читання, пошук, модифікація даних, складання звітів і багато іншого). Характерною особливістю файлу DBF є простота і наочність: фізичне подання даних на диску в точності відповідає уявленню таблиці на папері.
Однак в цілому системи, побудовані на основі файлів DBF, слід вважати застарілими. Багато механізмів реляційних БД, розглянуті вище, в dBASE-подібних системах або не підтримуються, або створюються користувачами і програмістами «кустарним» способом.
Велику популярність до цих пір мають і інші СУБД (з іншим форматом файлів) - Paradox, Clarion, db_Vista і тд. Слід підкреслити, що перераховані системи ведуть родовід від МS-DОS, однак нині майже всі вони вдосконалені і мають версії для Windows.
Перераховані СУБД часто називають настільними, маючи на увазі порівняно невеликий обсяг даних, що обслуговуються цими системами. Однак з ними часто працюють не тільки індивідуальні користувачі, а й цілі колективи.
Разом з тим, в центр сучасної інформаційної технології поступово переміщуються більш потужні реляційні СУБД з так званими SQL-доступом (SQL - це мова запитів). В основі цих СУБД лежить так звана технологія «клієнт-сервіс». Серед провідних виробників таких систем - фірми Oracle, Centura (Gupta), Sybase, Informix, Microsoft та інші. З'явилися також об'єктні і об'єктно-реляційні СУБД.
Останнім часом стали серед СУБД найбільш популярними і використовуються в практиці Access, Lotus, Oracle.
Розберемо найбільш використовувану програму Access.
2. СУБД Microsoft Access
Access - в перекладі з англійської означає "доступ". MS Access - це функціонально повна реляційна СУБД. Крім того, MS Access одна з найпотужніших, гнучких і простих у використанні СУБД. У ній можна створювати більшість додатків, не написавши жодного рядка програми, але якщо потрібно створити щось дуже складне, то на цей випадок MS Access надає потужна мова програмування - Visual Basic Application.
Популярність СУБД Microsoft Access обумовлена наступними причинами:
Access є однією з найбільш легкодоступних і зрозумілих систем як для професіоналів, так і для початківців користувачів, що дозволяє швидко освоїти основні принципи роботи з базами даних;
система має повністю русифіковану версію;
повна інтегрованість з пакетами Microsoft Office: Word, Excel, Power Point, Mail;
ідеологія Windows дозволяє представляти інформацію барвисто і наочно;
можливість використання OLE технології, що дозволяє встановити зв'язок з об'єктами іншої програми або впровадити будь-які об'єкти в базу даних Access;
технологія WYSIWIG дозволяє користувачеві постійно бачити все результати своїх дій;
широко і наочно представлена довідкова система;
існує набір "майстрів" по розробці об'єктів, що полегшує створення таблиць, форм і звітів.
Після запуску системи з'явиться головне вікно Access (рис. 1). Тут можна відкривати інші вікна, кожне з яких по-своєму уявляє оброблювані дані. Нижче наведені основні елементи головного вікна Access, про які необхідно мати уявлення.
Рис.1. Екран СУБД Access.
У рядку заголовка відображається ім'я активної в даний момент програми. Рядок заголовка головного вікна Access завжди відображає ім'я програми MICROSOFT Access.
Піктограма системного меню - умовна кнопка у верхньому лівому кутку головного вікна практично будь-якої програми. Після клацання на цій піктограмі з'являється меню, яке дозволяє переміщати, розгортати, згортати або закривати вікно поточного додатка і змінювати його розміри. При подвійному натисканні на піктограму системного меню робота додатка завершується.
Панель інструментів - це група піктограм, розташованих безпосередньо під смугою меню. Головне її призначення - прискорений виклик команд меню. Кнопки панелі інструментів теж можуть змінюватися в залежності від виконуваних операцій. Можна змінювати розмір панелі інструментів і пересувати її по екрану. Також можна відобразити, заховати, створити нову панель інструментів або налаштувати будь-яку панель інструментів.
Вікно бази даних з'являється при відкритій базі даних. У ньому зосереджені всі "важелі управління" базою даних. Вікно бази даних використовується для відкриття об'єктів, що містяться в базі даних, таких як таблиці, запити, звіти, форми, макроси і модулі. Крім того, в рядку заголовка вікна бази даних завжди відображається ім'я відкритої бази даних.
За допомогою вкладки об'єктів можна вибрати тип потрібного об'єкта (таблицю, запит, звіт, форму, макрос, модуль). Необхідно сказати, що при відкритті вікна бази даних завжди активізується вкладка-таблиця і виводиться список доступних таблиць бази даних. Для вибору вкладки інших об'єктів бази даних потрібно клацнути по ній мишею.
До основних об'єктів Access відносяться таблиці, запити, форми, звіти, макроси і модулі.
Таблиця - це об'єкт, який визначається і використовується для зберігання даних. Кожна таблиця включає інформацію про об'єкт певного типу. Як вже відомо, таблиця містить поля (стовпці) і записи (рядки). Працювати з таблицею можна в двох основних режимах: в режимі конструктора і в режимі таблиці.
Запит - це об'єкт, який дозволяє користувачу отримати потрібні дані з однієї або декількох таблиць. Можна створити запити на вибір, оновлення, видалення або на додавання даних. За допомогою запитів можна створювати нові таблиці, використовуючи дані вже існуючих однієї або декількох таблиць.
Форма - це об'єкт, в основному, призначений для зручного введення відображення даних. Треба відзначити, що на відміну від таблиць, в формах не міститься інформації баз даних (як це може здатися на перший погляд). Форма - це всього лише формат (бланк) показу даних на екрані комп'ютера. Форми можуть будуватися тільки на основі таблиць або запитів. Побудова форм на основі запитів дозволяє представляти в них інформацію з декількох таблиць.
Звіт - це об'єкт, призначений для створення документа, який згодом може бути роздрукований або включений в документ іншого додатка. Звіти, як і форми, можуть створюватися на основі запитів і таблиць, але не дозволяють вводити дані.
Макрос - це об'єкт, який представляє собою структурований опис одного або декількох дій, які повинен виконати Access у відповідь на певну подію. Наприклад, можна визначити макрос, який у відповідь на вибір деякого елементу в основній формі відкриває іншу форму. За допомогою іншого макросу можна здійснювати перевірку значення деякого поля при зміні його змісту. У макрос можна включити додаткові умови для виконання або невиконання тих чи інших включених в нього дії.
Робота з формами і звітами істотно полегшується за рахунок використання макрокоманд. У MS Access є понад 40 макрокоманд, які можна включати в макроси. Дії виконують такі дії, як відкриття таблиць і форм, виконання запитів, запуск інших макросів, вибір опцій з меню, зміна розмірів відкритих вікон і т.п. Дії дозволяють натисканням однієї (або декількох одночасно) кнопки виконувати комплекс дій, який часто доводиться виконувати протягом роботи. З їх допомогою можна навіть здійснювати запуск програм, які підтримують динамічний обмін даних (DDE), наприклад MS Excel, і проводити обмін даними між вашою базою даних і цими додатками. Один макрос може містити кілька макрокоманд. Можна також задати умови виконання окремих макрокоманд або їх набору.
Модуль - об'єкт, що містить програми на MS Access Basic, які дозволяють розбити процес на більш дрібні дії і виявити ті помилки, які неможливо було б знайти з використанням макросів.
Завершивши роботу з Access (або з її додатком), треба коректно закінчити сеанс. Просте виключення комп'ютера - поганий метод, який може привести до виникнення проблем. При роботі WINDOWS додатки використовують безліч файлів, про існування яких користувач може навіть не підозрювати. Після виключення машини ці файли залишаться відкритими, що в майбутньому може позначитися на надійності файлової системи жорсткого диска.
Список використаної літератури
Бекаревич Ю. Пушкіна Н. «MS ACCESS за 30 занять».