Положення про службові відрядження - зразок 2019

Для чого оформляти положення про направлення працівників у службові відрядження

Положення про відрядження покликане встановити і закріпити безліч різних чинників: види відряджень (поУкаіни або за її межі), характер і величину відшкодовуються витрат на відрядження (тільки на проїзд і проживання або інший перелік), який використовується для поїздок транспорт та інші особливості.

Розробка такого внутрішнього документа з метою податкового обліку дозволяє безбоязно визнавати різноманітні витрати в якості витрат на відрядження та обґрунтовувати їх величину у витратах при розрахунку податку на прибуток або ССО-податку.

Необхідності в складанні положення про відрядження немає в тому випадку, якщо роботодавець не направляє своїх співробітників в службові поїздки і не планує це робити.

Що вважається відрядженням і коли положення про відрядження не застосовується

ВАЖЛИВО! Виходячи з визначення, даного в ст. 166 ТК РФ, службовим відрядженням вважається поїздка працівника для виконання службового доручення поза свого робочого місця на встановлений роботодавцем термін.

Оскільки виїзд людини з місця його постійної дислокації пов'язаний з додатковими витратами (на проїзд, проживання та ін.), Які вимагають особливого документального оформлення і обґрунтування, а визнання витрат на відрядження при розрахунку податкової бази по прибутку або ССО залежить від безлічі факторів (службової спрямованості, тривалості поїздки і т.д.), важливість положення про відрядження важко переоцінити.

Цим документом обгрунтовуються розміри різноманітних витрат, пов'язаних з поїздкою (від добових до аеродромних зборів і оплати багажу), а також описується порядок дій відряджених співробітників (схема отримання грошових коштів для поїздки, склад обов'язкових документів, режим роботи на виїзді і ін.).

Використовувати це положення можна не у всіх випадках. Таким документом не регламентуються дії співробітників фірми, якщо їх від'їзд і приїзд припадають на 1 день, їх робота має роз'їзний характер, а також при поїздках співробітників в їх особистих цілях.

Особливе значення при застосуванні положення про відрядження має правильна класифікація поїздки. Визнати від'їзд відрядженням і законно використовувати положення можна в наступних випадках:

• поїздка виконується в службових цілях і за рішенням керівництва;
• співробітник працює певний термін на віддалі від населеного пункту, в якому розташовується його основне робоче місце;
• з відрядження працівником укладено трудовий договір.

Важлива умова положення - закріплення права працівника на відмову від відрядження

У положенні про відрядження не зайвим буде перерахувати всі випадки, коли працівник має право відмовитися від відрядження, і ситуації, коли заборона на відправку працівника у службове поїздку накладається законом. Це дозволить співробітникам відстоювати свої законні права і виключить трудові конфлікти.

Іншій групі працівників дозволено висловити відмову або погодитися поїхати в службову поїздку. Свою волю в даному випадку вони можуть висловити в письмовій формі. Серед таких співробітників (ст. 259 ТК РФ):

• жінки, які мають дітей віком до 3 років;
• матерів і батьків, одноосібно виховують дітей віком до 5 років;
• працівники з дітьми-інвалідами;
• співробітники, які доглядають за хворими членами їх сімей відповідно до медичного висновку (ст. 259 ТК РФ).

Такий же вибір надано опікунам та піклувальникам неповнолітніх (ст. 264 ТК РФ).

ВАЖЛИВО! Відповідно до ст. 192 ТК Україна працівник зробить дисциплінарний вчинок, якщо не виконає або погано виконає свої трудові обов'язки.

Таким чином, відмова працівника від відрядження розцінюється як порушення трудової дисципліни, яке тягне за собою дисциплінарну відповідальність аж до звільнення (ст. 192, 193 ТК РФ). Піти від цієї відповідальності допоможе застереження в трудовому договорі про те, що даний працівник не може бути направлений у відрядження.

Опис в положенні процесу направлення у відрядження

Згідно з цим документом факт направлення у відрядження визначається оформленням наказу роботодавця. Підставою для видання наказу найчастіше виступає службова записка керівника підрозділу. Зразок службової записки про відрядження може виглядати наступним чином:

Завантажити зразок службової записки про направлення у відрядження

У разі застосування службової записки про направлення співробітника у відрядження порядок її створення і руху також повинен бути відображений в положенні про відрядження.

Крім службової записки повернувся з поїздки співробітнику доведеться оформити обов'язковий для всіх документ - авансовий звіт. Фірма може розробити власну форму такого звіту або використовувати уніфіковану форму АТ-1.

На оформлення авансового звіту та остаточний розрахунок за виданим авансом командировочному платежу дається 3 робочих дні після повернення із службового поїздки (п. 26 положення № 749). До звіту додаються документи, що підтверджують всі витрати, вироблені в поїздці (на проживання, проїзд та інші витрати на відрядження).

Як зазначалося вище, в деяких випадках підтвердженням терміну перебування у відрядженні є службова записка, складена працівником.

Зверніть увагу, що навіть службовою запискою в деяких випадках (при відсутності проїзних документів, документів по найму житлового приміщення або інших документів, що підтверджують укладення договору на надання готельних послуг за місцем відрядження) підтвердити термін відрядження неможливо (абз. 3 п. 7 постанови № 749 ). Додатково потрібно проставити на службовій записці або іншому документі підтвердження приймаючої сторони про фактичне терміні перебування працівника у відрядженні. У зв'язку з цим набуває значимість оформлення посвідчення про відрядження і в положенні про відрядження оформлення такого документа все ж доцільно передбачити.

Перераховуємо в положенні документи, що підтверджують витрати

Проїзд співробітника по території нашої країни або за її межі, пов'язаний з виконанням службових доручень, завжди пов'язаний з додатковими витратами. Якщо планується відрядження поУкаіни, початковими витратами роботодавця при відправці співробітника у відрядження будуть витрати на проїзд до місця призначення (при відрядженнях за кордон витрати починаються з оформлення віз, закордонних паспортів і т. Д. - про це поговоримо окремо).

Сучасні способи переміщення в просторі досить різноманітні: потягами, літаками, автобусами, таксі. Крім того, в якості відрядження транспорту може виступати особистий автомобіль співробітника або орендоване ТС.

З звичними всім проїзними документами все гранично просто: їх оригінали додаються до авансового звіту, а вартість проїзду без праці включається до податкових витрат. Однак сучасні реалії вносять коректування і в цей всім зрозумілий і звичний порядок обліку транспортних витрат на відрядження.

Стрімке впровадження в наше життя електронних документів породжує розбіжності між платниками податків і податковими контролерами щодо визнання на їх основі витрат на переміщення співробітників в службових поїздках.

Підтвердити відрядження транспортні витрати можливо не тільки при наявності проїзних документів, але і при їх втрати.

Можливість непрямого підтвердження транспортних витрат описана в статті «Документальне оформлення перельоту відрядженого працівника».

• «Чи можна врахувати для прибутку оплату дня шляху у відрядження або з неї, якщо він припадає на вихідний?»;
• «Працівник їде у відрядження на особистому транспорті. Як підтвердити витрати? ».

Для самого працівника питання про компенсацію витрат на проживання в службовій поїздці теж не байдужий: отримана їм компенсація непідтверджених витрат в сумах, що перевищують встановлені норми, обкладається ПДФО (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).

Варіанти проживання працівника в місці виконання службового доручення не менш різноманітні, ніж види використовуваного для службових поїздок транспорту. Найпростішим в плані документального підтвердження витрат вважається проживання в готелі.

Положення про відрядження про оплату добових

Розмір добових законодавчо не регламентований, тому до витрат, що зменшують податкову базу по прибутку або ССО-податку, вони приймаються в будь-якому самостійно встановленому роботодавцем розмірі. Цей розмір закріплюється в положенні про відрядження.

Однак для цілей оподаткування добових ПДФО та страховими внесками, регульованими НК РФ, діє обмеження, яке зобов'язує утримувати податок на доходи і нараховувати страхові внески з сум, що перевищують:

• 700 руб. - для відряджень за терріторііУкаіни;
• 2 500 руб. - для зарубіжних поїздок.

У зв'язку з цим найчастіше розмір добових встановлюють саме в цих межах.

Особливості закордонних службових поїздок в положенні про відрядження

Нюанси закордонних відряджень знаходять своє відображення в положенні про відрядження в тому випадку, якщо роботодавець посилає своїх працівників в закордонні поїздки для виконання службових завдань.

Незважаючи на те що облік витрат і процес організації іноземних і вітчизняних відряджень засновані на загальних алгоритмах, організація відбуття працівника за межі країни пов'язана з деякими особливостями.

Наприклад, відшкодування витрат на проїзд та проживання відряджаються за кордон відбувається так само, як і при поїздках по нашій країні, але перелік відшкодовуються витрат розширено. До них може бути віднесена оплата оформлення закордонного паспорта, віз та інших виїзних документів, обов'язкові консульські і аеродромні збори, інші обов'язкові платежі і збори.

ВАЖЛИВО! Право використовувати інвалюту для розрахунків з спрямованими у відрядження за кордон працівниками передбачено підпунктом. 9 п. 1 ст. 9 закону № 173-ФЗ.

Якщо роботодавець не посилає своїх працівників у службових цілях за межі країни, у нього відпадає необхідність відображати особливості іноземних відряджень в своїх внутрішніх локальних актах.

Зразок положення про службові відрядження ви можете скачати на нашому сайті.

Завантажити зразок Положення про службові відрядження

Положення про службові відрядження є внутрішнім локальним актом роботодавця. Цей документ не має суворої обов'язкової форми і може не оформлятися, якщо роботодавець не посилає співробітників в службові поїздки.

Положення дозволяє обгрунтувати включення витрат на відрядження до складу податкових витрат і виключає суперечки про величину відшкодування відрядження працівникам понесених ними витрат.