Поділ на оригінальні, справжні і не справжні (підроблені) документи, порівняльна

Порівняльна характеристика "оригіналу" і "оригіналу"

Поділ на справжні і не справжні (підроблені) документи - це поділ не тільки на достовірні і недостовірні з боку змісту або процедури документування, це визначення придатності документів до виконання тих функцій, для виконання яких вони створені. Підроблений і недостовірний документ не може виконувати в повній мірі ті функції, які покладаються на справжній документ в рамках системи документації. Виходячи з цього, поняття дійсності - це відповідність документа вимогам, в рамках яких він функціонує.

Однак, незважаючи на унікальний характер оригіналів, нерідко зустрічаються "помножені" оригінали, тобто оригінали, що складаються в декількох примірниках, наприклад договори. Вже найдавніші договори складалися в кількох примірниках, і кожен вважався оригіналом, так як договір укладається між договірними сторонами, які вважають себе рівними, і кожна сторона повинна мати екземпляр зовсім точний, має однакову юридичну, доказову силу.

З оригіналів документів прийнято виділяти автентичні (грец. Authentikos - справжній, що виходить із першоджерела), тобто має підтвердження автентичності. Достовірність автентичних документів гарантується прийнятими формальностями, зазвичай підписанням і проставленням печаток. Наприклад, автентичний текст міжнародного договору, складений на кількох мовах, розглядається однаково справжнім і мають рівну силу.

Копія - це повторне відтворення оригіналів. Саме поняття «копія» (copia - лат. Безліч) пов'язане з розмноженням документів, повторенням оригіналу будь-якого виду. Там же. С.24. У стандарті на терміни та визначення копія документа встановлена ​​як: «Документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили». Копії документів спочатку списувалися і так і називалися - список. Наприклад, список «Слова о полку Ігоревім» або список будь-якої літописі. Розвиток процесу документування та техніки призвело до широкої диференціації поняття «копія». Перш за все, розділимо їх на копії, що виникають одночасно з оригіналом і копії пізніші.

При складанні документа на комп'ютері і виведення його на паперовий носій всі екземпляри документа будуть мати однаковий вид, якщо бланк організації введений в пам'ять ЕОМ. В цьому випадку оригінал документа можна відокремити від копії тільки підписанням, реєстрацією і проставленням печатки.

Якщо в організації застосовуються бланки, виконані типографським способом, то перший примірник виводиться на бланку і підписується, а інші примірники виводяться на чисті аркуші паперу і є копіями.

Копія може бути зроблена з частини документа у вигляді виписки. Найчастіше виписки роблять зі складних документів (рішень і протоколів засідань колегіальних органів, наказів). У вигляді виписки видається тільки та частина документа, яка має відношення до запиту її особі або організації.

Виписка з документа засвідчується підписом посадової особи (начальника канцелярії, секретаря і т.д.), а в необхідних випадках і печаткою. За способом отримання копії діляться на ручні і автоматичні, тобто факсимільні. Ручні копії виходять шляхом переписування оригіналу від руки або на друкарській машинці.

У деяких випадках при розмноженні документів ми отримуємо також точну копію, але це не обов'язковий факт. А при копіюванні ідентичність копії й оригіналу обов'язкові. У ручних копіях їх ідентичність оригіналу гарантується в меншій мірі, ніж в автоматичних.

Не підлягають засвідченню копії з документів, що мають неясний текст, підчистки, приписки та інші не обумовлені виправлення.

Особливий вид копії представляє дублікат. Дублікат (від лат. Duplieantus - подвоєний) - другий або наступний екземпляр будь-якого документа, що має на відміну від іншого виду копії однакову з оригіналом юридичну силу. В управлінській практиці дублікат робиться в тому випадку, коли при здійсненні угоди справжній документ може отримати тільки одна зі сторін, наприклад, дублікат накладної або вантажний квитанції, сертифіката. Дублікат отримують також при втраті справжнього документа (паспорта, диплома, атестата і т.д.). Там же. С.255.

І окремо розглянемо оригінали і копії електронних документів. Однак, поки саме поняття «електронний документ» неоднозначно. У ГОСТ Р 5141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »Там же. С.256. є лише поняття «документ на машинному носії» - «Документ, створений з використанням носіїв і способів запису, що забезпечують обробку його інформацією електронно-обчислювальною машиною». Більш розгорнуте поняття документа на машинному носії дано в Методичних вказівках щодо впровадження і застосування ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення "РД 50-613-86. Там же. С.257. Тут вказано, що« до документів на машинному носії відносяться документи на магнітних носіях (магнітні стрічки і диски, гнучкі магнітні диски) і документи на паперових машинних носіях (перфострічки , перфокарти) ».

Поняттям «оригінали», «дублікати», «копії документів на машинному носії» присвячено спеціальний розділ ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки ». Там же. С.257. У ньому встановлюється, що оригіналом документа на машинному носії є перша за часом запис документа на машинному носії та містить вказівки, що цей документ є оригіналом.

Таким чином, ми бачимо, що поняття оригіналу та копії електронного документа поки ще не є остаточно усталеними. З поняттям "оригінал" тісно стикається поняття підроблених документів. Оригінали документів є засобом фіксації об'єктивної дійсності, того, як це було насправді. Ступінь достовірності документа - це ідентифікація того, що було і того, що відображено в документі.

Таким чином, копія - це результат тиражування оригіналу документа. Там же. С.54. Безумовно, що відносини «оригінал - копія» і «справжній - несправжній» в ряді випадків перетинаються, якщо це зобразити графічно, то дві області можуть, як показано на малюнку, перетинатися. В цьому випадку оригінал стає оригіналом - зона «С». У зонах «А» і «В» оригінали та оригінали мають самостійне значення.

Рис.1. Співвідношення правової і комунікативної функцій документів

Таким чином можна зробити висновок, що функціональність документа - явище комплексне, що поєднує в собі комунікаційні функції повідомлення і системні функції документа. Це знаходить відображення в поділі документів на оригінали й копії. В даний час розрізняють наступні типи документів з властивою кожному типу юридичну силу:

копія або відпустку. Це документи, повністю відтворюють інформацію оригіналів і всі їхні зовнішні ознаки, що не мають, однак, юридичної сили;

завірені копії - копії з необхідними реквізитами, що додають їм юридичну силу;

виписки. Виписка - це частина документа. На ній обов'язково вказується, з якого документа зроблена виписка, ставиться підпис посадової особи та печатка організації;