Початок бесіди, власне ділова бесіда - ділова бесіда

Найбільш частою помилкою на початку бесіди є стереотипність сприйняття особистості співрозмовника, його дій по досягненню згоди з обговорюваної проблеми, особливостей його поведінки і ін.

На початку бесіди слід дати зрозуміти співрозмовнику, що ви зважаєте на його думкою і знаннями як фахівця. Непогано на початку бесіди сказати фразу типу «Дуже приємно, що саме з вами ми будемо обговорювати цю проблему, оскільки саме ви є провідним фахівцем в ...».

Цим фразою ви показуєте своє розташування до вашого партнера по діловій розмові. Тим самим можливий сприятливий для вас хід бесіди отримує велику ймовірність.

Доречно також на початку бесіди подбати про те, щоб вашому співрозмовнику було зручно в побутовому відношенні.

Власне ділова бесіда

У процесі ділової бесіди, коли цілі її вже визначені обома сторонами і з цього питання є згода, коли вже позаду перші «розминочні» фрази, настає етап обговорення основних проблем. Як правило, це проблеми спеціального характеру, що мають галузеву приналежність і потребують спеціальних знань. Тому досить часто в діловій розмові з обох сторін беруть участь не тільки основні співрозмовники, але і допомагають їм «команди» фахівців. Ступінь участі їх у діловій розмові може бути різною. Якщо головна дійова особа повністю довіряє не тільки спеціальних знань і компетентності своєї «команди», а й такту кожного, вмінню доречно вставити своє зауваження, вчасно втрутитися в розмову, не порушуючи її загального ходу, здатності м'яко доповнити висловлювання основного співрозмовника, то в такому випадку бесіда ведеться не тільки між двома партнерами по взаємодії, але коло співрозмовників розширюється, до нього залучаються і ті, хто входить до складу «групи підтримки» кожного співрозмовника. Зазвичай вказівки про те, чи можна втручатися в розмову, як часто і в яких випадках, даються менеджером, який очолює групу, до початку бесіди. Іноді керівник, не сподіваючись на індивідуальні психологічні якості окремих членів своєї «команди», може попросити тих, хто йому допомагає вести бесіду, взагалі не втручатися в неї або втручатися мінімально, щоб не порушити сприятливу психологічну атмосферу бесіди. Однак при цьому він просить учасників бесіди зі свого боку стежити уважно за її ходом, звертати увагу на спеціальну сторону справи, виробляти своє ставлення до того, що говорить і пропонує співрозмовник з протилежного боку, для того щоб потім, після закінчення бесіди, вже будучи в «своєму колі», проаналізувати весь хід ділової бесіди, побачити її вигідні для себе боку і зробити обґрунтовані висновки.

Ділова бесіда на її основному етапі - це обмін інформацією. Тому важливо не тільки вміти говорити, а й слухати.

Необхідно прагнути до збереження загального позитивного емоційного настрою. Варто ставити питання в такій формі, яку ви б вважали за прийнятною і допустимою для себе самого.

Питання, що задаються в ході бесіди, бувають відкритими і закритими.

Закриті питання - це ті, на які можна відповісти тільки «так» і «ні» (наприклад: «Ви згодні з таким рішенням?»). Питання, поставлені таким чином, дають можливість одній стороні зберігати ініціативу; однак саме це може не сподобатися партнеру по діловій розмові, і своє незадоволення веденням бесіди з нашого боку він може перенести на своє підсумкове рішення, що вельми не бажано. Тому питаннями такого типу слід користуватися нечасто і обгрунтовано.

Відкриті питання - це питання, які дозволяють відповісти по-різному, припускають безліч варіантів відповіді. Класичним питанням такого типу є питання: «Що ви думаєте з цього приводу?» Однак при такій постановці питання є небезпека, що вами буде загублена ініціатива ведення бесіди. Але оскільки протилежна сторона отримує можливість висловлюватися відкрито і без обмежень, ви можете більш повно уявляти собі її точку зору і більш точно прогнозувати своє майбутнє поведінку.

Ще один різновид питання, використовуваного в діловій розмові, - питання риторичне, за допомогою якого ми не збираємося отримати відповідь, ми тільки намагаємося впливати на емоції, почуття співрозмовника, схилити його до бажаного для нас рішення.

Радикальні питання також можна виділити в числі інших, що практикуються в ході ділової бесіди. Це питання, відповіді на які можуть кардинальним чином вплинути на хід бесіди і прийняття рішення обома сторонами. Це питання типу «Яке рішення ви приймаєте за нашою пропозицією?» Прямо поставлене запитання вимагає прямої відповіді, і при такій постановці є ризик отримати несприятливий відповідь, і тоді вже буде важче схилити протилежну сторону згоди. Тому по можливості слід уникати такої постановки питання, навіть якщо ви відчули негативне ставлення співрозмовника до вашої пропозиції: поки не вимовлено останнє вирішальне «ні», у вас ще є шанс отримати «так», але коли ваш співрозмовник сформулював чітке «Я відмовляюся», відступити від цієї позиції і перейти на іншу йому буде важче.

Використовувати радикальну форму питання слід лише тоді, коли вичерпані всі інші, більш м'які можливості з'ясувати точку зору співрозмовника, або тоді, коли ви прийняли рішення такою формою питання кілька налякати його, показуючи, що втомилися від його нерішучості і ставите питання руба, щоб закінчити бесіду і прийти до вирішення.

Ще одна форма питання - питання, що пригнічує опір. Суть цієї форми питання в тому, що, бажаючи переконати співрозмовника в чому-небудь, з чим він не цілком буде згоден, своє малопріемлімое і малоприємне твердження подавайте в формі питання, наприклад: «Ви ж не досконально знайомі з нашою снабженческой ситуацією, не так чи? »Співбесідникові треба бути дуже сміливою людиною, щоб відповісти:« Ні, ви помиляєтеся, я знайомий з нею досконально ».

Ні в якому разі не можна вживати в діловій розмові словосполучень, виразів, що мають хоча б слабкий відтінок агресивності, неповажності, неприязні. Навіть якщо співрозмовник допускає подібну емоційне забарвлення в своїх висловлюваннях, ви не повинні на це відповідати тим же.

Необхідно також пам'ятати про те, що той, хто слухає вашу мову, сприймає її зі своїх позицій в силу своєї компетентності, загальної культури, освіти, настрою в даний момент, і ці характеристики можуть сильно відрізнятися від ваших. Це слід враховувати при підборі стилю мовлення для бесіди; іноді це можна продумати заздалегідь, маючи деяку інформацію про майбутнє співрозмовника, іноді треба вносити корективи по ходу бесіди.

Має сенс повторити через деякий час, може бути в інших виразах, основні ваші ідеї, пропозиції, вимоги, оскільки навіть при найвищому рівні уваги до них з боку співрозмовника вони можуть бути неправильно зрозумілі. Найдоречніше буде повторення основних ваших тез при завершенні бесіди.

Іноді бесіда перестає бути спокійною, набуває вигляду конфронтації, у всякому разі в словесному вираженні. Якщо співрозмовник схильний або вже почав висловлювати до вас деяку неприязнь, не можна робити те ж саме. Не можна йти по шляху мовної конфронтації, навіть якщо ваші погляди розійшлися остаточно і обопільна згода неможливо. Слід закінчити бесіду на позитивній позиції, підібравши відповідні доброзичливі вираження; в цьому випадку вітається гумористична забарвлення мови - гумор все пом'якшує і притуплює гостроту конфронтаційного характеру бесіди.

Неприпустимо в ході бесіди говорити таким чином, щоб ваша мова могла ввести співрозмовника в оману, неприпустимий обман. Не можна також замовчувати про будь-яких моментах, які можуть вплинути в подальшому на ведення ваших спільних справ. Нормою в діловій розмові повинна бути гранична чесність по відношенню до в переговорах з партнером.

Під час бесіди припадати не тільки говорити, а й слухати. Дуже часто той, хто не володіє мистецтвом слухати співрозмовника, невірно прогнозує хід подій, робить неправильні висновки з того, що говорить співрозмовник, або уповільнює бесіду, перепитуючи, багаторазово звертаючись до нього за уточненням, повторенням сказаного, і можливо, викликаючи цим деяке роздратування партнера по діловій розмові.

Таким чином, можна порекомендувати дуже уважно слухати співрозмовника, не відволікаючись ні на сторонні справи, ні на обдумування власних ідей ведення подальшої розмови. Слід тільки слухати, виділяючи, вловлюючи слабкі, вразливі місця в аргументації співрозмовника або можливість успішної «стикування» намірів обох сторін, відзначаючи для себе нюанси в поведінці, реакції співрозмовника для того, щоб максимально точно і швидко «підхопити» ті пропозиції, які представляють інтерес і є цілком прийнятними

Особливо уважно слід слухати людину, яка не володіє або слабо володіє основами ділового красномовства, оскільки саме такі люди схильні до нечіткості висловлюваних думок, нелогічності і хаотичності доводів і аргументів на мовлення, термінологічної плутанини, невміння відрізнити головне, принципове від другорядного.

Крім того, особливість ділової бесіди як форми спілкування така, що після обміну повідомленнями радикального характеру вона протікає в формі діалогу. Потрібно з деяким ступенем ймовірності прогнозувати хід ділової бесіди, найбільш ймовірні репліки і міркування, але частіше за все друга половина бесіди є плодом сьогочасної імпровізації. Важко точно передбачити, що саме скаже і як саме буде заперечувати партнер по діловій розмові.

Можна проте рекомендувати її учасникам користуватися відомими прийомами - риторичними питаннями, метафорами та ін. Що робить мову образною виразною. Можна для досягнення обопільної згоди партнерів по розмові користуватися в мові виразами, які виконують функцію об'єднавчого початку, підштовхує співбесідника до прийняття бажаного для вас рішення, наприклад: «Ми з вами це добре знаємо ...», «Для нас з вами спільною метою є ...» і т.п. Це дає можливість психологічно впливати на співрозмовника, орієнтує його на підтримку вашої точки зору.

Іноді ділові зустрічі і бесіди не досягають успішного завершення, причиною є помилки, допущені при мовному спілкуванні. Найбільш типові з них:

Багатослівність, зайва інформативність мови.

Наслідком такого недоліку може бути невизначеність, туманність сенсу бесіди, розпливчастість теми і мети бесіди, порушення часових рамок зустрічі, відсутність чітко сформульованих висновків і як кінцевий результат - відсутність результату зустрічі.

Невміння правильно оцінити рівень компетентності та професіоналізму партнера по діловій розмові.

Якщо оцінка занижена, то ми ризикуємо самі опинитися в ситуації, коли нас будуть вважати мало обізнаними в цьому питанні.

Якщо оцінка завищена, то партнер може не зрозуміти або зрозуміти невірно суть ваших пропозицій або заперечень і зробити для себе невірні висновки, що теж заведе розмову в глухий кут.

Інтонація, гучність голосу, вираз обличчя, жести, поза говорить можуть надати їх вимовляють словами зовсім інший зміст: можна пом'якшити різкість формулювання посмішкою або надати їм деякий гумористичний відтінок. При цьому можна уникнути психологічної конфронтації і одночасно донести до партнера по бесіді серйозність намірів і непорушність позиції.

Слід по можливості уникати повторень одних і тих же висловлювань, так як це зазвичай викликає усвідомлене або неусвідомлене роздратування співрозмовника.

Не слід залишати без уваги заперечення партнера по діловій розмові, покладаючись на свою об'єктивну правоту, цінність своїх тверджень і невразливість своєї позиції.

Треба уважно слухати те, що говорить співрозмовник, знаходити в його словах нелогічність, непослідовність, помилки в аргументації, інші слабкі ланки в ланцюзі його міркувань, і потім вказувати на них співрозмовникові, підбиваючи його тим самим до думки, що його заперечення не спроможні, отже він повинен погодитися з вами.

Етап виходу з бесіди не повинен бути дуже тривалим. Він повинен сприяти збереженню ділового настрою учасників і вказувати в коректній формі на те, що всі можливі результати бесіди досягнуті і ліміт її часу вичерпаний.

Якщо Ви помітили помилку в тексті виділіть слово і натисніть Shift + Enter