Платіжна відомість по заробітній платі види і як скласти

Ви переглядаєте розділ Платіжні відомості. розташований у великому розділі Документи

Платіжна (розрахункова) відомість - елемент первинного документообігу з обліку нарахування та виплати сум заробітної плати. По суті, це розшифровка видаткового касового ордера, первинний документ, в якому вказується, кому із співробітників, коли і які суми були виплачені. Ще одна важлива відмінність зарплатної відомості від касового ордера - можливість її використання протягом декількох операційних днів.

Крім власне заробітної плати, деякі платіжні відомості можуть використовуватися при авансової оплати витрат на відрядження, разових премій і заохочень для групи співробітників. Також відомість можна використовувати для документування групових розрахунків з позаштатними співробітниками і підрядниками, якщо виплата проводиться не на організацію, а безпосередньо фізичним особам.

Дорогі Новомосковсктелі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.

Види платіжних відомостей

Вже згадуване постанову ГКС № 1 від 05.01.04 передбачає три види відомостей:

• власне платіжні, де вказується тільки сума до виплати і ставиться відмітка про видачу через касу або депонування (форма № Т 53),
• розрахунково-платіжні, що з'єднують в собі розшифровку даних про нарахування та утримання з заробітної плати з відміткою про її видачу (форма № Т 49)
• розрахункові (типова форма № Т 51), що включають в себе інформацію про розрахунок з / п і сумі, яка належить до виплати.

Підприємство має можливість самостійно вибирати, який з цих регістрів йому використовувати, спираючись при цьому на особливості механізму виплат.

Платіжна відомість за типовою формою № Т-53 (код документа по ОКУД 0301011) призначена для документування касових розрахунків із зарплати (авансу, премій та ін. Виплат) і містить дані тільки про суму належних до виплати кожному співробітникові грошей. Титульна частина типової форми повинна містити такі дані:

• назва підприємства та його код за ЄДРПОУ;
• найменування цеху, дільниці чи іншого структурного підрозділу (при необхідності);
• повна сума, призначена для здійснення виплат, записується на титульному аркуші на початку відомості цифрами і прописом;
• період здійснення виплат;
• ПІБ та підпис бухгалтера, відповідального за заповнення відомості, а також керівника (уповноваженої ним особи), що дав дозвіл на здійснення виплат.

Як відкрити шашлична. Запрошуємо дізнатися бізнес-план з цієї статті.

Платіжна відомість № Т-53 складається з 4-6 граф, в які вноситься така інформація:

• порядковий номер у відомості;
• табельний № працівника підприємства (при наявності);
• прізвище, ім'я, по батькові кожного співробітника (повністю, без скорочення до ініціалів);
• найменування посади (за бажанням або необхідності);
• сума до виплати;
• в графі «Примітка» вписується номер та вид документа, що посвідчує особу одержувача;
• підпис одержувача (в разі невидачі конкретній особі у встановлені терміни - ставиться відмітка «депоновано»).

Розрахунково-платіжна відомість (типовий бланк за формою № Т-49, код форми відповідно до ОКУД 0301009) в одному бланку консолідує інформацію про розрахунок сум нарахованої заробітної плати і здійсненні її виплати. Цей бланк зручно використовувати при компактній організації документообігу на малих підприємствах.

Відомість складається один раз на місяць, на момент нарахування сум зарплати штатних співробітників. У неї вносяться такі дані (додатково до вказаних для форми № Т-53):

Більш детальну інформацію ви можете знайти в цій статті.

Заповнення платіжної відомості бланка за формою № Т-51 (код по ОКУД 0301010) застосовується у разі безготівкового перерахування виплат на карткові або банківські рахунки співробітників. Ця форма відображає інформацію про нарахування заробітної плати та утримання з неї, але не дає даних про поточну виплату.

Відомість № Т-51 формується в бухгалтерії, друкується (заповнюється) в одному примірнику, після перевірки підписується головним бухгалтером і затверджується керівником компанії. У цьому випадку додатково не складаються відомості № Т-49 або № Т-53. У разі, коли перерахування здійснюється на карткові рахунки, відомість може передаватися в банк одночасно з платіжним дорученням на всю суму коштів на оплату праці.

Якщо виплата здійснюється на банківські рахунки працівників, то платіжні доручення складаються за кожним працівником окремо і також підтверджуються відомістю.

Особливості документообігу платіжних відомостей

Джерелом відомостей про суми нарахування, утримання та виплат для заповнення відомостей по зарплаті служить:

• особовий рахунок кожного співробітника,
• табель виходів,
• інші регістри, що містять інформацію про фактично відпрацьований час, вироблену продукцію (для відрядної організації оплати праці), лікарняних листах, відпустці,
• дані про стан взаємних розрахунків за виплатами заробітної плати між підприємством і співробітником на дату нарахування з / п.

Кожен одержувач залишає у відомості свій підпис. За сумами, які не виданими в установлений строк, проставляється відмітка про депонування.

Термін виплат визначається законодавчо і закріплюється наказом по підприємству. Як правило, цей термін складає не більше 5 днів. На вказаний період допустимо перевищення ліміту каси в сумі, що відповідає зазначеній у відомості.

Як заповнюється журнал реєстрації вихідних документів. Тут йдеться про це.

Чи необхідно ведення особистих карток працівників? Подробиці ви можете прочитати тут.

Навіщо і де використовується довідка про розмір заробітної плати? Як її скласти організації, написано в статті.

Після проведення виплат відомість «закривається», тобто загальний підсумок за виданими і депонованих засобів вписується в відповідну графу. Підсумки переносяться в видатковий касовий ордер за відповідний день (для форми № Т 51 РКО не складається). Касир також проставляє підпис після «закриття» відомості.

Терміни зберігання і дії відомостей

Термін зберігання платіжних відомостей при готівковій формі виплат становить до 5 днів, найчастіше 2-3 дні.

Як і інші касові документи, зарплатні відомості повинні зберігатися на підприємстві протягом 5 років за умови, що за цей час пройде перевірка по звітному періоду цієї відомості. У разі, якщо на підприємстві особові рахунки співробітників не ведуться і відомість служить єдиним джерелом інформації про суми нарахованої та виплаченої з / п, термін дії платіжної відомості збільшується до 75 років.

Інформація в розрахунково-платіжну, розрахункову або платіжну відомість вноситься бухгалтером з обліку заробітної плати, виходячи з даних особових рахунків, табелів обліку робочого часу та ін. Документів.

Касир проставляє в бланку відомості відмітку про дату та номер видаткового касового ордера, а також суми виплаченої і депонованої зарплати після закінчення періоду виплат.

Чи припустимо внесення виправлень в розрахунково-платіжну відомість?

Згідно п. 5 ст. 9 ФЗ «Про бухгалтерський облік» виправлення в платіжній відомості неприпустимі. Однак стосується це, в першу чергу, даних про співробітників і суми нарахувань (утримань) в формах № Т-53 і № Т-49. Єдиний варіант виправити ситуацію в цьому випадку - переоформити всю відомість заново.

Якщо ж необхідно внести зміни в іншу інформацію (скажімо, вже після закриття відомості виявилося, що касир невірно проставив номер або дату витратного ордера), то можна закреслити написане і вгорі акуратно вказати нові дані. Касир повинен при цьому залишити біля виправлення свій підпис, дату виправлення і візу «Виправленому вірити». Крім того, запевнити виправлення повинні всі особи, що підписують і саму відомість (керівник, головний бухгалтер).

Отже, відомість по зарплаті - документ досить різноплановий, що дозволяє як оформити власне розрахунок суми належної працівникові заробітної плати або документально зафіксувати її виплату, так і одночасно виконати обидві операції. Вибір типової форми для зарплатної відомості залежить від того, в готівковій або безготівковій формі виплачуються гроші співробітникам, а також від того, наскільки великий штат підприємства.

Так, форма № Т-53 служить виключно для видачі готівки через касу, форма № Т-51 - регістр, що відображає нарахування та утримання із сум оплати праці (ці форми можуть іноді використовуватися і одночасно), а форма № Т-49 відрізняється універсальністю, поєднуючи в собі розрахунковий і касовий первинні документи.

Сучасні комп'ютеризовані методи ведення бухгалтерського обліку дозволяють формувати відомості автоматично, на підставі даних, введених в картки особового рахунку кожного співробітника.