Підтвердження бронювання
Лист, що підтверджує бронювання номера, містить намір обох сторін, а саме - приймаючої сторони (готелю) і приїжджого (гостя) відповідно надати або скористатися пов'язаними з проживанням послугами. У листі-підтвердженні чітко обумовлюється кількість діб проживання, вартість номера, тип номера, кількість приїжджаючих (гостей). Листи-підтвердження, як правило, містять наступні дані:
Дата і час прибуття.
Вартість і тип номера.
Період проживання в готелі
Кількість гостей в групі.
Тип бронювання: з гарантією або без гарантії.
Крім того, листи-підтвердження можуть містити інформацію щодо додаткового підтвердження, можливої зміни дат, скасування бронювання.
Інформація по підтвердженню / скасування бронювання
Центральна система бронювання може надавати номери бронювання і номера скасування броні. Ці номери заносяться в інформаційну систему готелю з метою уникнення можливих невідповідностей, пов'язаних з бронюванням або скасуванням бронювання. Подібні номера можуть бути доказом, що факт бронювання / скасування бронювання дійсно мав місце. У разі скасування попереднього бронювання, гість звільняється від сплати всіх пов'язаних з цим зборів, в іншому випадку не виключається виникнення проблем, пов'язаних з підтвердженням факту «ноу-шоу».
Ведення обліку бронювання
У деяких випадках, навіть при дотриманні порядку процедури бронювання, внесення змін до реєстраційних журнали є необхідним. Наприклад, при надходженні запиту від клієнта на зміни в датах / терміни, в цих випадках необхідно внести потрібні зміни.
Зміни заявки негарантіруемого бронювання
У більшості випадків, перевага віддається негарантіруемому бронювання: як правило, приїжджають в готель встигають скористатися бронью до настання години скасування бронювання
Однак, якщо потенційний клієнт готелю, що забронювала номер, без гарантії усвідомлює, що прибуття в готель раніше години скасування бронювання не представляється можливим (через затримку авіарейсу, несприятливих погодних умов), він вдається до зміни статусу бронювання, і бронює номер з гарантією. Агенти з бронювання, обробні подібні зміни в статусі бронювання, повинні дотримуватися правил розпорядку готелю. Дії, що вживаються в таких випадках, вказані нижче:
Отримання інформації щодо імені клієнта і даних по негарантованих бронювання.
Отримання даних по кредитній картці клієнта, її номеру і дати закінчення терміну, перевірка цієї інформації.
Надання клієнту нового номера підтвердження бронювання.
Заповнення форми щодо зміни статусу бронювання з дотриманням всіх необхідних в цьому випадку майнових норм, якщо такі є.