Перший раз в ЦАМО

Перший раз в ЦАМО. Поради новачку

Загальні відомості про архів

Архів ЦАМО є військовою частиною, і на його території діють правила, прийняті в військових частинах Міністерства Оборони.
Архівні документи розподілені за кількома архівосховищ, розташованим в окремих будівлях. У підрозділах архіву зберігаються такі документи:
Науково-довідкова бібліотека.
- довідкова література по періоду Великої Вітчизняної війни, в тому числі матеріали, що раніше мали гриф "Таємно" або "Для службового користування" (напр. довідники по стрілецьким дивізіям і загальновійськовим арміям).
9-й відділ. Облік рядового та сержантського складу
- картотека втрат сержантського і рядового складу
- картотека військовослужбовців, які перебували в полоні (3.210.000 карток військовополонених)
6-й відділ. Документи на політичний склад РККА (частково продубльовані в 11-му відділі у зв'язку зі скасуванням 9.10.1942 звань політскладу і присвоєнням загальновійськових звань)
- картотека втрат на політичний склад РККА
- картотека Послужна (обліково-послужні картки) на політичний склад РККА
11-й відділ. Облік офіцерського та генеральського складу і картотека нагороджених
- картотека персонального обліку (обліково-послужні картки) офіцерського та генеральського складу
- картотека втрат офіцерського та генеральського складу
- картотека військовополонених офіцерів і генералів, які загинули в полоні (неповна трофейна картотека - 57.300 карток)
- картотека нагороджених орденами і медалями на весь особовий склад Червоної Армії (включаючи рядових і сержантів)
2-й відділ. Нагородні документи ГУК (в т.ч. накази про нагородження і нагородні листи) на весь особовий склад Збройних Сил СРСР і України (сховище 2/8)
5-й відділ. Особові справи офіцерів і генералів
Наведені вище переліки підрозділів архіву та архівних фондів далеко не повні, але навіть ця інформація зазвичай не потрібно досліднику: в залежності від того, які документи замовлені, співробітники архіву направлять дослідника в потрібний підрозділ.

Як доїхати до архіву

Повідомляйте запитуваний період з точністю місяць, рік.
На запитах, які направляються в архів повторно, робити позначку "Повторно, до нашого вихідного N --- від ------ 200-г.".
При оформленні запитів про підтвердження нагородження медалями СРСР і України ( "За бездоганну службу в ЗС СРСР", "За відзнаку у військовій службі", "За військову доблесть") слід вказувати їх ступінь, умовне найменування військової частини в період представлення до нагородження, вид (рід) військ Збройних Сил, до складу якого військового округу (флоту) входила військова частина, дату і номер наказу Міністра Оборони.
Запити оформляються окремо по кожній медалі і її ступеня.

Оформлення дозволу на роботу в архіві

Загальні відомості по роботі в архіві

Оформлення заявки (вимоги)

Для отримання будь-якого документа з архівосховища необхідно заповнити бланк вимоги. Бланки лежать на столику чергової в Новомосковскльном залі.
(Зображення лицьового та зворотного боку чистого бланка.)
У графі "Кому" записується своя прізвище
У графі "Тема роботи" вказується назва роботи, наприклад, "Бойовий шлях 145 евакогоспіталю", або "Участь у війні Іванова І.І." і т.п.
У графі "Мета роботи" можна написати "для книги", "для статті", "для сімейного архіву" і т.п.
У таблицю вносяться конкретні і точні характеристики запитуваних справ. Зразки заповнення бланків для пошуку різних видів документів лежать під склом на столику чергової. Рекомендується строго дотримуватися встановленої форму заповнення бланків. Відхилення від встановлених правил заповнення вимог небажані, тому що можуть ввести в оману працівника архівосховища, і він не зможе виконати Вашу заявку або підготує для видачі не той документ, який Ви замовляли. І в тому і в іншому випадку Ви втратите один день (на поїздку в архів і повторне замовлення).
Для замовлення справи в Новомосковскльний зал необхідно заповнити всі графи таблиці (рекомендації наведені нижче у відповідному розділі).
(Фрагмент бланка із заповненою таблицею)
У тих випадках, коли документи не видаються в Новомосковскльний зал і користуватися ними можна тільки в приміщенні архівосховища, необхідно написати заголовок замовлення на всю ширину таблиці (наприклад: "Уточнити нагороди"), а в наступних рядках привести необхідні дані. Запис можна робити на всю ширину таблиці - поверх кордонів колонок. Якщо не відомі рік і місце народження, то краще проконсультуватися у працівника архіву. Справа в тому, що з зазначеними прізвищем, ім'ям та по батькові може виявитися кілька документів, і тоді Вам, найімовірніше, не видадуть жодного. Щоб уникнути непорозумінь для кожного запиту заповнюйте новий бланк (це не відноситься до вимог на видачу справ у Новомосковскльний зал - про це нижче).
(Фрагмент бланка)
Після заповнення вимога підписується у старшого наукового співробітника архіву. Вам можуть бути задані додаткові питання про мету отримання даної справи.

Уточнити долю військовослужбовця

Обліково-Послужна картка (КПК)

Обліково-Послужна картка заводилася на кожного офіцера, в ній наведено всі основні біографічні відомості та переміщення по службі. Є фотографія 3х4 см.
(Зображення КПК)
Заповнення бланка вимоги:
"Обліково-Послужна картка (КПК)"
1. Прізвище Ім'я По батькові
2. Рік народження
3. Місце народження
При підписуванні вимоги працівник архіву підкаже в який корпус архіву Вам потрібно пройти. Обліково-Послужна картка видається на руки для роботи в спеціальному приміщенні.

Уточнення нагород на прізвище

Пошук власника медалі по її номеру

Оформлення вимоги на видачу справ у Новомосковскльний зал

Для отримання документів з архіву в Новомосковскльний зал необхідно заповнити всі графи таблиці в бланку вимоги. У графу "Номер або найменування фонду" краще записати не номер фонду, а його найменування. Розмір осередку малий, тому допускаються скорочення. У графу "Найменування справи" жодне найменування справи не поміститься, тому потрібно постаратися вмістити найбільш важливу частину назви. Обов'язково потрібно заповнити першу графу "Номер по порядку".
Заповнена вимога перевіряється на правильність заповнення інспектором Новомосковскльного залу. Для перевірки потрібно надати інспектору опису, в яких вказані номери та назви запитуваних справ (рекомендується на потрібних сторінках опису покласти закладку). Ця перевірка необхідна в першу чергу самому досліднику, тому що при неправильному заповненні вимоги запитувана справа не буде знайдено, і дослідник втратить 1 або 2 дні на повторне замовлення. Після візування вимоги інспектор Новомосковскльного залу записує вимога до спеціального журналу. Тепер необхідно підписати цю вимогу у старшого наукового співробітника архіву - можливо Вам будуть задані додаткові питання про мету отримання даної справи.
Вся ця процедура займає кілька хвилин. Але ще раз нагадую про необхідність бути дуже уважним при оформленні вимоги. Краще уточнити якесь питання у співробітника архіву, ніж втратити день-два при неправильному оформленні заявки (вимоги).
Чи не дозволяється одному досліднику мати в користуванні більше 15-ти справ одночасно.
Порада. Записуйте у себе облікові дані всіх замовлених документів - вони можуть знадобитися згодом повторно.

Отримання документів для роботи в Новомосковскльном залі

Оформлені та підписані вимоги на отримання справ повинні бути здані працівникові архіву до 12.40. Видача замовлених справ проводиться на наступний день з 10.00. До цього часу дослідник повинен з'явитися в архіві і повідомити які справи з замовлених він готовий отримати сьогодні. Якщо цього не буде зроблено до 10 годин, то справи з архівосховища НЕ будуть доставлені. Ваше замовлення справи можуть бути доставлені в будь-який час з 10.00 до 12.00. Якщо дослідник, який замовив ці справи, в момент їх доставки відсутній, то через 10-15 хвилин очікування працівник архівосховища понесе їх назад.
Про доставку справ будь-якого фонду працівник архіву голосно оголошує в Новомосковскльном залі: "Авіаційні дивізії і корпусу. Хто замовляв? Хто буде здавати? Іванов, Ви замовляли Авіаційні дивізії? Ідіть отримувати".

Справи, доступні при безпосередньому зверненні

Без попереднього замовлення можна отримати для роботи в Новомосковскльном залі наступні справи:
1. Описи дивізій, армій і фронтів
2. Нагородні листи на Героїв Радянського Союзу (копії)
3.
Перераховані справи видаються протягом декількох хвилин після звернення. Видача проводиться до 12 годин.

Облік і зберігання документів дослідником

При отриманні для роботи в Новомосковскльном залі першого документа досліднику видається журнал для обліку отриманих і зданих документів. Дослідник повинен при отриманні будь-якого документа сам записати його в журнал. Працівник Новомосковскльного залу періодично перевіряє своєчасність і правильність запису отриманих справ.
Дослідник може користуватися отриманими справами кілька днів і здати їх, коли в них не буде необхідності.
Для зберігання справ в неробочий час досліднику видається металева коробка. Щодня перед закінченням роботи дослідник висуває працівнику архіву "Журнал обліку отриманих документів" і самі документи, працівник архіву перевіряє документи і розписується в журналі, журнал укладається в коробку разом з документами і опечатується.
Про помічені навмисних пошкодженнях архівних документів, а також про відсутність аркушів у справах, слід негайно повідомити співробітнику архіву. Якщо Ви цього не зробите вчасно, то в подальшому, коли будуть виявлені пошкодження документів (працівником архіву при прийомі від Вас документів або іншим дослідником, який отримав це ж справа), Вам складно буде довести свою непричетність.

Здача справ проводиться тільки співробітникам відповідних архівосховищ. Справи не будуть прийняті працівниками інших підрозділів (тобто ніякі справи не прийме у дослідника працівник Новомосковскльного залу, а справи стрілецьких дивізій не має права прийняти (і не прийме) працівник архівосховища гвардійських стрілецьких дивізій).
Виклик працівника архівосховища для прийому справ у дослідника проводиться до 10.00. Для цього дослідник повинен повідомити працівника архіву справи яких фондів він має намір сьогодні здати. Прийом справ працівниками архівосховищ проводиться з 10.00 до 12.00. Дослідник повинен очікувати його в Новомосковскльном залі. Працівник архіву викличе його при появі працівника відповідного архівосховища.
При здачі справ працівник архівосховища перевіряє справу і розписується в журналі обліку отриманих дослідником справ.
Таким же чином здаються справи при закінченні роботи в архіві, але прийом справ співробітниками архівосховищ від відбувають дослідників проводиться до 16.00. Якщо Ви збираєтеся працювати в день від'їзду, то уточніть умови і час здачі справ.