Перевірка фонду бібліотеки (продовження)

ОРГАНІЗАЦІЯ ПЕРЕВІРКИ ФОНДУ

Планову перевірку необхідно ретельно готувати за 2 - 3 м до проведення. В чому це виражається?
1. Перевіряємо вибірково акти на списання, оформлені між Вєрка (чи книги викреслені з інвентарних книг); якщо при частковій вибірці виявлені пропуски - перевіряємо весь акт;
2. Ліквідуємо заборгованість серед користувачів (перевіряємо Новомосковсктельскіе формуляри і працюємо з боржниками; повертаємо (бібліотечки з кабінетів, якщо таке практикується в школі, не забуваємо книги, видані за книгообміну між школами);
3.Работаем з «Зошит обліку книг, прийнятих від Новомосковсктелей замість втрачених»: перевіряємо, чи всі оформлено, як належить, складаємо відповідні акти;
4 Переглядаємо фонд на предмет правильності розстановки і списання старих, застарілих книг (не забути про книги, відкладені для ремонту!). Якщо фонд дуже великий, а списання чому - або давно не проводилося, можливо, є сенс запланувати відбір літератури на списання в процесі перевірки фонду. Це скоротить час роботи, але помітно ускладнить сам процес перевірки фонду і збільшить ризик можливих помилок.
Важливо: Документи, в яких ведеться облік біблцотечних фондів, є фінансовими документами суворої звітності, вони повинні зберігатися в закритих шафах, доступ до яких обмежений.
Для проведення планових перевірок складається план перевірок (або графік) на поточний рік із зазначенням виду перевірки: суцільний фонду бібліотеки, часткової, вибіркової.
Підставою для проведення перевірки є наказ (див. Додаток 2). Наказом призначається перевірочна комісія (3-5 чоловік) на чолі з головою, який несе всю відповідальність за хід, організацію та підсумки перевірки. До складу комісії обов'язково входить відповідальний за перевіряється фонд співробітник (а при передачі бібліотеки приймає бібліотеку), а також представник бухгалтерії. Створення комісії необхідно для того, щоб робота з перевірки була юридично організована і оформлена.
У наказі також вказуються причина перевірки, терміни перевірки, крім того, може бути зазначений спосіб перевірки і режим роботи бібліотеки на даний період.
Будь-які зміни в складі комісії оформляються наказом
Членів комісії необхідно познайомити з їх завданнями:
- розробка календарного плану ПФ;
- визначення методу перевірки;
- підрахунок необхідних трудовитрат для визначення термінів ПФ;
- безпосереднє проведення перевірки;
- підведення і оформлення підсумків ПФ.
У перевірці беруть участь всі працівники бібліотеки, можуть залучатися і тимчасові співробітники з оплатою за трудовим дого¬вору.

Вся робота по перевірці бібліотечного фонду здійснюється в кілька етапів: підготовчий, безпосередня робота з перевірки фонду, підведення підсумків і оформлення результатів перевірки.

Основний етап-перевірка фонду. Існує кілька способів перевірки: безпосередня звірка фонду з обліковим документом (ін¬вентарной книгою), за допомогою контрольних талонів, за алфавітним каталогом. Вибір залежить від особливостей ведення обліку і сформованої практики.

Перевірка по інвентарних книгах
Рекомендується бібліотекам з фондом до 50 тисяч. Цей спосіб отлі¬чается простотою і більшою точністю, але він дуже повільний. Крім того, інтенсивне використання інвентарних книг веде до їх фізічес¬кому зносу. Працюючи парою, за 1 годину можна перевірити не більше 80 ізда¬ній.

Технологія перевірки книжкового фонду за допомогою контрольних талонів

1 варіант
Контрольні талони написані по інвентарних книгах і розставлені за інвентарними номерами з використанням каталожних роздільників через кожні 500 талонів, куди винесені відомості «З №. ПО №. ».
Алгоритм перевірки:
• беремо видання на стелажі
• знаходимо талон в картотеці
• звіряємо з записом на талоні
• робимо прийняті позначки про перевірку на виданні, на книжковому фор¬муляре (це виключить подвійний облік перевірених книг при їх дальней¬шей видачу Новомосковсктелям) і на талоні
• ставимо книгу на місце, а талон залишається в картотеці (можна в вер¬тікальном положенні).
Коли все Видання перевірені, переносимо відомості про перевірку з кар¬тотекі контрольних талонів безпосередньо в інвентарну книгу (це може бути рік перевірки, кольорова галочка або інше прийняте коміс¬сіей позначення).
Контрольне талони (залишилися в горизонтальному положенні), на яких не виявилося прийнятих відміток про перевірку фонду, вилучаємо з цієї картотеки і складаємо з них картотеку відсутніх ізда¬ній; з ними ведеться подальша робота (розшук, підготовка акту на списання).
2 варіант
Контрольні талони пишуться під час безпосередньої перевірки біб¬ліотечного фонду. Алгоритм перевірки:
• беремо видання на стелажі
• пишемо контрольний талон
• робимо прийняті позначки про перевірку на виданні і на талоні
• видання повертаємо на стелаж
• талон ставиться в ящик, де талони розставляються за інвентарними номерами.
Коли на все видання, що підлягають перевірці, написані контрольні талони і розставлені за інвентарними номерами, починаємо працювати з інвентарними книгами. Переносимо відомості про перевірку з контрольних талонів в інвентарну книгу. Інвентарні номери, перед якими не виявилося позначки про перевірку, виносимо в картотеку відсутніх ізда¬ній (тобто пишемо талон на підставі запису в інвентарній книзі) і про¬водім роботу по їх розшуку.

Зразкові норми робіт по контрольних талонах на одну людину за одну годину роботи

• «Написання талонів - 60 талонів (1 талон в хвилину);
• Підбір контрольних талонів за інвентарними номерами - 270 тало¬нов (1 талон - 13 сек.);
• Звірка контрольних талонів з інвентарної книгою - 240 талонів (1, талон - 15 сек.).
В цілому, на перевірку 1 тисячі примірників однією людиною тратіт¬ся 24-26 годин.

Деякі технологічні правила

Підведення підсумків І ОФОРМЛЕННЯ РЕЗУЛЬТАТІВ

ЗДАЧА І ПРИЙОМ бібліотечного ФОНДУ

Перевірка фонду при зміні матеріально відповідальної особи також проводиться на підставі наказу директора школи. Терміни про¬веркі при прийманні-здачі не регламентовані нормативними докумен¬тамі і обумовлюються в наказі. З метою здійснення оперативної передачі приймається рішення про перевірку всього фонду або його частини.
Якщо здає фонд відмовляється прийняти участь в перевірці, то сле¬дует оформити письмове звернення до нього про необхідність участі. Якщо отримано відмову, бажано теж письмовий, перевірка проводиться без здає фонд. Копію цього звернення необхідно докласти до матеріалів перевірки.
У випадках екстреної передачі проводять вибіркову перевірку наібо¬лее цінних і рідкісних видань, а також дорогих і дефіцитних. Висновок і пропозиції комісії оформляються протоколом, який разом з актом передається на затвердження директору. Вибіркова про¬верка не може бути зарахована як планова.
Якщо замість увольняющегося завідувача немає кандидатури на осво¬бождающееся місце, то до складу комісії включається відповідальна особа і складається акт здачі-приймання із зазначенням причин здачі-приймання 1без перевірки фонду.
У ньому вказується:
- загальна кількість переданого фонду, зафіксоване в учет¬них документах;
- перелік документів обліку (інвентарні книги, книги сумарного обліку і ін.) І їх кількість;
- відомості про вартість фонду, відповідні даними бухгалтерс¬кого обліку.
На практиці зустрічаються випадки, коли зміна матеріально - відповідальної особи відбувається без перевірки фонду з наступних причин:
- в поточному році вже проводилася планова перевірка;
- екстрене звільнення завідувача;
- великий обсяг фонду і неможливість залучення необхідного числа співробітників для перевірки фонду.
У таких випадках фонд передається на підставі облікових документів без акту перевірки.
Приймаючий співробітник може зажадати проведення перевірки для встановлення фактичної наявності фонду, за який він буде от¬вечать і не підписувати типову форму договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність до проведення перевірки фонду.
Таким чином, перевірка бібліотечного фонду дуже складний і от¬ветственний процес, що викликає багато питань навіть у досвідчених со¬трудніков бібліотек. Крім того, завжди треба пам'ятати, що бухгалтер, та й інші члени комісії - люди іншої професії. Вони не зобов'язані знати тонкощі бібліотечної справи. Знайомство з представленими в списку літератури роботами, присвяченими використанню ряду доку¬ментов, допоможуть знайти спільну мову з усіма перевіряючими, і аргумен¬тіровано відстоювати свою точку зору перед членами комісії з про¬верке фонду. (Див. Далі)