Паспорт архіву організації, помічник кадровика

Паспорт архіву підприємства, установи, організації ЛНР (далі - архів організації) призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та справ з особового складу, які зберігаються в архіві організації. Крім того, в паспорті наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

До паспорта архіву складається пояснювальна записка, в якій зазначаються кількість та назви фондів, що знаходяться в архіві організації (фондів самої організації і фондів, розпорядником документів яких вона є), їх крайні дати. Також відображаються відомості про зміни в назві, підпорядкованості, організаційно-правовий статус організації, вказуються причини змін показників у порівнянні з попереднім паспортом в назвах і кількості фондів, кількості справ, крайніх датах справ, умов зберігання. Пояснювальна записка підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів).

Облікові показники подаються в одиницях зберігання. Виправлення в паспорті робити забороняється.

Порядок заповнення паспорта архіву

«Розділ 1. Відомості про документи»

У цьому пункті зазначаються найменування і кількість фондів, що зберігаються в архіві.

Фонди, незалежно від видів документів (управлінських або по особовому складу) вказуються в паспорті сумарно.

У цьому пункті зазначається загальна кількість одиниць зберігання постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що зберігаються в архіві організації (внесених і не внесених до опису), їх крайні дати. У разі, якщо документи за встановлені роки не були впорядковані, відзначається їх кількість згідно з підсумковими записами в номенклатурі справ.

Пункт 2.1. - «Справ постійного зберігання»

У цьому пункті зазначається загальна кількість справ постійного зберігання (внесених і не внесених до опису), їх крайні дати.

Пункт 2.1.1. - «Справ постійного зберігання, внесених до опису, схвалені ЕПК»

У цьому пункті вказується кількість тільки тих одиниць зберігання, які внесені в опису, схвалені ЕПК, їх крайні дати.

Пункт 2.1.2. - «Справ постійного зберігання, які зберігаються понад встановлені строки»

Вказується кількість одиниць зберігання архівного фонду, які перебувають на зберіганні в архіві організації понад встановлені граничних строків тимчасового зберігання, і їх крайні дати.

Граничні терміни тимчасового зберігання документів Архівного фонду є різними для:

1) документів, розпорядником яких є організація;

2) документів, що утворюються в діяльності самої організації.

Пункт 2.2. - «Справ по особовому складу»

У цьому пункті зазначається загальна кількість одиниць зберігання з особового складу (внесених і не внесених до опису), їх крайні дати.

Пункт 2.2.1. - «Справ по особовому складу, внесених в опису, узгоджені ЕПК»

У цьому пункті вказується кількість тільки тих справ з особового складу, які внесені в опису, узгоджені ЕПК, їх крайні дати.

Пункт 2.3. - «Справ тривалого (понад 10 років) зберігання»

У цьому пункті зазначається загальна кількість справ тривалого зберігання (внесених і не внесених до опису), їх крайні дати.

Пункт 2.3.1. - «Справ тривалого (понад 10 років) зберігання, внесених до опису,

У цьому пункті вказується кількість тільки тих справ тривалого зберігання, які внесені в опису, схвалені ЦЕК, ЕК, їх крайні дати.

«Розділ II. Відомості про приміщення »

Графи заповнюються при наявності окремого приміщення. У цьому розділі вказується:

1) площа (м 2) (площа архівосховища розраховується за формулою:

S = a · b, де S - площа, a - довжина, b - ширина);

2) ступінь завантаженості (%) - заповнення стелажного обладнання і шаф для зберігання документів (ступінь завантаженості стелажного обладнання розраховується за формулою: кількість справ, що зберігаються в архівосховище помножити 100% і розділити на показник місткості = ступінь завантаженості архівосховища. Наприклад: 5000 · 100. 9000 = 55,55%. Місткість архівосховища обчислюється з розрахунку 75 ед.хр. на 1 погонний метр. Наприклад, якщо протяжність стелажного обладнання становить 120 п.м. то місткість архівосховища становить 9000 ед.хр. ( 120 · 75 = 9000);

3) коротка характеристика архівосховища:

дотримання температурно-вологісного режиму (мінімальної і максимальної температури і вологості повітря протягом року),

наявність протипожежних засобів (пожежна сигналізація, система пожежогасіння, кількість вогнегасників),

охоронний режим (наявність поста державної охорони, охоронної сигналізації архівосховищ),

наявність стелажів, шаф;

4) наявність робочих кімнат, Новомосковскльного залу.

У разі відсутності окремого приміщення в пояснювальній записці до Паспорту вказуються умови зберігання архівних документів в структурних підрозділах організації. При наявності декількох архівосховищ вказується їх кількість, місцезнаходження, характеристики кожного приміщення окремо.

У цьому розділі вказується кількість штатних працівників архіву організації, якщо архів є самостійним структурним підрозділом і посаду керівника архіву внесена до штатного розпису, вказується прізвище, ім'я, по батькові, освіта, спеціальність, стаж роботи в архіві.

Якщо в організації немає відповідного структурного підрозділу або окремої штатної одиниці, в графі «кількість штатних працівників» вказується дата і номер наказу, яким призначена особа, відповідальна за ведення архіву.

Паспорт підписується керівником архіву (особою, відповідальною за ведення архіву (із зазначенням найменування посади).