П’ять проблем, пов’язаних з оформленням відпусток, і їх рішення - бухгалтерія онлайн

Як відомо, терміни звільнення працівників до щорічних відпусток визначаються Графіком відпусток. Але далеко не завжди він дотримується. У таких ситуаціях у бухгалтера, який оформляє і розраховує відпустки, виникають додаткові проблеми. Сьогодні ми розповімо про те, як їх вирішити.

Ситуація перша: у відпустку раптово

Почнемо з ситуації, яка трапляється не часто, але коли виникає, то здатна попсувати нерви і керівнику, і бухгалтеру. Йдеться про випадки, коли співробітник спочатку не виходить на роботу, а потім просить оформити свою відсутність як оплачувану відпустку. Роботодавець, погоджуючись з таким підходом, повинен враховувати, що в цій ситуації юридично бездоганно оформити відносини не вийде *.

Справа ускладнюється ще й тим, що роботодавець повинен прийняти рішення про те, чи вважати дане відсутність відпусткою відразу ж - адже треба заповнювати Табель обліку робочого часу. Тому, звичайно, ідеальний варіант, якщо вже вирішено піти працівнику назустріч, - це отримати від нього заяву на відпустку в той же день. Нехай це буде не оригінал заяви, а копія, надіслана факсом, або відсканована і передана по електронній пошті. Навіть такий документ краще, ніж нічого.

На підставі такої заяви співробітника, керівник організації повинен в той же день видати наказ про надання відпустки. Одночасно потрібно буде видати наказ про внесення змін до Графік відпусток, а також доручити бухгалтерії в той же день провести розрахунок відпускних і нарахувати їх працівнику. При цьому, якщо розрахунки з працівником відбуваються шляхом перерахування належних йому сум на банківський (картковий) рахунок, то в цей же день потрібно і перерахувати суму відпускних. А якщо немає - працівника потрібно в цей же день повідомити про можливість отримати відпускні.

Однак, як ми вже сказали, юридично бездоганного варіанти оформлення в даному випадку немає. Тому запропонований вище «ідеальний варіант» теж містить «червоточинки». Формально, в цьому випадку роботодавець порушує правила статті 136 ТК України про те, що оплата відпустки повинна бути проведена не пізніше, ніж за три дні до його початку. А також правила статті 123 ТК України про те, що про дату настання відпустки працівник повинен бути попереджений під підпис за два тижні до його початку.

Простіше кажучи, «в разі чого» у трудінспектора буде до чого причепитися. Тому, щоб зменшити можливі ризики, потрібно, щоб співробітник в заяві на відпустку вказав причину (поважну), по якій йому так терміново і раптово знадобився відпустку. Ну і звичайно, така заява має бути. Без нього шанс отримати штраф зростає в рази.

Ситуація друга: відпустка для нового співробітника

Наступна ситуація простіша, але теж здатна поставити в глухий кут облікових працівників, ще не набили руку в кадрових питаннях. Займаючись кадровим обліком, бухгалтери, як правило, знають про те, що згідно із законом відпустка надається на підставі Графіка відпусток. І складається цей графік в кінці року (точніше - не пізніше, ніж за два тижні до кінця року).

Ситуація третя: відпустку не за графіком

Розглянемо цю ситуацію. При складанні Графіка відпусток співробітник вказав в якості бажаної одну дату, а реально хоче відпочити в інший час. Потрібно враховувати, що в даному випадку в роботодавця немає обов'язку виконувати побажання співробітника. Адже Графік відпусток - це документ, обов'язковий не тільки для роботодавця, але і для працівника (ст. 123 ТК РФ). Однак якщо вирішено піти назустріч співробітнику, то доведеться оформляти зміна Графіка відпусток. Робиться це наказом або розпорядженням керівника на підставі письмової заяви працівника.

Зверніть увагу, що провести всі ці зміни треба не менше ніж за два тижні до дати планованого відпустки. Інакше роботодавець виявиться порушником вимоги статті 123 ТК України про те, що про дату настання відпустки працівник повинен бути попереджений під підпис за два тижні до його початку.

Ситуація четверта: відпустка на один день

Йдемо далі. У багатьох компаніях співробітники не мають можливості використовувати весь відпустку цілком і відразу. Але так як відпочивати все ж треба, відпустка «вибирається» невеликими частинами, іноді навіть по одному дню. У бухгалтерії, природно, виникає питання оформлення таких «мініотпусков».

Перше, що потрібно враховувати в зв'язку з цим - законодавство дійсно дозволяє працівнику «дробити» відпустку. Але лише при виконанні двох умов: роботодавець згоден на поділ відпустки, і одна з частин відпустки становить не менше 14 календарних днів (ст. 125 ТК РФ). Вводячи цю норму, законодавець припускав, що «дроблення» відпустки буде плановим та знайде своє відображення в Графіку відпусток ще при його складанні. Підтвердженням тому - відсутність будь-яких особливостей заповнення Графіка відпусток у разі надання відпустки по частинах. А значить, грамотне оформлення «мініотпусков» буде залежати від того, коли виникла подібна ідея.

Якщо ці «мініотпуска» заплановані співробітником заздалегідь і включені в Графік відпусток, то вони оформляються також як звичайний відпустку: попередження за два тижні, виплата відпускних за три дні, наказ про надання відпустки. Якщо ж мова йде про позапланові, тобто не включених в Графік, «мініотпусках», то потрібно встановити правило: працівник попереджає роботодавця про таких «мініотпусках» не менше ніж за два тижні. У такому випадку роботодавець встигне внести зміни в Графік відпусток і своєчасно попередити співробітника про відпустку.

Ситуація п'ята: з лікарняного у відпустку

І нарешті, розглянемо таку ситуацію: за кілька днів до планової відпустки співробітник захворює. Як бути? Відповідь на це питання залежить від того, коли саме захворів співробітник. Якщо це сталося до того, як ви попередили його про відпустку, тобто більше ніж за два тижні до планованої дати відпустки, то дане питання потрібно вирішувати спільно з працівником. Якщо, не дивлячись на хворобу, він не хоче змінювати час відпустки, то процедура залишається без змін - повідомлення про дату відпустки, виплата відпускних, наказ про відпустку. При цьому сам щорічний відпочинок буде продовжений на ті дні лікарняного, які припадуть на час відпустки (ст. 124 ТК РФ). Якщо ж працівник каже, що в зв'язку з хворобою відпустку хотілося б перенести, і роботодавець не заперечує, то, з урахуванням побажань працівника, визначаємо нову дату відпустки і вносимо відповідні зміни в Графік.

Інакше чинимо в тих випадках, коли співробітник захворів після того, як його попередили про відпустку або навіть після отримання відпускних. Тут роботодавець має право взагалі не вживати ніяких дій - відпустка автоматично триватиме на час лікарняного. Ніяких поправок в Графік відпусток вносити не потрібно.

Чи не ускладнить ситуацію і той факт, що співробітник захворів, не встигнувши подати заяву про відпустку. Справа в тому, що по Трудовому кодексу таку заяву можна і не складати. Ми вже згадували, що відпустка надається на підставі Графіка відпусток, який є обов'язковим як для працівника, так і для роботодавця (ст. 123 ТК РФ). Так що наказ про надання відпустки складається на підставі Графіка відпусток і жодна заява тут не потрібно.

У той же час, якщо співробітник просить перенести йому відпустку в зв'язку з хворобою, то роботодавець має право (але не зобов'язаний!) Піти йому на зустріч (ст. 124 ТК РФ). Відповідно, в цьому випадку визначається нова дата відпустки і вносяться зміни в Графік.

* У даному випадку ми не розглядаємо варіант оформлення всіх документів з відпуску «заднім числом». На перший погляд, це ідеальний варіант. Однак треба враховувати, що підписання таких документів - справа доброї волі не тільки роботодавця, але і працівника. А значить, завжди є ризик, що він піде назад і документи не підпише. Крім того, органічно вбудувати в документообіг кілька документів заднім числом - справа не з легких.

Доброго дня!
Не так. Відпустка продовжується саме автоматично, тому що в кодексі сказано "повинен бути продовжений". Змінити цю автоматику можна, виступивши з ініціативою про узгодження терміну перенесення відпустки.
Однак переносити відпустку працівнику, вже отримав відпускні, - це наживати собі купу бухгалтерських, податкових та трудових проблем. Я такого порадити не можу. І практика показує, що роботодавці і не прагнуть.

Відповідаючи на Ваше питання "чому відпустку автоматично продовжується" - по Трудовому кодексу Бо норма, як я вже говорив, сформульована досить чітко. А ми з Вами останні 4 поста займаємося софістикою. Давайте, закінчимо з цим.

Доброго дня, Олексій!

Цитата (Олексій Крайнєв): Доброго дня!
Ні, не вважаю. Ми маємо чітку норму, яка говорить, що при хворобі під час відпустки є два варіанти розвитку подій:
1. Відпустка продовжується
2. Відпустка переноситься.
Відносно другого варіанту сказано, що термін перенесення визначає роботодавець з урахуванням побажань працівника.
При цьому норма сформульована імперативно "відпустку ПОВИНЕН БУТИ продовжений або перенесений". Виходить, що якщо роботодавець з працівником не змогли узгодити термін перенесення відпустки, то він продовжується.
Переходячи в сферу правозастосування, бачимо, що в більшості випадків саме так і відбувається. Перенесення відпустки - явище більш рідкісне, ніж його продовження. В принципі, з ініціативою про перенесення відпустки може виступати будь-яка зі сторін, але тому що термін визначається з урахуванням побажань працівника, то на практиці і ініціатива виходить частіше від нього.

Тобто продовжується відпустку після узгодження про можливість його перенесення, тобто не зовсім автоматично.

Але ось текст статті:

"Інакше чинимо в тих випадках, коли співробітник захворів після того, як його попередили про відпустку або навіть після отримання відпускних. Тут роботодавець має право взагалі не вживати ніяких дій - відпустка автоматично триватиме на час лікарняного. Ніяких поправок в Графік відпусток вносити не потрібно" .

Ось у мене і виникло питання - чому відпустку автоматично продовжується.
І хіба в ТК Україна присутні застереження для різних випадків початку хвороби - до попередження або після отримання відпускних? Щоб в одному випадку з працівником спочатку обговорювати можливість перенесення відпустки перед тим, як прийняти рішення його продовжити, а в іншому - продовжувати його автоматично.

Доброго дня!
Ні, не вважаю. Ми маємо чітку норму, яка говорить, що при хворобі під час відпустки є два варіанти розвитку подій:
1. Відпустка продовжується
2. Відпустка переноситься.
Відносно другого варіанту сказано, що термін перенесення визначає роботодавець з урахуванням побажань працівника.
При цьому норма сформульована імперативно "відпустку ПОВИНЕН БУТИ продовжений або перенесений". Виходить, що якщо роботодавець з працівником не змогли узгодити термін перенесення відпустки, то він продовжується.
Переходячи в сферу правозастосування, бачимо, що в більшості випадків саме так і відбувається. Перенесення відпустки - явище більш рідкісне, ніж його продовження. В принципі, з ініціативою про перенесення відпустки може виступати будь-яка зі сторін, але тому що термін визначається з урахуванням побажань працівника, то на практиці і ініціатива виходить частіше від нього.