Ознайомлення працівників з графіком відпусток

Графік відпусток зазвичай стверджується взимку, не пізніше ніж за два тижні до настання нового року. Його підписує начальник відділу кадрів, оскільки саме цей відділ займається плануванням відпусток співробітників підприємства. Але не всі роботодавці знають, чи потрібно ознайомлення працівників з графіком відпусток або можна обійтися без цієї процедури. Це питання ми і розглянемо в цій статті.

Так говорить закон

Коли кадровою службою графік складений і в ньому враховані побажання співробітників, настає обов'язковий етап ознайомлення працівників з документом. Процедура ця не формальна, і без неї просто не обійтися. Про це йдеться в ст. 22 ТК РФ. Кожен роботодавець зобов'язаний знайомити своїх співробітників з усіма локальними актами організації. Причому тільки з тими, які пов'язані із здійсненням трудової діяльності працівниками підприємства. В якій формі потрібно знайомити своїх співробітників з такими документами - це законодавством не прописано. Організація має право сама обирати форму для цього.

особливості процедури

Для зручності можна скласти так званий лист ознайомлення з графіком відпусток або спеціальний журнал. Це найбільш популярні форми ознайомлення. Лист розробити відділ кадрів може свій, головне, прописати в ньому таку інформацію:

• Посада і П.І.Б. співробітника, якого будуть знайомити з графіком.
• Відділ, до якого працівник прикріплений.
• Точна дата, коли людині повідомили про відпустку.
• Особистий підпис співробітника фірми.

Оформляється такий лист як таблиця. Відділ кадрів вказує особисті дані співробітників, їх посади та відділи роботи, а співробітник повинен поставити тільки свій підпис і вказати дату. Певного терміну зберігання у такого листа немає, тому його рекомендується зберігати приблизно такий же час, як і інші локальні документи компанії. Сам графік відпусток повинен зберігатися один рік, до складання нового. Зразок таблиці можна завантажити тут.

Якщо працівник не згоден з часом своєї відпустки і не бажає підписувати документ, тоді підпис в спеціальному додатку ставить відповідальна особа. Роботодавець може прислухатися до побажань працівників. але робити цього не зобов'язаний. Тому якщо людина відмовляється підписувати лист ознайомлення, то це ніяк не впливає на графік відпусток.

Коли компанія не має можливості особисто повідомити співробітника про відпустку, то вона зобов'язана відправити йому письмове повідомлення. причому не пізніше ніж за 14 днів до початку самого відпустки. Що стосується журналу відпусток, то на відміну від таблиці, він ведеться кілька років поспіль. Він зручний тим, що співробітники відділу кадрів можуть дивитися, як раніше відпочивали працівники, і враховувати це при складанні наступних графіків.

Повідомлення також можливо відправити людині по електронній пошті або використовувати традиційні способи передачі інформації. Але все одно, доведеться давати працівникові документ під підпис. Замість листа ознайомлення можна використовувати наказ про відпустку. У ньому людина ставить свій підпис не пізніше ніж за 2 тижні до відпустки. У цьому ж наказі повинна стояти підпис керівника організації. Така форма ознайомлення теж допустима, і її багато хто використовує.

• Неповнолітні особи.
• Вагітні жінки.
• Ті, хто усиновив дітей до 3-місячного віку.
• Ті співробітники, які навчаються.
• Працівники з рештою невикористаними відпусткою.
• Люди, що працюють за сумісництвом.
• Ветерани.
• Учасники війни.
• Учасники усунення аварії на Чорнобильській АЕС.
• ГероіУкаіни.
• Почесні донори РФ.

Роботодавець має право сам встановлювати відпустки всім своїм співробітникам, незалежно від їх побажань. Але, тим не менш, заздалегідь ознайомити кожного свого працівника з таким графіком він зобов'язаний, інакше станеться порушення прав.