Особливості авансового звіту без касового чека

Що потрібно додавати до авансового звіту?

Додавати документи до авансового звіту, які підтверджують коректність витрачання працівником виданих грошових коштів, потрібно обов'язково. Крім зазначеної вимоги законодавця, на те є інші причини, зокрема:

суми, видані працівникові під звіт і коректно використані ним, можуть бути прийняті компанією-роботодавцем до зменшення оподатковуваної бази (при наявності їх в необхідній законом комплектності - потрібні папери, що підтверджують як факт оплати товарів або послуг, так і їх отримання);
для того щоб мати можливість отримати звітні кошти повторно, працівник обов'язково повинен відзвітувати перед роботодавцем за попередніми витрат.

бланк суворої звітності (в тому числі, наприклад, авіаквиток);
квитанція ПКО;
товарний чек.

Розглянемо, як оформляти авансовий звіт при використанні кожного із зазначених документів.

Авансовий звіт без касового чека: докладаємо БСО

БСО повинен бути випущений на друкарському обладнанні і складатися з 2 елементів - основної частини і корінця (що є копією або відривний частиною першого елемента). Працівник, сплативши послугу, отримує, таким чином, корінець БСО. Саме його потрібно додавати до авансового звіту, а відомості з нього вписувати у відповідні графи.

Таким чином, працівнику, який отримав на руки грошові кошти під звіт, перед тим як погоджуватися брати корінець БСО від постачальника послуг, слід переконатися, що на відповідному документі вищевказані реквізити присутні. Виняток - якщо корінець не є відривний частиною БСО, який формується відповідно до окремими правовими актами, наприклад, якщо мова йде про авіаквитку.

Авансовий звіт без касового чека: докладаємо квитанцію ПКО

Авансовий звіт без касового чека може бути доповнений також квитанціями прибуткових касових ордерів. Яким чином?

ПКО, подібно БСО, складається з 2 елементів - основної частини і відривний квитанції. Працівникові, який заплатив за товар або послуги підзвітними коштами, віддається другий елемент. Саме його потрібно додавати до авансового звіту.

Важливо, щоб квитанція ПКО відповідала таким основним вимогам:

печатку фірми-постачальника (при наявності такої) повинна проставлятися одночасно на обох елементах ПКО - таким чином, на квитанції вона буде видна приблизно наполовину;
в графі «Сума» квитанції ПКО величина грошових коштів повинна фіксуватися цифрами, в графі нижче - прописом.

Доповнюємо авансовий звіт товарним чеком

Ще один можливий сценарій обґрунтування витрат за звітними засобів - використання товарного чека в якості документа, що доповнює авансовий звіт.

порядковий номер, дату складання;
назва фірми - постачальника товарів або послуг або П.І.Б. індивідуального підприємця;
ІПН фірми або ІП;
перелік товарів, послуг, оплачених працівником підзвітними коштами, їх кількість;
суму, яку працівник вніс до каси фірми-постачальника або ІП, в рублях;
Посада, П.І.Б. ініціали співробітника, який видав товарний чек, його підпис.

Для товарного чека законодавчо не затверджена будь-яка форма. Тому, якщо, наприклад, фірма-постачальник з якихось причин не може видати коректний, який відповідає всім вимогам ПКО або БСО, працівникові, розпоряджається підзвітними коштами, можна попросити співробітника даної фірми виписати саме товарний чек, який ні до чого з юридичної точки зору організацію не зобов'язує, адже вести облік чеків не потрібно.

Єдина функція товарного чека - підтвердження фірмою факту оплати покупцем тих чи інших ТМЦ або послуг. Хоча, звичайно, багато фірм та ВП ведуть журнал обліку видачі товарних чеків, залишаючи у себе їх копії.