Особиста картка т-2 рекомендації щодо заповнення

Документи, необхідні для оформлення особової картки; кодування відомостей

Заповнення розділів форми

Форма особової картки Т-2 затверджена постановою ГоскомстатаУкаіни від 05.01.05 № 1 (До цього постановою від 06.04.01 № 26) "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку працю та її оплати".

Документи, необхідні для оформлення особової картки; кодування відомостей

Заповнення розділів форми

Громадянство записується без скорочень. Запис громадянства і її кодування здійснюється за Загальноукраїнського класифікатора інформації про населення. ОК 018-95, затв. постановою ГосстандартаУкаіни від 31.07.95 № 412 (ОКИН).

Заповнення графи "Громадянство"

Заповнення розділу про військовий облік

Внесення відомостей про прийом на роботу, про атестацію, про підвищення кваліфікації, заохочення та інших.

Облік відпусток Зміна відомостей про працівника

У попередній частині статті ми з'ясували, які документи потрібні для заповнення картки Т-2, а також розглянули, як заповнюються графи "Алфавіт", "Громадянство", як вносяться дані про освіту, про склад сім'ї та ін.

Заповнення розділу про військовий облік

Основними документами, на підставі яких заповнюється розд. 2 "Відомості про військовий облік" особової картки Т-2, є:

• військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на громадян, які перебувають в запасі;
• посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу.

Відомості про військовий облік

Робиться відмітка: "Знятий з військового обліку за віком" або "Знятий з військового обліку за станом здоров'я"

Після заповнення розділів "Загальні відомості" і "Відомості про військовий облік" працівник підписує особисту картку і проставляє власноручно дату для підтвердження згоди з внесеними відомостями. Співробітник кадрової служби ставить свій підпис, найменування посади і розшифрування підпису, підтверджуючи тим самим, що записи внесені ним власноручно на підставі поданих документів.

Внесення відомостей про прийом на роботу, про атестацію, про підвищення кваліфікації, заохочення та інших.

При внесенні відомостей про прийом на роботу і переведення на іншу роботу необхідно заповнювати всі графи таблиці. Відомості повинні вноситися без скорочень

При заповненні розд. "Заохочення і нагороди" необхідно вказати види заохочення, що застосовувалися до працівника (як на рівні організації, так і на рівні міністерств і відомств), а також перерахувати державні нагороди.

У розділі "Відпустка" ведеться облік всіх видів відпусток, що надаються працівникові в період роботи в організації. Підставою для внесення записів є накази про надання відпусток.
При заповненні таблиці по відпустках на підставі наказу вноситься тільки дата початку відпустки, дата ж закінчення вноситься "де факто", після того як працівник фактично повернувся з відпустки. Це пов'язано з тим, що в разі виклику співробітника з відпустки або його переривання в графі '' Дата закінчення "буде проставлена ​​дата виходу співробітника на роботу, а не запланована дата закінчення відпустки за наказом.
У цій же таблиці обов'язково зазначається відпустку без збереження заробітної плати. Він враховується при підрахунку стажу роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, т. К. Згідно зі ст. 121 ТК України а нього не включається час надання працівникові відпустки без збереження заробітної плати тривалістю більше 7 календарних днів.

Тривалість відпустки без збереження заробітної плати за рік

Наказ керівника про відсторонення від роботи з цієї причини

У розділі "Додаткові відомості" для повноти обліку в необхідних випадках зазначаються:
- відомості про навчання на очно-заочних (вечірніх), заочних, екстернатної відділеннях установ вищої та середньої професійної навчання (слід також проставляти дати надходження в освітню установу і його закінчення):
- відомості про працюючому інваліда із зазначенням довідки МСЕК, групи інвалідності та дати її встановлення (зміни), причини інвалідності;
- висновок МСЕК про умови та характер праці.
Після звільнення співробітника з організації вносяться записи в розд. XI "Підстави звільнення", де вказується розшифровка підстави звільнення працівника відповідно до точними формулюваннями, наведеними в ТК РФ, дата звільнення, номер наказу про звільнення.
При закритті особової картки Т-2 співробітник кадрової служби ставить свій особистий підпис з її розшифровкою та зазначенням посади. Таким же чином розписується сам працівник. Підпис працівника в цьому випадку підтверджує його згоду з усіма записами, внесеними в його особисту картку.

Зміна відомостей про працівника

При зміні відомостей про працівника в його особисту картку вносяться відповідні дані, які засвідчуються підписом спеціаліста відділу кадрів, а якщо зміни вносяться в розд. "Загальні відомості" і "Відомості про військовий облік", то і підписом самого працівника.
Зміни вносяться за тією ж схемою, що і в трудову книжку. На підставі перших форм і в ході впровадження в СРСР системи автоматизованого обліку кадрів був розроблений ОСТ "Стандарт з автоматизованих систем керування кадрами". У ньому і були викладені основні правила заповнення особової картки. Як зазначено в Ості, "при зміні прізвища стара закреслюється і замість неї записується нова відповідно до представлених в відділ кадрів документами". Далі "всі наступні зміни даних про працівника (зміна місця проживання та ін.) Відображаються в особовій картці працівником відділу кадрів". Повна заміна особистої картки не бажана з тієї причини, що в подальшому буде складно відновити всю картину по даному співробітнику.
Що стосується зміни паспортних даних і стану в шлюбі, то може застосовуватися та ж схема - з зачеркиванием.

В.В. МИТРОФАНОВА,
канд. екон. наук,
директор "Центру професійного розвитку"