Основи роботи з excel

Форматування в Excel.

Для роботи з електронною таблицею досить просто ввести в неї дані. Однак якщо відформатувати лист, інформація, представлена на ньому, буде виглядати більш ефектно. Форматування, також, застосовується для полегшення роботи з даними, оскільки дозволяє виділити структуру таблиці.

Найпростіші і широковживаних кошти форматування осередків винесені на панель інструментів Форматування. Якщо кнопок на панелі інструментів недостатньо, слід скористатися меню Format (Формат) або вибрати необхідні команди з контекстного меню.

Панель форматування забезпечує швидкий доступ до багатьох найбільш часто вживаним командам і опцій форматування. Однак число їх все-таки обмежена. Для реалізації інших можливостей Excel слід звернутися до вікна Format Cells (Формат ячеек). доступ до якого здійснюється через команду Cells (Осередки) меню Format (Формат). Засоби форматування розподілені по групах, які знаходяться на різних вкладках вікна Format Cells (Формат ячеек). Розглянемо їх докладніше.

Якщо Ви вводите в клітинку число, Excel привласнює йому загальний формат. Але Ви можете самі підібрати формат, помістивши поруч з числом певний символ. Наприклад, знак відсотка, введений після цифр говорить про те, що число повинне бути помножене на 100 і представлено у вигляді процентного співвідношення.

Щоб задати формат, скористайтеся вкладкою Number (Число).

Зі списку Category (Числові формати) виберіть формат, який ви хочете застосувати до виділених клітинок.
Уточніть параметри формату, якщо це необхідно.
Клацніть на кнопці OK.

Крім вбудованих форматів представлення даних, користувач може визначити свій власний формат. Для цього:

Зі списку Category (Числові формати) виберіть Custom (всі формати).
У списку Type (Тип) виберіть формат, який підходить Вам найбільше і внесіть необхідні зміни в код формату.
Клацніть на кнопці OK.

Код формату складається з чотирьох секцій, відокремлюваних крапкою з комою. Перша секція служить для визначення позитивних чисел, друга - негативних, третя - для визначення формату нульових значень. Четверта секція - текстова. Якщо який-небудь текст завжди повинен відображатися в осередку, введіть його в подвійних лапках. Наприклад, формат 0; [червоний] 0 ;; @ "- калькуляція" говорить про те, що:

позитивні числа повинні відображатися в тому вигляді, в якому вони введені;
негативні числа теж повинні відображатися так, як їх вводили, але червоного кольору і без знака "-";
нульові значення відображати не треба;
рядок "-калькуляція" повинна додаватися до вводиться тексту.

За замовчуванням Microsoft Excel вирівнює дані в такий спосіб: числа вирівнюються по правому краю, текст - по лівому, логічні значення - по центру. Якщо Ви хочете, щоб інформація в осередках розташовувалася по іншому, скористайтеся вкладкою Allignment (Вирівнювання).

Тут Ви можете вибрати вирівнювання по горизонталі (Horizontal) і по вертикалі (Vertical). Якщо в осередку є досить довгий заголовок стовпчика або рядка, а Ви хочете розташувати його в кілька рядків, то потрібно здійснити автоматичне перенесення при виході тексту за межі видимої частини осередки. Для цього встановіть прапорець Wrap text (переносити по словам). Якщо цей прапорець не встановлено, можна включити опцію автоматичного підбору розмірів символів шрифту для того, щоб вміст комірки вміщувалося в стовпці (Shrink to fit (автоматичний підбір ширини)). Тут же Ви можете об'єднати виділені осередки, встановивши прапорець Merge Cells (об'єднання осередків).

Якщо текст в осередку повинен розташовуватися негоризонтального, виберіть Orientation (Орієнтацію).

Шрифт і обрамлення.

Виберіть відповідний шрифт, скориставшись вкладкою Font (Шрифт). Для установки меж в виділеному діапазоні використовується вкладка Border (Кордон).

Візерунки і затінення.

Для оформлення виділених осередків кольором або візерунком скористайтеся вкладкою Patterns (Вид)

З палітри Color (Колір) виберіть колір заповнення.
З розкривається палітри в поле Pattern (Візерунок) виберіть варіант штрихування або затінення. Тут можна вибрати і колір, зробивши тим самим штрихування кольоровий.

У Microsoft Excel 97 передбачений захист робочих листів від несанкціонованого доступу, яка дозволяє заблокувати кожну клітинку аркуша. Після установки захисту в робочому аркуші нічого не можна буде змінити до тих пір, поки вона не буде знята. Іноді виникає необхідність залишити в захищеному робочому аркуші кілька осередків або діапазонів незахищеними. Найпростіша причина - дозволити заповнення даними захищених бланків. Перед тим як захистити робочий лист, слід зафіксувати Неблокована осередки. Для цього досить зняти прапорець Locked (Захищається ланка) на вкладці Protection (Захист).

Формати за зразком.

Якщо Ви хочете відформатувати діапазон так же, як будь-яка осередок, Ви можете застосувати Format Painter (Формат за зразком). При виконанні цієї операції копіюються тільки формати виділеної комірки, а вміст не зачіпається. Порядок виконання операції копіювання формату наступний:

Виділіть фрагмент, відформатований належним чином, після чого клацніть на кнопці Format Painter (Формат за зразком). Покажчик миші при цьому перетвориться в маленьку кисть.
Виділіть клітинку або діапазон, на які Ви хочете розповсюдити обраний формат. Відпустіть кнопку миші і виділений простір "заповниться" цим форматом.

Форматування рядків і стовпців.

Висоту рядків і ширину стовпців можна задавати двома способами: за допомогою мишки і через операційне меню Format (Формат). Перший спосіб ми розглядали в розділі Формування робочого листа.

Розглянемо більш докладно меню Format (Формат).

Щоб задати точну величину ширини стовпця або висоти рядка слід послідовно вибрати команди Column (Стовпець). Width (Ширина) або Row (Рядок). Height (Висота). Ширина стовпців задається в кількості символів стандартного шрифту, висота рядків - в пунктах. Крім цього Ви можете задати стандартну ширину стовпців, виконавши команду Standard Width (Стандартна ширина). Цей параметр впливає на всі стовпці, ширину яких Ви не задавали в явному вигляді.
Щоб відрегулювати висоту рядків або ширину стовпців відповідно до вмісту комірок, виберіть команди Row (Рядок). AutoFit (Автоподбор висоти) або Column (Стовпець). AutoFit Selection (Автоподбор ширини).
Ви можете приховати рядки або стовпці. Для цього служить команда Hide (Приховати) відповідного меню. Для відображення прихованих елементів виділіть рядки або стовпці, між якими знаходяться приховані і виконайте команду Unhide (Показати) цього ж меню.

Нова робоча книга спочатку складається з трьох робочих листів, названих за замовчуванням "Sheet1" ( "Лист1"), "Sheet2" ( "Аркуш2"), "Sheet3" ( "Ліст3"). Ці імена відображаються на ярликах у нижній частині екрана. Однак ім'я "Sheet1" ( "Лист1") практично нічого не говорить користувачеві про вміст цього листа, тому доцільно змінити це ім'я на більш інформативне.

Виберіть ярлик "Sheet1" ( "Лист1").
Двічі клацніть на ярличку "Sheet1" ( "Лист1"). Ярличок виділиться темним тлом.
Введіть ім'я для першого робочого аркуша, наприклад "Доходи". Завершивши введення імені, натисніть клавішу Enter.

Робочі листи можна називати самим довільним чином, для чого в розпорядження користувача надані всі букви, цифри і багато спеціальні символи, включаючи пробіли. В Excel заборонено використання в іменах деяких символів, наприклад, зірочок і символів косою риси. Якщо вводиться неприпустимий символ, то програма ігнорує цей символ і чекає, поки не буде введений символ, дозволений до вживання.

За допомогою контекстного меню Ви можете видалити, додати, перейменувати лист, а також перемістити або скопіювати його. Для цього слід натиснути правою клавішею миші на ярличку листа.

Листи, що містять службову інформацію, має сенс приховати від користувачів. Для цього виберіть послідовно команди Sheet (Аркуш). Hide (Приховати) меню Format (Формат). Для відображення прихованих аркушів виконайте команду Unhide (Показати) цього ж меню і виберіть у списку листи, які необхідно показати.

Для більшої привабливості на лист можна додати підкладку.

Виділіть лист, на який необхідно додати візерунок підкладки.
У меню Format (Формат) виберіть команду Sheet (Аркуш). а потім команду Background (Підкладка).
Виберіть графічний файл, який буде використовуватися в якості візерунка підкладки. Для заповнення всього листа виділений малюнок повторюється.

Підкладка відображається тільки на екрані. Якщо Ви хочете, щоб візерунок був роздрукований разом з робочим листом, вставте його як графічний об'єкт. Якщо команда Background (Підкладка) недоступна, переконайтеся, що був обраний тільки один лист. Для швидкого оформлення таблиці можна скористатися командою Автоформат.

Клацніть на будь-якому осередку таблиці або виділіть діапазон, до якого хочете застосувати автоформат.
З меню Format (Формат) виберіть команду AutoFormat (Автоформат).
Зі списку доступних форматів виберіть стиль.
Клацніть на кнопці ОК. погодившись на форматування таблиці з використанням обраного стилю.

Для часткового застосування автоформату натисніть кнопку Options (Параметри) і зніміть прапорці для форматів, які не потрібно застосовувати.

Для виділення результатів обчислення, що відповідають певним умовам, використовуються умовні формати. Наприклад, при розрахунку заробітної плати можна виділити осередки з сумою, що лежить в діапазоні від 0 до 1000 рублів, червоним кольором. Якщо значення комірки змінилося і більше не відповідає заданій умові, Microsoft Excel тимчасово приховає формати, які виділяють цю властивість.

Задайте Condition (Умова). при якому до вмісту комірок буде застосований спеціальний формат і визначте необхідне форматування, клікнувши на клавіші Format (Формат). При необхідності можна додати ще одну умову, клацнувши на клавіші Add (А також). умовний формат може містити до трьох умов.

Створення і використання стилів форматування.

В Excel передбачена можливість збереження виконаної роботи у вигляді стилю, який можна буде повторно використовувати скільки завгодно раз. Для створення стилю виконайте наступне:

Виділіть клітинку формат, який ви хотіли б зберегти.
З меню Format (Формат) виберіть пункт Style (Стиль). У діалоговому вікні задайте ім'я стилю і вкажіть ті елементи форматування, які слід зберегти.
Клацніть на кнопці Add (Додати). OK