Організація і проведення прес-туру

ПРЕС-ТУР - екскурсія для журналістів по заводу-виробнику або торговому підприємству з метою широкого і достовірного інформування потенційних покупців про компанії та її товар; часто служить самостійним інформаційним приводом для появи інформації в засобах масової інформації.

Зустрічається і таке позначення прес-туру, як fam trips або ознайомчі поїздки.

Прес-тур це всього лише один з інструментів PR, який дозволяє познайомити і розкрити потенціал компанії і її технологій, зняти існуючі упередження і продемонструвати переваги. Далі все буде залежати від якості підготовки аргументації, матеріалів, якості презентації інформації і самого прес-туру.

Планування прес-турів і вибір інформаційних приводів для їх проведення

Які теми можуть бути цікаві журналістам? Зупинимося на деяких з них:

· Презентація нового продукту (світова або для великого кластера)

· Туристичний бізнес (готелі, курорти, країни)

· Навчання (ВНЗ і коледжів)

· Медицина (курси лікування, клініки)

· Виноробство (виноробні господарства і виноградники)

· Застосування нової технології

· Застосування нових технологій управління виробництвом

· Дозвіл природоохоронних проблем

· Відкриття регіональних представництв і філій;

· Відкриття постійно діючої експозиції на території компанії

У бюджеті прес-туру є кілька видів витрат, частина яких не входить в маркетинговий бюджет. При цьому, якщо ми не будемо враховувати всі витрати, то одержимо спотворені дані по підсумковим значення бюджету і, як наслідок, при розрахунку фінансової ефективності прес-туру.

· Послуги агентства по організації прес-туру

· Проживання в готелі

· Трансфери (автобуси, таксі, поїзд, громадський транспорт (якщо запланований)). Можливо і включення трансферів вУкаіни (в- і з- аеропорту)

· Послуги з перекладу, редактури і коректури (наприклад, прес-релізів штаб-квартири, які підготовлені спеціально до заходу)

· Етапи підготовки і проведення прес-туру. Технічне завдання (ТЗ) на прес-тур

бачення розділів, які варто описати:

Цілі проекту. Як приклад можна вказати наступні:

· Встановлення дружніх відносин з журналістами. Розкриття нових можливостей в області інформаційної взаємодії

· Даємо короткий опис головних ідей і суті проекту

· Визначаємо кількість учасників поїздки (журналісти від кожного регіону / країни + кількість співробітників PR-агентства (якщо використовується) + представники самої компанії (маємо на увазі поки тільки український офіс, тобто ті, хто «везуть»)

· Визначаємо очікувані результати по завершенню проекту

· Налагоджена взаємодія з журналістами (перераховуємо плани з проведення особистих переговорів, намічених шляхів по розширенню співпраці, перевірка правильності контактів за різними напрямками поширення новин (новини, технології, IT, екологія, енергозбереження, фінанси і т.п.).

Актуалізовані особисті контактні дані журналістів, які беруть участь у поїздці

Підвищення рівня знання журналістів про бренд, новинки, технологіях, інноваціях, переваги та екологічних аспектах діяльності Компанії.

Підвищення рівня лояльності. Головна мета - формування «послів бренду». Навіть якщо це не досяжно, то хоча б блокувати поширення через цих журналістів або видання поширення завідомо недостовірної інформації або мати можливість отримати інформацію про наявність такого роду прагненні.

Затвердження самого проекту, як такого

· Опрацювання плану і його бюджету

· Затвердження концепції, плану робіт, відповідальних і бюджету Генеральним директором. випуск наказу

· Затвердження переліку ЗМІ

Бронювання і подальший викуп трансферної програми, ресторанів, квитків і місць в готелях

· Замовлення подарунків для журналістів

· Затвердження остаточного варіанту програми прес-туру (Agenda)

· Підготовка звітів (що вийшли матеріали з оцінкою фінансової ефективності прес-туру, підсумковий фінансовий звіт про виконання бюджету, висновки і оцінки щодо реалізації плану та ідей)

· Визначаємо терміни і основні віхи реалізації проекту (для контролю)

· Необхідно визначити - хто ж є зацікавленими особами в успішній реалізації проекту? Можливо, це журналісти, департамент продажів, департамент маркетингових комунікацій

· Значущу зміну ціни на авіаквитки, при пізніх термінах бронювання,

· Дедлайни по наданню інформації про приїзд для бронювання готелів (затримка з термінами подачі інформації може призвести до скасування попереднього резервування і відсутності місць на момент підтвердження броні),

· Перетин з іншими прес-заходами (ризик не отримати ключових спікерів і зайнятість журналістів),

· Часові обмеження ключових спікерів щодо участі в програмі,

· Заборона на зйомки на виробництві (захист інноваційних розробок від промислового шпигунства)

· Зайнятість або відсутність через відпустки і відряджень інших співробітників, що беруть участь в підготовці проекту

· Тревел-координатор (м.б. просто у відпустці в ключовий момент),

· PR-агентство (визначення конкретних людей і потреба в їх тимчасове ресурсі),

· Ключові спікери можуть мати повністю розпланований розклад і тоді ризик провалу.

· Прес-секретарі та помічники ключових спікерів. Журналістам потрібні ключові люди,

· PR-менеджер -повинен мати резерв в своєму розкладі під цей проект і на час відсутності мати план передачі своїх функцій заздалегідь підготовленим співробітнику, визначення координатора проекту з відповідним тимчасовим ресурсом.

· Технічні ресурси із зазначенням їх кількості та вартості

Що нам потрібно враховувати при підготовці та проведенні? Записуємо всі відомі нам чинники, які впливають на процес:

· Як учасники проекту прес-туру дізнаються про запуск проекту?

· Звідки кожен учасник проекту прес-туру дізнається, що від нього очікується?

· Яким чином будуть представлені результати проекту (формат звіту і т.п.)?

· Як і хто фіксує - які цілі були досягнуті із запланованих?

· Який досвід був отриманий і як він зафіксований для використання в подальшому?

· Які висновки ми робимо за результатами, а також як і де їх фіксуємо?

· Як ми фіксуємо отриманий досвід для передачі?

· Ресурси для проекту. Начебто все нам відомо і здається, що не дуже важливий момент. Але, дуже часто виникає потреба в одних і тих же ресурсах у кількох проектів одночасно. Тоді великий ризик і виникнення конфлікту інтересів і зриву проектів.

· Планування та затвердження бюджету і витрат по тимчасовим етапах (потрібно для точного фінансового планування і резервування коштів по ходу реалізації проекту (на бронювання, на попередню оплату, готівкові, оплату за фактом, оплату залученому PR-агентству)

· Описуємо ризики і проводимо їх оцінку, які існують як для всього прес-туру, так і для різних його етапів

· Плануємо систему оповіщення учасників прес-туру. Необхідно відповісти собі на ряд питань, таких як:

· Визначаємо для членів проекту по організації прес-туру:

· Визначаємо, яким чином ми інформуємо всередині своєї компанії про підсумки прес-туру

· Визначаємо порядок і регулярність письмового інформування учасників проекту та генерального директора про статус проекту, а також, план проведення нарад і фіксування результатів.