Оформлення судових справ, виробництв і документів загального діловодства до подальшого зберігання в

Інструкція про порядок ВІДБОРУ НА ЗБЕРІГАННЯ В АРХІВ федеральних СУДІВ ЗАГАЛЬНОЇ ЮРИСДИКЦІЇ ДОКУМЕНТІВ, ЇХ КОМПЛЕКТУВАННЯ, ОБЛІКУ ТА ВИКОРИСТАННЯ

1.1. Своєчасне і якісне оформлення судових справ, формування нарядів (далі - справи (наряди)) <*>, документів загального діловодства, що мають наукову і практичну цінність, забезпечення їх безпеки є найважливішим завданням відділу справа / судочинства суду (секретаріату судової колегії).

1.2. Якісно організована робота з документами, своєчасний і кваліфікований відбір (комплектування) справ (нарядів) для постійного зберігання, чіткий порядок передачі документів до архіву та їх належне використання і зберігання забезпечують оперативне отримання достовірної довідкової та наукової інформації про діяльність суду.

1.4. У цій Інструкції регламентовані правила підготовки та оформлення документів до подальшого зберігання, порядок обліку, використання та зберігання документів в архіві суду, методика відбору справ (нарядів) для постійного зберігання і виділення їх до знищення, а також правила передачі справ (нарядів) в державні архіви .

Оформлення судових справ, виробництв і документів загального діловодства до подальшого зберігання в архіві суду

2.1. Рішення на передачу в архів справ і матеріалів приймає суддя, їх розглянув, або голова суду (судової колегії). При цьому суддя перевіряє всі провадження у справі, матеріалу. На обкладинці справи, матеріалу проставляються відмітки про передачу справи до архіву, дата передачі і підпис судді. Рішення на здачу номенклатури справ, виробництв, журналів та обліково-статистичних карток приймає голова суду (судової колегії).

2.2. Рішення на передачу в архів справ загального діловодства приймає начальник (фахівець) відділу справа / судочинства суду (секретаріату судової колегії).

2.4. У судових справах (нарядах), апеляційних, касаційних і наглядових виробництвах, що підлягають здачі в архів на постійне і тимчасове зберігання (понад 10 років), працівники відділу справа / судочинства суду (судової колегії) повинні прошити і пронумерувати всі долучені до справи, виробництва документи , скласти їх внутрішній опис (додаток 1), а також провести інші дії з підготовки справи до здачі.

2.5. В кінці справи (наряду), виробництва на окремому аркуші-засвідчувач складається засвідчувальний напис (додаток 2). На обкладинці справи проставляється індекс справи і термін зберігання.

2.6. У журналах засвідчувальний напис складається на зворотному боці останнього чистого аркуша. Забороняється виносити заверительную напис на обкладинку справи (наряду), виробництва або чистий оборот листа останнього документа.

2.7. Якщо справа (наряд), виробництво було сформовано (прошито або переплетено) без листа-завірителя, то він наклеюється на верхню частину внутрішньої сторони обкладинки справи, виробництва.

2.9. У разі, коли винесений по груповому або багатоепізодні справі вирок є виправдувальним в частині пред'явленого обвинувачення (пп. 2 п. 2 ст. 302 КПК України) за непричетність підсудного (підсудних) до вчинення злочину (злочинів), то після вступу такого вироку в законну силу дана справа підлягає здачі в архів тільки після виконання вимог п. 2.8 цієї Інструкції та направлення повідомлення до органів прокуратури про винесеному вироку.

2.10. При розгляді судом уявлень і клопотань у порядку виконання вироків, пов'язаних з відбуванням покарання в вигляді позбавлення волі, підставами для списання матеріалів до архіву суду є випадки, предусмотренниепп. а, б, в, г, д п. 9.2.35, п. 10.4.17, п. 10.6 Інструкції по судовому діловодства в районному суді; п. 12.4 - 12.6Інструкціі по судовому діловодства в верховних судах республік, крайових і обласних судах, судах міст федерального значення, суди автономної області і автономних округів; щодо засуджених до інших заходів покарання - випадки, передбачені відповідно пп. а, б п. 9.2.36, п. 12.7 - 12.12 тих же інструкцій.

2.11. Цивільна справа, по якому в позові відмовлено або позов залишено без розгляду, або провадження у справі припинено, вважається закінченим і підлягає оформленню для здачі в архів після набрання рішенням (визначення) в силу.

2.12. Провадження у цивільній справі, за яким позов задоволено, вважається закінченим, і справа підлягає здачі в архів після передачі (направлення) виконавчих документів підрозділу судових приставів або вручення їх стягувачам.

2.13. У разі винесення судом рішення (ухвали) про стягнення штрафу, державного мита або інших сум в дохід відповідного бюджету справу вважається закінченим після залучення до нього квитанції про оплату або повернення виконавчого листа з відміткою судового пристава-виконавця про виконання або неможливості стягнення, за умови закінчення строку для пред'явлення виконавчого листа до виконання.

2.14. Адміністративна справа вважається закінченим і підлягає здачі в архів відповідно до пп. а, б, в, г, д, е п. 10.1.10 Інструкції по судовому діловодства в районному суді, а також у випадках, коли накладені стягнення у вигляді попередження, оплатного вилучення знаряддя вчинення правопорушення, адміністративного видворення за межі Укаїни, дискваліфікації - по вступі коли рішення стане остаточним, термін якого обчислюється з моменту його вручення під розписку або отримання спрямованої копії особою, щодо якої її було винесено.

підшивку чи палітурку справи;

вилучення зі справи металевих скріпок і дужок;

нумерацію аркушів і заповнення листа-завірителя справи (додаток 2);

складання внутрішнього опису документів (додаток 1);

внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки (уточнення індексу та заголовка справи, вказівку дат початку і закінчення терміну зберігання тощо.).

2.16. На обкладинках справ і виробництв, які підлягають постійному та тимчасовому (понад 10 років) зберігання, вказуються:

прізвище, ім'я, по батькові засудженої особи та повне найменування статті Кримінального кодексу Укаїни, за якою особа засуджена;

прізвище, ініціали позивача, відповідача (найменування організації), суть позову (заяви);

дати початку і закінчення справи;

номер провадження у справі;

кількість аркушів у справі та термін зберігання справи, виробництва.

2.17. Повне оформлення справ загального діловодства передбачає підшивку чи палітурку справи, нумерацію аркушів, складання внутрішнього опису документів справи та засвідчувального напису, внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи.

2.18. Заголовки повинні бути написані світлостійкими чорнилом і чітким почерком.

2.19. Оформлення та підготовку до здачі в архів нарядів та інших документів, які підлягають постійному та тимчасового зберігання (понад 10 років), виробляють працівники відділів справа / судочинства судових колегій і судів, на яких покладено обов'язок щодо ведення архівів.

2.21. Не допускається, щоб під текстом документа замість підпису виконавця стояло найменування судової колегії або відділу суду.

2.22. Листи в наряді підшиваються строго в хронологічному порядку. Переписка систематизується в хронологічній послідовності - документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

2.23. У розглянутих нарядах постійного і тимчасового зберігання (понад 10 років) підшиваються і нумеруються всі листи. На окремому аркуші робиться засвідчувальний напис (додаток 2).

2.24. Обкладинка наряду повинна містити індекс (номер) і повне найменування наряду в точній відповідності з найменуванням та індексом, зазначеними у зведеній номенклатурі справ. Всі інші реквізити заповнюються так само, як і на обкладинках судових справ, зазначених у п. 2.16 цієї Інструкції.

Документи оперативних нарад суддів в 2 томах. Том N 1 - наради суддів судової колегії у кримінальних справах;

Документи оперативних нарад суддів в 2 томах. Том N 2 - наради суддів судової колегії в цивільних справах.

2.26. Наряд повинен містити не більше 250 аркушів при товщині не більше 4 см. Якщо кількість листів в наряді перевищує 250, матеріали формуються в тому в хронологічному порядку. Том 2 може бути розпочато лише після закінчення томи 1. Дата відкриття томи 2 не повинна бути більш ранньої, ніж дата закінчення томи 1. На томах повинен бути загальний заголовок по зведеній номенклатурі справ.

2.27. Наряди постійного зберігання повинні бути підшиті в тверду обкладинку. Всі металеві скріплення (шпильки, скоби, скріпки) з нарядів видаляються.

2.28. У всіх нарядах, включаючи наряди з документами з особового складу (додаток 4), складається внутрішній опис (додаток 1) із зазначенням заголовка, індексу (номера) документа, дати і номера листа в наряді.

2.29. Листи, на яких зроблена внутрішній опис, нумеруються окремо. Кількість аркушів внутрішнього опису вказується в засвідчувального напису після загальної кількості аркушів в наряді через арифметичний знак плюс.

2.30. Кубки, реєстраційні журнали або книги, обліково-статистичні картки готуються до здачі в архів працівниками відділів діловодства або відділів, відповідальних за ведення цих документів, які нумерують листи, а на зворотному боці останнього чистого аркуша роблять засвідчувальний напис.

2.31. На обкладинці реєстраційного журналу або книги згідно зведеної номенклатурі справ проставляється термін зберігання та зазначається кількість аркушів.

2.32. Перед здачею в архів обліково-статистичних карток працівник відділу справа / судочинства перевіряє їх наявність і заповнення всіх передбачених реквізитів.

2.33. Після здачі справ в архів обліково-статистичні картки повинні зберігатися в картотеках (ящиках, картотечних шафах) окремо по кримінальних, цивільних справах, справах про адміністративні правопорушення в порядку їх номерів по роках. У кожному томі має бути не більше 100 - 150 обліково-статистичних карток.

2.34. Обліково-статистичні картки передаються в архів разом з алфавітним покажчиком.

2.35. Судові справи та інші документи, оформлені недбало, з порушенням встановлених вимог, архівом не приймаються.