Оформлення представницьких витрат, податковий облік і податок на прибуток
Представницькі витрати виникають в житті кожної компанії, адже нерідко багато серйозні питання вирішуються в неофіційній обстановці. Однак представницькі витрати викликають підвищену увагу податкових органів, які відмовляють у визнанні витрат для цілей оподаткування прибутку через невірно оформлені документи або через те, що організація не може довести, що вироблені витрати економічно виправдані. Які ж документи і як необхідно оформити для того, щоб представницькі витрати можна було визнати у витратах для цілей оподаткування?
Загальною вимогою до оформлення документів є їх відповідність законодавству (п.1 ст. 252 НК РФ). Однак Податковий кодекс не встановив якихось особливих вимог до переліку та порядку оформлення документів для визнання представницьких витрат з метою оподаткування, що викликає численні суперечки між платниками податків і податковими органами. У чому суть суперечок?
Оформлення представницьких витрат для цілей оподаткування на думку податкових органів і МінфінаУкаіни, має включати в себе наказ на проведення офіційної зустрічі, кошторис витрат на проведення зустрічі, звіт про результати, затверджений керівником акт про здійснення представницьких витратах. При цьому податкові органи хочуть бачити наступну інформацію:
- мети представницьких заходів та результати їх проведення;
- дату і місце проведення;
- програмі заходу;
- складі запрошеної делегації;
- учасниках приймаючої сторони;
- величиною витрат на представницькі цілі.
Арбітражна практика з цього питання суперечлива. Є рішення як на користь платників податків, так і на користь податкових органів.
З огляду на судову практику, і з метою зниження податкових ризиків, організаціям має сенс, плануючи здійснення представницьких витрат створювати пакет документів, які дозволять обґрунтувати і документально підтвердити витрати для цілей обчислення податку на прибуток.
Зразок наказу на представницькі витрати
Товариство з обмеженою відповідальністю «Новий день»
Про проведення офіційної зустрічі
З метою обговорення змін умов договору та отримання можливих знижок в при зміні обсягу закупівлі молочної продукції наказую:
1. Заступнику директора із закупівель Миколаєву С.А.
- провести офіційну зустріч з представниками ВАТ «Дмитровський молочний завод»
- подати до бухгалтерії, протягом 5 робочих днів після закінчення зустрічі, звіт про її проведення.
2. Призначити відповідальним за організацію та підготовку зустрічі начальника відділу протоколу Константіновкаа С.О.
- розробити програму зустрічі і представити її на мені твердження
- визначити місце проведення переговорів
- скласти кошторис на проведення зустрічі, узгодити її з фінансовою службою і бухгалтерією і представити мені на затвердження
- подати до бухгалтерії протягом 5 робочих днів після закінчення зустрічі:
- акт про проведені представницькі витрати з додатком первинних документів;
- кошторис на проведення зустрічі;
- програму проведення зустрічі
4. Контроль за виконанням наказу покласти на фінансового директора Забєліна Н.П.
Генеральний директор Федоров Д.В.
Зразок програми проведення офіційної зустрічі:
Товариство з обмеженою відповідальністю «Новий день»
генеральний директор Федоров Д.В.
Програма заходу офіційної зустрічі з представниками
ВАТ «Дмитровський молочний завод».
Фінансовий директор Забєлін Н.П
Зразок звіту про проведення зустрічі
Звіт по проведенні офіційної зустрічі
На переговорах були присутні:
з боку ВАТ «Дмитровський молочний завод» Комерційний директор Е.Н. Коломієць, керівник відділу сбита- Осипенко Т.Г. з боку ТОВ «Новий день» -директор по закупкам Миколаїв С.А. начальник відділу протоколу Костянтинівка С.О.
Метою проведення зустрічі було обговорення змін умов постачання і отриманні можливих знижок на продукцію ВАТ «Дмитровський молочний завод»
Директор по закупкам Миколаїв С.А.
Зразок акта про витрати на проведення офіційних переговорів
Товариство з обмеженою відповідальністю «Новий день»
генеральний директор Федоров Д.В.
Акт про понесених представницькі витрати при проведенні офіційної зустрічі.